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Guida a Microsoft Access preliminare per capire come funziona ed a che serve

Pubblicato il: 14 novembre 2011 Aggiornato il:
Microsoft Access Per capire come funziona e cos'è Microsoft Access bisogna capire anche il concetto di database.
Access è uno dei programmi principali della suite Microsoft Office, quindi, chi ha Word, Excel e Powerpoint, sicuramente ha anche Access anche se non l'ha mai utilizzato.
Il problema di Access è che, quando lo si apre, non si capisce bene cosa bisogna fare.
Mentre Excel è abbastanza chiaro al primo impatto, Access invece si apre vuoto ed anche se si può iniziare a lavorare con uno dei modelli preimpostati, si rimane spiazzati dalla sua diversità rispetto agli altri software Office.

Microsoft Access 2007 o 2010 non è difficile come potrebbe sembrare ad un primo impatto, per alcuni è anche più facile di Excel, soltanto che deve essere utilizzato per uno scopo preciso e richiede una certa preparazione preliminare.
Creare un database vuol dire creare un record di dati, ossia una serie di tabelle, magari collegate tra loro, che possono essere una lista di persone, di prodotti, di oggetti, di somme di denaro e cosi via.
Access permette, di fatto, di creare un proprio programma personalizzato di gestione di questi dati, per inserirli velocemente e poterli elaborare, filtrare e studiare con semplicità.

Impossibile spiegare come si usa Access in un unico articolo; su questo programma dalle infinite possibilità, sono stati scritti manuali più o meno complessi.
Questo breve post preliminare ha solo lo scopo di segnalare che con Access si possono anche gestire i tavoli di un ristorante, le stanza di un hotel oppure anche le spese della propria attività, le fatture emesse o ricevute, i libri di una biblioteca, l'elenco dei cd e qualsiasi altra tipologia di dati.
Imparare Access a casa potrebbe inizialmente essere un lavoro noioso ma, posso assicurare, che capire Access può portare ampi sbocchi lavorativi (non sono molte le persone brave con Access) e può facilitare qualsiasi attività da fare sul computer.

Microsoft Access è un RDBMS (Relational Database Management System), ossia un database relazionale, in cui i dati sono legati tra loro da relazioni di dipendenza.
Non è l'ideale per database grandi che richiedono programmi diversi ma è il più facile dei software di database, gratuito (nel senso che è compreso con Excel Word e Powerpoint) e funziona bene anche con 10 utenti simultanei.
La differenza principale con Excel è che nelle tabelle di Access vanno inseriti dati grezzi e non calcoli matematici come avviene in Excel.

Provare quindi ad aprire Access dal menu Start di Windows e creare un nuovo database vuoto dandogli un nome.
In Access, bisogna salvare le modifiche strutturali ma i dati vengono salvati automaticamente nel momento in cui vengono inseriti.
La prima cosa da fare è creare una tabella, elemento base che funziona come un foglio di calcolo normale in cui però è importante non tanto inserire i dati quanto specificare le colonne.
Cliccando col tasto destro si accede alla struttura della tabella dove si possono specificare le proprietà di ogni campo.
Ogni tabella deve avere una chiave primaria che può essere il normale contatore oppure un altro valore numerico incrementale, con duplicati non ammessi.
La pianificazione richiede di creare tante tabelle per quanti elementi diversi ci sono.
Ad esempio, se si vuol organizzare la propria biblioteca di libri, si può creare una tabella con i titoli, una per gli autori, una per le categorie ed una con gli anni di pubblicazione.
Separare i vari elementi, tenendo a mente che potranno essere collegati, permetterà poi di creare filtri o Query molto più flessibili.
Le tabelle in Access possono essere collegate tra loro, legando i valori di una colonna con quelli di un'altra tabella.
Si può quindi creare una tabella generale che riassume le relazioni tra gli elementi.
Il vero elenco di libri ha come record i valori di "Ricerca" delle altre tabelle, collegando a ciascun titolo, un autore, l'anno ed la categoria specifica.

Non è dalla vista tabellare che vanno riempiti i campi: a differenza di Excel, si può creare una maschera che diventa l'interfaccia del programma creato.
Una maschera è una finestra disegnata in modo personalizzato, dove compaiono i campi da compilare per un inserimento veloce.
Tornando all'esempio dei libri, si può creare una maschera per inserire un nuovo titolo, e poi il suo autore, l'anno e la categoria, scegliendo tali valori dall'elenco già creato oppure inserendo un nome nuovo in altre maschere collegate).

Dopo aver creato alcune tabelle, si possono creare le query ossia dei filtri per estrarre particolari valori dalle varie tabelle.
In Access c'è una procedura guidata per la creazione delle query che altrimenti sarebbero ostiche da capire.

I report sono fogli statici in cui si possono tirare le somme dei dati inseriti nelle tabelle, per vedere grafici oppure pagine riassuntive anche da pubblicare su un sito web.

Macro e moduli sono la parte più complessa di Access, dove è possibile impostare automatismi tra i valori cosi da rendere ancora più veloce l'inserimento, per integrare Access con altri programmi e per dare maggiore rigidità al database, imponendo regole.

Quello che è importante capire di un database Access è il modo in cui il programma pensa: le tabelle sono la base dati, bisogna creare tante tabelle per ogni tipologia di record che poi possono essere aggregati tra loro, filtrati con le query ed inseriti dalle maschere.

Per imparare Access converrebbe scaricare un corso illustrato ed interattivo.
Siti come HTML.it hanno delle guide per iniziare con Access.
La guida online in italiano migliore e aggiornata su Access 2010 e Access 2007 è comunque quella del sito Microsoft che offre una panoramica generale molto dettagliata.

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