Come importare dati da un PDF su Excel
Abbiamo ricevuto dei dati grezzi in formato PDF e vogliamo integrarli in un foglio Excel? Vediamo come fare.
Chi lavora spesso con i dati Excel sa quando sia importante recuperare il maggior numero di dati grezzi, così da poterli elaborare all'interno del foglio di calcolo generando una tabella o un grafico. Ma non sempre i dati grezzi vengono condivisi nel formato XLS o in altri formati compatibili con Excel: durante il lavoro è possibile ricevere anche dei dati grezzi in formato PDF, molto utilizzato nella condivisione dei documenti ma che presenta alcune difficoltà nella copia diretta dei dati (il rischio d'errore è molto alto).
Ma chi utilizza l'abbonamento a Microsoft 365 può utilizzare una funzione interna del programma per importare facilmente i dati grezzi da un PDF, così da velocizzare al massimo il processo non commettere errori dettati da un'errata copia dei dati.
Nella guida che segue vi mostreremo infatti come importare dati da PDF a Excel utilizzando appunto la funzione integrata all'interno di Excel in versione abbonamento. Chi non ha la versione in abbonamento del programma potrà utilizzare una delle alternative proposte, così da non dover per forza sborsare del denaro per l'abbonamento in questione.
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Importare dati da PDF a Excel
Chi ha l'abbonamento a Microsoft 365 può importare i dati da qualsiasi PDF aprendo il menu Start, cercando il programma Excel, aprendo un nuovo documento XLS (o un documento già esistente), cliccando in alto sul menu Dati, espandendo il menu Recupera dati e premendo su Da file -> Da PDF.
Si aprirà una finestra del gestionale dove selezionare il file PDF che contiene i dati grezzi da importare nel foglio di calcolo. Dopo aver selezionato il file confermiamo su Importa e, nella schermata successiva, selezioniamo quale tabella di dati grezzi utilizzare, esaminando tutti i fogli presenti nel PDF (che verranno "spacchettati" per poter facilitare il processo di caricamento).
Dopo aver identificato la pagina e la tabella giusta di dati premiamo in basso su Carica e ordiniamo i dati all'interno del foglio di calcolo, come se avessimo dei nuovi dati da elaborare. Se desideriamo avere maggior controllo sull'acquisizione dei dati grezzi è sufficiente espandere il tasto Carica dell'ultima schermata, premere su Carica come e scegliere come devono essere visualizzati i dati sul foglio (come tabella, come tabella Pivot o come link semplice ai dati).
In alternativa possiamo anche trasformare i dati grezzi all'interno di Excel, premendo sul tasto Trasforma dati: in questo modo i dati verranno mostrati all'interno di una schermata dedicata di Excel, così da poter modificare il loro posizionamento, creare la tabella desiderata o generare solamente un grafico dei dati acquisiti e solo successivamente aggiungerli al documento.
Alternative per importare dati da PDF ad Excel
Se non abbiamo l'abbonamento a Microsoft 365 ma vogliamo comunque importare dei dati grezzi da un PDF possiamo utilizzare i siti online di conversione dei PDF, così da convertire il PDF in un file Excel e successivamente unire i dati (presenti nel nuovo foglio di calcolo) al documento su cui stiamo lavorando.
Il primo sito che possiamo utilizzare per lo scopo è Smallpdf, uno dei punti di riferimento per questo tipo di conversioni.
Con questo sito possiamo convertire i documenti PDF in fogli di calcolo Excel semplicemente premendo sul tasto Scegli file, selezionando il file PDF da convertire e confermando l'operazione di conversione. Al termine del lavoro il sito avvierà il download automatico del file Excel convertito, così da poterlo aprire all'interno del foglio di calcolo principale o copiare i dati grezzi direttamente dentro Excel.
Altro sito che possiamo utilizzare per importare i dati da PDF a Excel è Online2PDF, che offre un sistema di conversione molto preciso e professionale.
Dopo aver aperto il sito premiamo sul tasto Seleziona i file, utilizziamo il gestore file per evidenziare il documento PDF dove sono presenti i dati grezzi, confermiamo la scelta nella finestra, premiamo sulla scheda Excel, controlliamo il tipo d'acquisizione dati che vogliamo utilizzare quindi premiamo sul tasto Converti. Dopo la conversione il sito vi permetterà di scaricare il nuovo file Excel, da utilizzare come base per un nuovo documento o per importare i dati con un semplice copia e incolla.
Se invece cerchiamo un programma offline per la conversione dei PDF in Excel conviene puntare su PDF24 Creator, una suite completa per la gestione e la conversione dei PDF anche senza connessione Internet.
Per utilizzare questo programma apriamo il menu Start, cerchiamo il programma PDF24, premiamo sulla voce Converti PDF in altri file, clicchiamo su Scegli file, selezioniamo il file PDF da convertire, espandiamo in basso il menu a tendina Formato, selezioniamo la voce Excel e premiamo infine su Converti. Il programma ci chiederà in quale cartella salvare il nuovo file convertito, così da poterlo utilizzare sul foglio di calcolo su cui stiamo lavorando.
Conclusioni
Anche se non è una procedura utilizzata tutti i giorni conviene imparare come importare i dati grezzi presenti in un PDF ed integrarli in un documento Excel, così da poter velocizzare l'acquisizione di un'enorme quantità di dati semplicemente aprendo il PDF e formattando i dati nel formao desiderato. Se non abbiamo l'abbonamento a Microsoft 365 possiamo sempre utilizzare i siti di conversione online o il comodo tool PDF24, che contiene davvero tanti strumenti utili per lavorare con i PDF.
Altri metodi per acquisire dati grezzi possono essere visionati nelle nostre guide ai programmi OCR per convertire fogli di carta e PDF in testi modificabili e su come estrarre immagini da file Word, Excel o Powerpoint.
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