A quante cose serve Microsoft Onedrive e come funziona

Guida a Microsoft OneDrive: come funziona la sincronizzazione, come liberare spazio su PC, usare il Vault e recuperare vecchie versioni di file

Accendere un nuovo PC Windows e trovarsi le icone del Desktop vecchie di anni, o vedere documenti di lavoro apparire magicamente sul portatile di casa, è un'esperienza che oscilla tra il miracoloso e l'inquietante. Il responsabile è Microsoft OneDrive, uno strumento potente ma spesso invadente, che Microsoft preinstalla e attiva quasi "di forza" su Windows 10 e 11. Il problema è che la maggior parte degli utenti lo subisce invece di utilizzarlo, ritrovandosi con avvisi di "spazio esaurito" o file duplicati senza capire il perché.

Capire come domare questa nuvola blu non serve solo a far sparire le notifiche fastidiose. Serve a salvare la propria vita digitale da rotture di hard disk, furti e persino dai temibili ransomware, trasformando il computer in un terminale sostituibile in qualsiasi momento senza perdere un solo byte di lavoro.

La differenza tra Sincronizzazione e Backup

L'errore più comune è trattare OneDrive come una chiavetta USB esterna. Non lo è. OneDrive è un servizio di sincronizzazione bidirezionale. Se cancelli un file dal PC, si cancella dal cloud (e da tutti gli altri dispositivi collegati). Se lo modifichi offline, appena ti colleghi la modifica viene propagata ovunque.

Questa architettura si basa su tre stati fondamentali dei file, visibili nella colonna "Stato" di Esplora File, che bisogna conoscere a memoria per non fare danni:

Nuvola azzurra: Il file è solo online. Non occupa spazio sul disco del PC, ma per aprirlo serve internet. È la modalità ideale per archivi storici o filmati pesanti.
Spunta verde su cerchio bianco: Il file è stato scaricato temporaneamente perché lo hai aperto. Occupa spazio. Windows potrebbe riportarlo "solo online" se non lo usi per molto tempo e hai bisogno di spazio (tramite Sensore Memoria).
Spunta bianca su cerchio verde: Il file è bloccato sul dispositivo. Hai scelto di renderlo sempre disponibile offline. È vitale per documenti che devi presentare in zone senza Wi-Fi.

Cartelle Desktop e Documenti

Durante l'installazione di Windows, Microsoft propone una funzione chiamata "Backup del PC" o Known Folder Move. Se si accetta distrattamente, le cartelle Desktop, Documenti e Immagini vengono spostate fisicamente da C:\Utenti\Nome\ a C:\Utenti\Nome\OneDrive\.

Questo ha due conseguenze. La prima è positiva: se il PC si rompe, i file sono salvi. La seconda è problematica: i 5 GB gratuiti offerti da Microsoft si riempiono subito, bloccando anche la posta di Outlook (che condivide lo stesso spazio). Per gestire questa funzione, bisogna aprire le impostazioni di OneDrive (icona nuvola vicino all'orologio > ingranaggio), andare su Sincronizzazione e backup e cliccare su Gestisci il backup. Da qui si può interrompere il backup delle cartelle indesiderate, anche se poi bisognerà spostare manualmente i file dalla cartella OneDrive a quella locale originale.

Estendere OneDrive oltre i suoi limiti

Un limite storico del client Windows è che sincronizza solo ciò che si trova dentro la sua cartella specifica. Ma cosa succede se abbiamo una cartella di lavoro pesante in D:\Progetti o i salvataggi di un gioco in una posizione fissa che non possiamo spostare? Qui seguiamo la rotta di navigaweb utilizzando una funzione nascosta del sistema operativo: i link simbolici o Junction Points.

Senza installare software esterni, possiamo ingannare OneDrive facendogli credere che una cartella sia al suo interno, mentre in realtà risiede altrove. Basta aprire il Prompt dei comandi come amministratore e digitare:

mklink /J "%UserProfile%\OneDrive\NomeCheVuoi" "D:\Percorso\Cartella\Reale"

Apparirà una nuova cartella in OneDrive che replica perfettamente il contenuto di quella originale. Le modifiche fatte in una si riflettono nell'altra istantaneamente e il cloud provvederà al backup. È il metodo più pulito per sincronizzare cartelle di software gestionali o librerie multimediali posizionate su dischi secondari.

Sicurezza: Vault Personale e Ransomware

Non tutti i file sono uguali. Una scansione della carta d'identità o un file Excel con le password non dovrebbero stare "liberi" nel cloud. Per questo esiste il Vault Personale (o Cassaforte Personale). Si tratta di un'area protetta che richiede una seconda autenticazione (codice via SMS, app Microsoft Authenticator o impronta digitale) per essere aperta e si blocca automaticamente dopo 20 minuti di inattività.

Su Windows, i file nel Vault sono crittografati con BitLocker in un'area disco virtuale temporanea. Anche se qualcuno rubasse il computer e smontasse l'hard disk, non potrebbe leggere quei file senza le credenziali cloud.

Inoltre, per chi ha un abbonamento Microsoft 365 (Office), OneDrive offre una "macchina del tempo" contro i virus. Se un ransomware cripta tutti i dati del PC, la sincronizzazione caricherà purtroppo le versioni infette sul cloud. Tuttavia, accedendo al sito web di OneDrive, è possibile usare la funzione "Ripristina il tuo OneDrive" per riportare l'intero account allo stato esatto in cui era un minuto prima dell'attacco, annullando il danno.

Su questo argomento possiamo leggere la guida su come attivare la protezione Ransomware in Windows 10 e 11.

L'App mobile come scanner portatile

L'applicazione Microsoft OneDrive per Android e iOS merita di essere installata anche se non si usa il cloud per tutto. Il motivo è la fotocamera integrata.

Non scatta semplici foto, ma digitalizza documenti. Se si inquadra una lavagna bianca, uno scontrino o un foglio A4, l'app riconosce i bordi, raddrizza la prospettiva, toglie le ombre e aumenta il contrasto, salvando il tutto come PDF multipagina direttamente nella cartella di destinazione. È uno strumento superiore alla semplice foto perché rende il testo all'interno del documento ricercabile in seguito.

Sincronizzare qualsiasi cartella con i link simbolici

Possiamo fare in modo che una cartella venga caricata online in OneDrive, lasciandola fisicamente sul PC, anche se non viene spostata dentro la cartella OneDrive. Il trucco, che sembra elaborato, è in realtà molto semplice ed è spiegato nella nostra guida su come sincronizzare qualsiasi cartella con i link simbolici.

Altre caratteristiche di Onedrive

Per avere un quadro completo e gestire il servizio senza sorprese, ecco alcuni aspetti tecnici spesso trascurati:

Il cestino di secondo livello: Quando si svuota il cestino di OneDrive via web, i file non spariscono subito. Esiste un "cestino della raccolta siti" (accessibile da interfaccia web in basso alla pagina del cestino) che trattiene i dati per altri 30 giorni (93 per le aziende). Utile per recuperi disperati.
Limitazione della banda: Se notate che internet diventa lento quando caricate file, andate nelle Impostazioni > Sincronizzazione e backup > Impostazioni avanzate. Qui è possibile limitare la velocità di upload per non saturare la connessione di casa.
Disattivazione reale: Se decidete di non usare OneDrive, non basta chiuderlo. Bisogna andare nelle impostazioni e cliccare su Scollega questo PC. Solo così si interrompe il legame e si evita che i file vengano cancellati o spostati in futuro.
Condivisione a tempo: Quando si condivide un link a un file (tasto destro > Condividi), cliccando sulle impostazioni del link (l'ingranaggio) è possibile impostare una data di scadenza o una password. Il link smetterà di funzionare automaticamente dopo la data scelta, garantendo che vecchi documenti non rimangano accessibili per sempre.
Cronologia versioni: Funziona su qualsiasi tipo di file, non solo Office. Tasto destro su un file > Cronologia versioni permette di scaricare una versione del file com'era giorni o settimane prima.

Se usiamo altri cloud sui nostri dispositivi e non vogliamo OneDrive sul PC vi suggeriamo di leggere le nostre guide su come rimuovere la cartella OneDrive da Esplora File in Windows 10 e 11 e su come disattivare OneDrive in Windows 11 e 10.