Excel: Evidenziare modifiche e celle diverse tra due fogli

come confrontare due fogli Excel ed evidenziare le differenze. Usa formattazione condizionale, Power Query e strumenti gratuiti per trovare errori

Lavorare su più versioni di uno stesso file di calcolo genera spesso confusione sui dati. Capita di salvare copie su copie, lavorarci in momenti diversi e perdere traccia di quale sia la versione definitiva o di quali valori siano stati aggiornati rispetto alla settimana precedente. Affidarsi al controllo manuale, scorrendo le righe una per una, è un metodo rischioso: la stanchezza visiva porta inevitabilmente a ignorare piccole variazioni decimali o errori di battitura. Esistono procedure integrate in Microsoft Excel e strumenti esterni specifici che automatizzano questo processo, garantendo l'integrità dei dati senza costringere l'utente a sessioni di verifica estenuanti.

In questa guida vi mostreremo gli strumenti che possiamo utilizzare per confrontare velocemente due tabelle Excel, così da poterci semplificare al massimo il lavoro di revisione e aumentare in maniera decisa la produttività in ambito lavorativo.

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Visualizzazione affiancata e scorrimento sincrono

Prima di utilizzare formule complesse, un controllo visivo rapido può chiarire i dubbi più immediati, specialmente quando si sospetta che le modifiche siano poche e localizzate. Excel offre una funzione nativa per caricare due file separati o due finestre dello stesso file e posizionarli monitor a monitor, bloccando lo scorrimento delle pagine.

Per attivare questa modalità è necessario andare nella scheda Visualizza della barra multifunzione e selezionare Visualizza affiancati. Se il comando non sembra attivo, bisogna assicurarsi di avere effettivamente due cartelle di lavoro aperte. Una volta attivati, è fondamentale premere su Scorrimento sincrono: in questo modo, muovendo la barra laterale o la rotellina del mouse su un foglio, si muoverà contemporaneamente anche l'altro, mantenendo le righe allineate. Questo strumento non segnala gli errori automaticamente, ma è insostituibile per una revisione macroscopica "al volo".

Usare la Formattazione Condizionale per colorare le differenze

Il metodo più efficace e visivo per far risaltare le celle modificate è istruire il software affinché colori automaticamente tutto ciò che non corrisponde tra il Foglio1 e il Foglio2. Questo approccio è dinamico: correggendo un valore per renderlo uguale all'originale, il colore di avviso sparirà immediatamente.

Bisogna posizionarsi nel foglio dove si vogliono evidenziare le discrepanze, selezionare l'intera area dei dati (o premere CTRL + A se è una tabella continua) e navigare su Home > Formattazione Condizionale > Nuova Regola. Nella finestra di dialogo, si deve scegliere l'opzione Utilizza una formula per determinare le celle da formattare.

La formula da inserire segue questa logica: =A1<>Foglio2!A1. È determinante che la cella indicata (A1) sia la prima in alto a sinistra della selezione attiva e che non siano presenti i simboli del dollaro ($) attorno ai riferimenti. Se si lasciano i riferimenti assoluti (come $A$1), il confronto verrà eseguito sempre e solo sulla prima cella, applicando il risultato a tutta la tabella in modo errato. Cliccando su Formato e impostando un riempimento rosso o arancione, ogni cella che presenta un valore diverso dalla sua corrispettiva nell'altro foglio verrà evidenziata.

La funzione SE per generare un report testuale

Quando serve una colonna laterale che scriva esplicitamente lo stato della riga, ad esempio "Modificato" o "Uguale", si ricorre alla funzione logica SE. Questa soluzione è preferibile quando si deve stampare un report cartaceo o filtrare rapidamente solo le righe che hanno subito variazioni, nascondendo le altre.

In un terzo foglio o in una colonna libera adiacente ai dati, si inserisce la formula: =SE(Foglio1!A1<>Foglio2!A1; "Modificato"; ""). Trascinando la formula per coprire tutte le righe e colonne necessarie, le celle identiche rimarranno visivamente vuote, mentre quelle diverse mostreranno l'etichetta "Modificato". Sebbene sia meno immediato graficamente rispetto ai colori, questo sistema permette l'uso dei filtri automatici per isolare e copiare altrove solo i dati discordanti.

Analisi avanzata con Power Query

Per chi gestisce database con migliaia di righe, l'uso massiccio di formule come quelle viste sopra può rallentare notevolmente il computer. Power Query è lo strumento moderno, integrato nelle versioni recenti di Excel (scheda Dati > Recupera dati), progettato specificamente per manipolare e confrontare grandi moli di informazioni senza appesantire il foglio di lavoro.

Seguendo la rotta di Navigaweb verso una gestione professionale dei dati, l'approccio migliore consiste nel caricare le due tabelle come "Connessioni" e utilizzare la funzione di Merge (Unione). All'interno dell'editor di Power Query, selezionando le due tabelle, è possibile impostare il tipo di join. Scegliendo un Anti-join (o Join esclusivo), il sistema restituirà una nuova tabella contenente esclusivamente le righe che sono presenti in un elenco ma non nell'altro, o che presentano discrepanze. È un metodo pulito, scalabile e riutilizzabile: ai prossimi aggiornamenti dei dati basterà premere "Aggiorna tutti" per vedere le nuove differenze.

Lo strumento nascosto: Compare Files (Inquire)

Esiste un componente aggiuntivo ufficiale Microsoft, spesso ignorato perché disattivato di default, chiamato Inquire. Solitamente disponibile nelle versioni Office Professional o Enterprise, è uno strumento di audit molto potente. Per attivarlo bisogna andare su File > Opzioni > Componenti aggiuntivi, selezionare "Componenti aggiuntivi COM" dal menu a tendina in basso e premere Vai. Spuntando la casella "Inquire", apparirà una nuova scheda dedicata nella barra dei menu.

Il pulsante principale, Compare Files, analizza due cartelle di lavoro aperte e genera un rapporto dettagliato. A differenza dei metodi precedenti, Inquire non guarda solo i valori, ma segnala anche modifiche strutturali, formule alterate, formattazione diversa e persino cambiamenti nel codice VBA. È lo strumento definitivo per l'ambiente aziendale, capace di scovare modifiche invisibili all'occhio umano.

App e strumenti esterni per il confronto (Diff Tools)

Quando i file Excel sono corrotti, troppo grandi per essere aperti o salvati in formati diversi (come CSV), ci si può affidare a software di "diffing". Questi programmi trattano i dati come testo grezzo e sono infallibili nel trovare anche uno spazio vuoto aggiunto per errore o un cambio di codifica.

WinMerge: È il punto di riferimento open source per Windows. Sebbene nasca per il codice di programmazione, gestisce efficacemente i file CSV. Per i file Excel (.xlsx), è consigliabile installare il plugin aggiuntivo o convertire preventivamente i file in testo, così da vedere le differenze riga per riga evidenziate in giallo.
Diffchecker: Per chi non può installare software sul PC aziendale, questa soluzione via browser permette di incollare il contenuto di due tabelle e visualizzare le differenze. Va usato con cautela: caricare dati sensibili, finanziari o personali su server esterni non è mai raccomandabile per questioni di privacy.
ExamDiff: Un'alternativa storica, estremamente leggera, che offre una comparazione visiva immediata a due pannelli. La versione gratuita è sufficiente per la maggior parte dei confronti testuali semplici derivati da esportazioni Excel.

Altro sul confronto dati

Come trovare i duplicati in due colonne diverse?
Senza usare formule complesse, si possono selezionare entrambe le colonne e usare la formattazione condizionale scegliendo Regole evidenziazione celle > Valori duplicati. Excel colorerà tutto ciò che appare più di una volta, lasciando in bianco i valori unici.
Si possono confrontare file Excel protetti da password?
No, la quasi totalità degli strumenti di confronto (inclusi Power Query e i software esterni) richiede l'accesso in lettura al contenuto. È necessario rimuovere la protezione dal foglio o dalla cartella di lavoro prima di avviare l'analisi.
Esiste un modo per confrontare graficamente le celle?
Oltre ai colori, si possono sfruttare i "Grafici Sparkline" o i set di icone (frecce su/giù) della formattazione condizionale creando una terza colonna di appoggio che calcoli la differenza numerica (es. =A1-B1).
Il confronto funziona tra Excel e Google Sheets?
Non in modo diretto. La strada obbligata è esportare uno dei due file nel formato dell'altro oppure, per la massima precisione, scaricare entrambi come CSV e utilizzare uno strumento terzo come WinMerge per il controllo.