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Organizzare attività, progetti e lavori anche di gruppo con la grande app gratuita Trello

Pubblicato il: 9 febbraio 2015 Aggiornato il:
Per gestire progetti, organizzare attività di gruppo, come strumento di lavoro o familiare, c'è la grande applicazione Trello, via web, per Android e iPhone
Organizzare attività di gruppo Trello Trello è un'app, relativamente nuova, per la gestione dei progetti che può tranquillamente essere considerata la migliore in assoluto, se si parla di app gratuite, e forse anche in generale.
Si tratta di una grande applicazione che rende semplice e, oserei dire, anche divertente la collaborazione grazie a uno strumento tutto visivo, facile da utilizzare e molto potente per organizzare ogni tipo di attività, sia personale che professionale, siano essi progetti di lavoro, o faccende quotidiane familiari, ottimo anche per sviluppare piani di viaggio, feste, eventi o qualsiasi altra cosa.
Come strumento di Project Management avanzato Trello facilita molto le attività di gruppo permettendo a ogni persona di dare il suo contributo aggiungendo attività, facendo domande o anche dando istruzioni agli altri.
La cosa migliore è che Trello può essere usato come applicazione web, app per iPHone, iPad e dispositivi Android e come app di Windows 8, gratis.

Per iniziare, basta registrare un account sul sito Trello.com e poi aprire il progetto messo come esempio.
Come si può notare subito, Trello è, fondamentalmente, una pagina web suddivisa in varie colonne che sono liste di attività relative a quel progetto.
Gli elementi all'interno delle liste, chiamate cards, possono essere trascinati col mouse tra le liste e riordinati come si vuole.
Ogni card può contenere liste a selezione, immagini, allegati, date di scadenza, etichette colorate e note di discussione condivise con il gruppo.
Ogni riga può essere cercata dalla casella in alto, può essere condivisa e può diventare un promemoria.
Dalla colonna di destra è possibile invitare altre persone a partecipare al progetto e, nell'elenco sotto la scritta Add Members, vengono raccolte tutto quello che è stato fatto, in ordine cronologico.

Il modo più ovvio di utilizzare Trello è quello di seguire e organizzare progetti e attività di squadra, ma essendo gratuito non è solo orientato al mondo del lavoro, ma anche alle cose personali da fare quotidianamente.
È inoltre possibile utilizzare Trello come un pianificatore settimanale, con liste di cose da fare per ogni giorno della settimana.
Ogni giorno è quindi una lista al cui interno aggiungere le varie attività, con orari e descrizioni.
Ad esempio, io potrei avere una scheda per pianificare quali articoli devo fare per il blog ogni giorno della settimana.
Uno studente potrebbe usare Trello per organizzare i compiti di scuola o gli studi per prepararsi all'esame.
alla fine si avrà un quadro organizzativo d'insieme tutto in una pagina, dalla lettura molto facile e a colpo d'occhio grazie alle etichette colorate.

Dal menu nella colonna di destra è possibile aggiungere i Power Ups, le etichette, i filtri e adesivi di riconoscimento.
I Power ups sono di tre tipi: schede con votazione, per mettere ai voti una proposta con gli altri membri, filtrare le cards per anzianità e abilitare la vista calendario.
Il calendario può anche essere sincronizzato con un programma esterno a Trello.
Se si hanno attività ripetitive, per evitare di inserirle ogni volta sempre uguali in nuove cards, si può connettere Trello al servizio online Zapier e utilizzare questa ricetta per programmare la creazione di card ogni giorno, settimana o mese.
Zapier è una webapp simile a IFTTT per creara azioni automatiche sulle attività online.

Trello funziona benissimo per gestire le attività di gruppo con il sistema organizzativo Kanban.
Nel metodo Kanban tutto il flusso di lavoro è organizzato in modo visivo, con diverse colonne come, ad esempio: da fare, in lavorazione, fatte (ad esempio si può partire da questa scheda pubblica in Trello).
Trello si ispira proprio al metodo Kanban ed è perfetto quindi per gestire progetti a tutti i livelli, anche per grandi manager.

È inoltre possibile utilizzare Trello come lavagna di messaggi per un gruppo di amici o l'organizzazione familiare, creando una lista per per ogni persona, dove ogni card può essere un semplice messaggio dagli altri membri, un promemoria, un compito assegnato o una proposta da votare.
Si potrebbe anche avere una lista per ogni cosa da fare in modo che i membri del gruppo possano riferire quanto hanno fatto con aggiornamenti in tempo reale.
Altri esempi per l'uso di Trello possono essere viaggi e vacanze di gruppo, matrimoni, feste o grandi eventi.

L'unico difetto di Trello è che è tutto in inglese e può richiedere un po' di tempo per prendere confidenza (anche se essendo tutto visivo e personalizzabile ci vorrà davvero poco).
Per iniziare è disponibile una pagina di templates per avviare nuovi progetti senza partire da zero e quella delle pagine (board) preimpostate.
Sul blog ufficiale dell'applicazione ci sono le istruzioni per diventare esperto con Trello .

In conclusione, Trello è oggi la migliore tra le apps per la gestione di progetti e attività online, con infinite possibilità d'uso, gratuito, moderno, ispirato dalle teorie di organizzazione aziendale, ma buono per qualsiasi cosa.

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Un Commento
  • Helen Stavridou
    22/5/15

    Trello is one of the first and most popular task management tools that exist, although there are also other new and more complete solutions in terms of collaboration that can offer much more than a simple business software. One of them is Comidor ( https://www.comidor.com) which is based on cloud and is a full package for every small- medium business