Usare le raccolte in Windows 11 e 10 per gestire le cartelle preferite

Come organizzare le cartelle preferite nelle Raccolte per accedervi più facilmente e velocemente su Windows

Il mantenimento di un computer organizzato richiede un bel po' di buona volontà.
Sono sicuro che se venissi a vedere il vostro desktop troverei un caos di icone e file dove è impossibile riuscire a capirci qualcosa. Per questo Navigaweb, con il supporto di Windows, vi vuole venire incontro per una gestione dei file e delle cartelle più organizzata.

Una delle più importanti e migliori caratteristiche introdotte prima in Windows 7 e poi miglirate anche in Windows 10 e 11 sono le raccolte (in inglese le libraries). In questo articolo vorrei spiegare cosa sono le raccolte e i preferiti ma soprattutto come vanno usate per evidenziare la loro importanza nella gestione del computer.

Come far riapparire le Raccolte in Esplora File

Se aprite una cartella adesso, probabilmente non vedrete la voce Raccolte nel menu a sinistra. Non è sparita, è solo "invisibile". Per riattivarla basta fare così:

Su Windows 11

Aprire Esplora File.
Cliccare in alto sulla voce Visualizza.
Scegliere Mostra e mettere la spunta su Raccolte.

Su Windows 10

Aprire Esplora File.
Andare sulla scheda Visualizza in alto.
Cliccare sul tasto Riquadro di spostamento e selezionare Raccolte.

Creare un proprio spazio di lavoro personalizzato

Il sistema ci dà già delle raccolte pronte per Immagini o Documenti, ma il vero vantaggio è crearne una da zero. Ad esempio, se state seguendo un corso di fotografia e avete i manuali in una cartella, le foto di prova su un disco esterno e i software su un altro disco, potete unire tutto in un unico punto.

Per farlo, fare clic destro sulla voce Raccolte nel pannello di sinistra, scegliere Nuovo e dare un nome alla vostra raccolta, ad esempio Corso Foto. A questo punto, la raccolta è vuota. Per riempirla senza spostare i file, bisogna fare così:

Fare clic destro sulla nuova raccolta e andare su Proprietà.
Cliccare sul tasto Aggiungi.
Cercare e selezionare la prima cartella che vogliamo includere.
Ripetere l'operazione per tutte le altre cartelle, anche se si trovano su dischi diversi o chiavette USB.

C'è un problema comune: se provate ad aggiungere una cartella che si trova su un server aziendale o su un NAS, Windows spesso dice di no. Per superare questo blocco e riuscire a unire percorsi di rete e locali, la rotta di Navigaweb suggerisce di rendere quella cartella di rete disponibile offline tramite il Centro Sincronizzazione di Windows. In questo modo il sistema "inganna" se stesso, crede che la cartella sia locale e vi permette di aggiungerla alla raccolta senza errori.

Dove finiscono i file che salviamo?

Una domanda che sorge spesso è: se trascino un file dentro questa raccolta unificata, dove finisce fisicamente? Dato che la raccolta è solo un "riflesso" di più cartelle, Windows deve sapere quale di queste usare come destinazione principale.

Basta tornare nelle Proprietà della raccolta e, nell'elenco delle cartelle incluse, selezionare quella preferita e cliccare su Imposta come percorso di salvataggio. Da quel momento, ogni nuovo file salvato in quel punto finirà automaticamente in quel disco specifico.

Un aiuto extra per chi ha migliaia di file

Le Raccolte sono fantastiche per l'organizzazione visiva, ma se avete terabyte di dati e non ricordate dove avete salvato un file specifico, la ricerca di Windows può risultare lenta e frustrante. In questi casi, conviene affiancare un programma che faccia l'indicizzazione in modo istantaneo. Everything è lo strumento ideale: è gratuito, leggerissimo e trova qualsiasi file nel computer in meno di un secondo, indipendentemente da come avete organizzato le vostre raccolte.

Cose che potrebbero capitare e come risolverle

Dopo aver usato questo sistema per molto tempo, ci sono alcuni dettagli che è bene conoscere per non andare in confusione.

Cosa succede se cancello la raccolta? Non succede nulla ai file. Cancellare una raccolta è come buttare via l'elenco dei vostri libri preferiti: i libri restano tutti sugli scaffali, scompare solo la lista che li raggruppava.
Perché alcuni dispositivi non funzionano? Non potete aggiungere a una raccolta le cartelle di uno smartphone o di una fotocamera collegata via USB. Questo succede perché quei dispositivi usano un sistema di comunicazione (MTP) che non permette a Windows di creare un indice dei file.
I file non si aggiornano? Se aggiungete un file a una cartella ma non lo vedete subito nella raccolta, probabilmente il servizio di ricerca di Windows è "pigro". Un riavvio veloce o l'aggiornamento dell'indice dal Pannello di Controllo risolve il problema.
Il cloud funziona? Sì, le cartelle di Dropbox o OneDrive si integrano benissimo, a patto che i file siano effettivamente scaricati sul PC e non siano solo "simboli" che richiedono il download dal web.

diario di bordo di Navigaweb

Sinceramente, per anni ho ignorato le Raccolte pensando che fossero un inutile resto di Windows 7. Preferivo creare decine di scorciatoie sul desktop, trasformando la mia schermata in un campo di battaglia di icone. Poi, gestendo un archivio di video sparsi su tre hard disk diversi, ho capito che il mio metodo era inefficiente. Passare alle Raccolte mi ha permesso di pulire il desktop e di avere un unico punto di accesso per ogni progetto. Il mio consiglio spassionato? Non usatele per tutto, ma createle solo per i progetti che richiedono file sparsi in più dischi; altrimenti rischiate di creare troppe raccolte e di ritrovarvi con lo stesso caos di prima, solo che stavolta è nascosto in un menu.

Tornando all'organizzazione del computer e delle cartelle, nel caso ci sia confusione, dovrebbe risultare utile uno strumento per spostare file automaticamente in cartelle precise, in base all'estensione.
L'operazione inversa, ossia come spostare i file delle sottocartelle in una sola può essere fatto con un altro tool chiamato Suction.