Spostare i file in automatico per estensione o tipologia
Ho trovato finalmente un programma molto valido per Windows 10 e Windows 7 che permette di copiare i file di una specifica tipologia o formato dentro una stessa cartella. Si tratta quindi di uno di quei tool non indispensabili che permette però di guadagnare tempo nel fare operazioni di spostamento dei file.Se in un'altra pagina si può scaricare un programma che consente di copiare file che stanno in cartelle diverse, in una sola, adesso, di converso, è possibile scegliere alcuni file dello stesso tipo, che stanno in una cartella mischiati ad altro, e spostarli in un'altra directory.
Ad esempio, tutti i file scaricati via internet o con Emule vanno a finire in una stessa cartella "Download", cosi ci si ritrova, se non ci si fosse organizzati prima, con musica, film, archivi .zip e .rar, file .exe e tanto altro, tutto mischiato insieme. Onde evitare di mettersi a spostare questi file, uno ad uno, si può usare un semplice programma che, dopo aver configurato a proprio piacimento, sposta le immagini in una cartella, la musica, in un'altra, i video e i film in una terza, i documenti in una cartella di lavoro, gli archivi in una cartella di programmi e quello che si vuole, dove si vuole.
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Sistemare il caos su Windows
Windows non ci aiuta molto in questo senso. Per l'azienda di Redmond, se hai troppi file, devi semplicemente imparare a usare la ricerca o creare le cartelle a mano. Per chi però gestisce molti documenti, questo metodo è un incubo. Esistono però dei piccoli programmi che fanno il lavoro sporco in modo invisibile.
L'aiutante che sorveglia le cartelle
DropIt è probabilmente lo strumento più onesto e utile. All'inizio sembra semplice: appare un'icona a forma di freccia sullo schermo, voi ci trascinate sopra i file e loro spariscono nelle cartelle che avete scelto. È un po' come avere un assistente che prende i fogli dalla scrivania e li archivia nei faldoni.
Però il vero salto di qualità arriva quando smettiamo di trascinare i file a mano. Seguendo la rotta di Navigaweb, conviene attivare il monitoraggio delle cartelle: in questo modo il programma resta in ascolto e, appena un file atterra nei Download, lo sposta istantaneamente senza che dobbiate fare nulla. Basta creare un'associazione, scrivere *.jpg per le immagini o *.pdf per i documenti, e il PC inizierà a pulirsi da solo.
Leggere dentro i documenti per smistarli
A volte l'estensione del file non basta. Se scaricate cento fatture in PDF, finiranno tutte nella stessa cartella, ma voi vorreste dividerle per cliente o per anno. Qui entra in gioco File Juggler. Questo software non guarda solo il nome del file, ma legge il testo scritto all'interno. Se trova la parola Fattura e l'anno 2024, crea la cartella corretta e ci sposta il file dentro. È uno strumento più professionale, a pagamento dopo una prova, ma per chi lavora con l'amministrazione è un salvavita.
L'alternativa moderna per chi vuole tutto sotto controllo
Per chi preferisce qualcosa di più integrato e potente, c'è Microsoft Power Automate. È un software più complesso, quasi un linguaggio di programmazione semplificato, ma permette di creare flussi di lavoro incredibili. Potete decidere che, se arriva un allegato via email con certe parole, questo venga salvato automaticamente in una cartella specifica su OneDrive. È un po' come costruire un binario su cui i file scivolano da soli verso la destinazione.
Come automatizzare l'ordine su Mac
Chi usa Mac ha un vantaggio: Apple ha già inserito nel sistema degli strumenti che permettono di fare queste cose senza installare programmi esterni, anche se richiedono un minimo di configurazione iniziale.
Usare le Azioni Cartella di sistema
Dentro macOS esiste Automator, un'app che permette di creare delle Azioni Cartella. Immaginatela come una trappola: ogni volta che un file cade in quella cartella, scatta un meccanismo che lo sposta altrove. Per farlo funzionare, basta aprire Automator, scegliere Azione Cartella, selezionare la directory da monitorare e aggiungere il comando per filtrare i file per tipo e spostarli in un'altra posizione.
Il software per chi vuole l'ordine perfetto
Se Automator vi sembra troppo macchinoso, esiste Hazel. È considerato il re dell'organizzazione su Mac. Non si limita a spostare i file, ma li gestisce come un vero archivista. Può rinominare i file in base alla data, colorarli con etichette diverse o persino cancellarli se sono rimasti fermi per troppo tempo. Costa, ma per chi ha migliaia di foto o documenti di lavoro, il tempo risparmiato ripaga ampiamente la spesa.
Il metodo rapido per chi non vuole programmi sempre attivi
C'è chi preferisce non avere software che girano in background per paura che rallentino il PC. In questo caso, la soluzione migliore è un intervento manuale ma velocissimo. Su Windows, Files 2 Folder è una piccola utility che aggiunge un'opzione al tasto destro del mouse. Selezionate un gruppo di file, cliccate col tasto destro e il programma crea all'istante cartelle separate basandosi sul nome o sul tipo di file. È l'ideale per chi vuole fare pulizia una volta a settimana senza avere processi attivi ogni secondo.
Curiosità e dubbi comuni sullo smistamento
- I file spariscono? No, i programmi spostano i file, non li cancellano. Se impostate una regola sbagliata, i file finiranno semplicemente in una cartella non prevista.
- Rallentano il computer? Gli strumenti come DropIt o Hazel sono leggerissimi. Usano una quantità di RAM minima, quindi non noterete differenze nelle prestazioni.
- Cosa succede se due file hanno lo stesso nome? Quasi tutti questi software aggiungono un numero (es. file1, file2) per evitare di sovrascrivere i dati e farvi perdere informazioni.
- Si può fare con il Cloud? Sì, se impostate la cartella di destinazione all'interno di Dropbox o Google Drive, i file verranno spostati e caricati online in automatico.
Diario di bordo di Navigaweb
Dopo aver testato tutti questi sistemi, vi do un consiglio sincero: non esagerate con l'automazione. All'inizio è entusiasmante vedere i file che volano da soli nelle cartelle, ma se create troppe regole complicate, rischiate di non ritrovare più nulla perché il software ha deciso di archiviare un documento in un posto che non ricordate. Il mio metodo preferito è usare un sistema semplice: una regola per le immagini, una per i PDF e una per gli installer. Per tutto il resto, un po' di ordine manuale ogni tanto aiuta a tenere d'occhio cosa stiamo effettivamente scaricando dal web.
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