Come funziona Microsoft Access per gestire base dati con Facilità

Guida a Microsoft Access per organizzare dati con tabelle e query. Guida completa per creare database in modo semplice

Microsoft Access è uno dei programmi presenti nella suite Microsoft Office, utilizzato principalmente in ambiente business visto che è riservato alla gestione dei database. Nato nel 1992, questo software si distingue per la capacità di creare database relazionali che collegano informazioni in modo logico, semplificando attività come la generazione di report, la gestione di inventari o il monitoraggio di progetti. È ideale per piccole imprese, professionisti o uso personale, bilanciando potenza e accessibilità.

In ambito domestico, per studio o per lavori semplici spesso si usa Excel per gli elenchi e per i database rudimentali, ma nella maggior parte dei casi possiamo passare subito ad Access evitandoci i casini generati da Excel (specie se dobbiamo "calcolare" qualcosa nelle celle).

Impossibile spiegare come si usa Access in un unico articolo; su questo programma dalle infinite possibilità, sono stati scritti manuali più o meno complessi. Questo breve post preliminare ha solo lo scopo di segnalare che con Access si possono anche gestire i tavoli di un ristorante, le stanza di un hotel oppure anche le spese della propria attività, le fatture emesse o ricevute, i libri di una biblioteca, l'elenco dei cd e qualsiasi altra tipologia di dati.
Imparare Access a casa potrebbe inizialmente essere un lavoro noioso ma, posso assicurare, che capire Access può portare ampi sbocchi lavorativi (non sono molte le persone brave con Access) e può facilitare qualsiasi attività da fare sul computer.
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Cos’è un Database Relazionale

Un database relazionale organizza i dati in tabelle interconnesse tramite chiavi uniche, come un codice cliente o un ID prodotto. Pensate a un negozio di libri: una tabella può contenere i titoli, un’altra gli autori, un’altra gli ordini. Collegando queste tabelle, si può sapere chi ha scritto un libro o chi lo ha acquistato senza duplicare informazioni. Microsoft Access eccelle in questo, grazie al Microsoft Jet Database Engine, che gestisce tali connessioni tramite un’interfaccia grafica intuitiva.

Rispetto a Excel, Access è più adatto per dati complessi. Excel funziona per calcoli rapidi o elenchi, ma fatica con dataset articolati. Access, invece, struttura i dati in modo ordinato, evitando ridondanze. Ad esempio, un responsabile di magazzino può usarlo per tracciare prodotti, fornitori e ordini, generando report sulle vendite con pochi clic.

Come Funziona: Gli Oggetti di Access

Microsoft Access si basa su quattro elementi principali:

• Tabelle: Memorizzano i dati in righe (record) e colonne (campi). Per una biblioteca, una tabella può avere campi come “Titolo”, “Autore” e “Anno”.
• Query: Estraggono informazioni specifiche. Una query può trovare libri pubblicati dopo il 2020 o calcolare vendite mensili. Access offre la Query By Example per principianti e il linguaggio SQL per esperti.
• Maschere: Interfacce grafiche per inserire o visualizzare dati. Una maschera può semplificare l’aggiunta di un nuovo cliente.
• Report: Presentano i dati in modo ordinato, spesso per la stampa, come un riepilogo delle vendite annuali con grafici.

Access supporta anche macro per automatizzare attività, come generare report giornalieri, e Visual Basic for Applications (VBA) per personalizzazioni avanzate, rendendolo flessibile per utenti di ogni livello.

A Cosa Serve: Esempi Concreti

Microsoft Access si adatta a molteplici contesti:

• Piccole imprese: Un negozio può gestire inventario, vendite e fornitori, con query per prodotti in esaurimento e report sui best-seller.
• Eventi: Un organizzatore può tracciare partecipanti e location, con maschere per aggiungere eventi e report per i costi.
• Progetti personali: Un collezionista di vinili può catalogare album, con query per generi specifici.
• Uffici: Le risorse umane possono gestire dati su stipendi e ferie, con report annuali.

Strumenti e Modelli per Iniziare

All’avvio, Microsoft Access offre modelli predefiniti come “Elenco beni” o “Gestione eventi”, con tabelle e report già configurati, ideali per principianti. La Creazione guidata Query e la Creazione guidata Report semplificano la costruzione di database. Padroneggiare VBA richiede più tempo, ma amplia le possibilità.

Esempi di Modelli di Database

• Elenco beni, ottimo da usare in un negozio, in un centro di logistica e distribuzione o nel caso stessimo per vendere tutti gli oggetti presenti in una casa.
• Elenco contatti, che permette di creare un elenco di contatti completo per medici, architetti, avvocati, ingegneri e chiunque abbiamo un elenco di numeri da salvare in formato digitale.
• Elenco studenti, del tutto simile al modello per la rubrica ma pensato per gestire tutti gli studenti delle classi o di un corso.
• Elenco eventi, pensato per chi gestisce molti eventi nel corso della giornata (PR, social media manager) o per chi organizza eventi di grande portata (wedding planner o simili).
• Elenco attività, indispensabile per i gruppi di brainstorming, per chi vuole tenere traccia delle attività avviate da un gruppo di lavoro e per scoprire se vengono rispettare le scadenze prefissate.
• pipeline di vendita, ossia un database per tenere sotto controllo la vendita di un prodotto o di un servizio da parte di un gruppo di venditori professionisti.

Integrazione con Altri Strumenti

Microsoft Access si integra con Excel, SQL Server, Oracle e database ODBC. Ad esempio, si possono importare elenchi clienti da Excel. Inoltre, si connette a Microsoft 365, con opzioni di condivisione tramite SharePoint o Microsoft Azure SQL. Alternative gratuite includono LibreOffice Base, simile ad Access, e DB Browser for SQLite per database leggeri. Per un’opzione cloud moderna, Airtable offre un’interfaccia user-friendly per progetti collaborativi.

Sicurezza e Backup

Proteggere i dati è fondamentale. Microsoft Access consente di impostare password per i database e di crittografare i file per maggiore sicurezza. È consigliabile fare backup regolari, salvando copie su cloud (come OneDrive) o su dispositivi esterni. Un database corrotto può causare perdite significative, quindi pianificare backup automatici tramite script VBA è una scelta saggia.

Limiti e Critiche

Microsoft Access non è adatto a database di grandi dimensioni o con molti utenti simultanei, dove MySQL o SQL Server sono più robusti. È disponibile solo per Windows, escludendo utenti MacOS e Linux. Le versioni recenti, come Access 2024, non hanno introdotto grandi innovazioni rispetto ad Access 2019, e alcuni ritengono che Microsoft punti più sul cloud che su Access standalone. Per database leggeri, strumenti come Google Sheets possono essere più pratici, anche se meno potenti. Access rimane valido per piccoli progetti, ma per applicazioni enterprise, altre soluzioni sono preferibili.

Con l’avanzare delle tecnologie, Microsoft Access potrebbe forse integrare l’intelligenza artificiale per ottimizzare query o database. La crescente attenzione al cloud suggerisce una maggiore sinergia con Azure.

Per imparare ad utilizzare Access come professionisti possiamo leggere anche siti specializzati come HTML.it, dove possiamo trovaredelle guide per iniziare ad usare Access e a creare nuovi database.

La guida online in italiano per Access resta sempre quella offerta dal sito Microsoft, che offre una panoramica generale molto dettagliata e un valido aiuto per chiunque inizi ad usare Access per i propri database.