Condividere un calendario Google con altre persone

Come condividere un calendario con Google Calendario tra due o più persone per visualizzare stesse date ed eventi

Per milioni di persone, Google Calendario è l'applicazione scelta per memorizzare scadenze, impegni ed eventi, perfetto per gestire ogni tipo di attività professionale e da studente. Il vantaggio di Google Calendario è il fatto di essere accessibile con un account Google e che si integri così bene in Gmail ed anche sui telefoni Android. Si tratta di una soluzione facile e veloce, che dopo il recente restyling sembra essere diventato meglio che mai, ricco di funzioni fantasiose e trucchi nascosti che possono rendere più facile la vita di chi lo utilizza.

Al di là delle finezze, comunque, è importante sapere che il Calendario di Google si può condividere con altre persone, che è una cosa perfetta per chi lavora con altre persone, sia in qualità di cliente, fornitore o collaboratore. La possibilità di creare calendari condivisi è davvero utile ogni volta che si devono sincronizzare appuntamenti durante l'anno, per esempio le scadenze fiscali oppure le riunioni programmate, i viaggi, gli esami o quello che si vuole. Due persone, o anche un gruppo più o meno ampio, possono aggiungere note ed eventi allo stesso calendario in modo che tutti siano informati sugli appuntamenti e gli eventi programmati, in modo automatico. Inoltre, essendo il calendario anche uno strumento per mettersi d'accordo sulle date, la condivisione del calendario permette di visualizzare gli appuntamenti accettati e rifiutati degli altri.

Come condividere Calendario Google

Condividere il proprio Calendario Google è davvero molto semplice ed è possibile farlo da qualsiasi PC o Mac dotato di un moderno browser. Nella guida vi mostreremo come creare un calendario privato o per poche persone (collaboratori, clienti fidati o team di lavoro) e come creare un calendario pubblico, accessibile a tutti gli utenti che disporranno del link di condivisione (a cui possiamo comunque impostare dei permessi più o meno restrittivi). Al momento non è possibile condividere il calendario dall'app Google Calendar: dovremo per forza di cose agire da PC, dove otterremo tutti gli strumenti per creare nuovi calendari pubblici e privati (accessibili solo a poche persone selezionate da noi).

Creare un calendario privato o per poche persone

Prima di procedere con la condivisione vi mostreremo come creare un nuovo calendario, così da evitare di condividere quello privato (possiamo comunque farlo, ma conviene tenere tutto separato per evitare di condividere eventi privati, compleanni o altre cose non necessarie).

Per creare un nuovo calendario apriamo il nostro browser preferito (Google Chrome va bene), portiamoci sul sito di Google Calendar (disponibile dal link ufficiale), premiamo in basso a sinistra sull'icona + (presente accanto alla voce Altri calendari) e infine clicchiamo su Crea nuovo calendario.

In questa finestra non dobbiamo far altro che inserire un nome per il calendario, inserire una descrizione (utile a riconoscerla meglio) e infine premere sul tasto Crea calendario per confermare. Il nostro nuovo calendario sarà visibile nella schermata principale a sinistra, sotto la sezione I miei calendari.

Dopo aver creato il calendario da lavoro siamo pronti per condividerlo con colleghi, membri del team o clienti abitudinari: per procedere selezioniamo di lato a sinistra sul calendario che vogliamo condividere, premiamo sui tre puntini presenti accanto al nome del calendario, clicchiamo su Impostazioni e condivisione e scorriamo nella pagina fino a trovare la sezione Condividi con persone specifiche.

Premiamo sul pulsante Aggiungi persone e inseriamo l'indirizzo Gmail della persona che potrà accedere al calenario; nelle stessa finestra possiamo impostare i permessi per la condivisione, così da scegliere cosa potranno fare le persone che verranno aggiunte al calendario.
Possiamo per esempio impostare la sola visione degli eventi, apportare modifiche agli eventi, apportare modifiche, gestire le opzioni di condivisione (di fatto diventerà un amministratore alla pari di noi) oppure attivare la voce Vedere solo disponibile/occupato, così da proteggere la privacy dei nostri eventi ma visualizzare velocemente se siamo disponibili o occupati in una precisa data o ad un preciso orario (molto utile per le attività che vogliono pianificare lavori e operazioni con un calendario condiviso con gli utenti).

Come creare un calendario pubblico

In alternativa al calendario privato e accessibile a pochi intimi possiamo anche creare un calendario pubblico, a cui potrà accedere chiunque disponga del link di condivisione da noi creato; questo tipo di calendario può essere molto utile per attività commerciali che vogliono mostrare la loro disponibilità lavorativa a tutti i clienti più affezionati, ma anche ai nuovi clienti (per esempio possiamo inserire il calendario pubblico in un post o in una pagina dell'attività commerciale su Facebook).
Per creare il calendario pubblico portiamoci nuovamente nella pagina di Google Calendar da PC, effettuiamo l'accesso con il nostro account Google (se necessario), premiamo sui tre puntini accanto al nome del calendario da condividere (di lato a sinistra, come visto anche nel precedente capitolo), premiamo su Impostazioni e condivisione e scorriamo nella pagina fino a trovare la sezione Autorizzazioni all'accesso.

Una volta giunti nella sezione giusta apponiamo il segno di spunta su Rendi disponibile pubblicamente, impostiamo di lato a destra i permessi che potranno avere i nuovi utenti (a scelta tra Vedere tutti i dettagli dell'elenco o Vedere solo disponibile/occupato) e premiamo sul tasto Ottieni link condivisibile; il sistema genererà un codice univoco per il nostro nuovo calendario pubblico, non dobbiamo far altro che premere sulla voce Copia link e incollare il link sui social, nella nostra pagina commerciale, sul nostro sito web, in una chat pubblica o in qualsiasi altro posto in cui poter raggiungere i vecchi e i nuovi clienti.

Conclusioni

Il Calendario Google non è un semplice calendario in cui verificare le festività nazionali o dove lasciare pochi e semplici appunti: quest'app può davvero diventare uno degli strumenti più utili dal punto di vista commerciale, visto che è possibile pianificare nel dettaglio ogni ora della giornata e condividere eventi, impegni di lavoro e orari disponibili con i propri clienti, con il proprio team di lavoro o con qualsiasi persona che dispone di accesso a Internet e ci segue sui social o via chat pubbliche (anche i gruppi di WhatsApp potrebbero essere utili a fini pubblicitari e commerciali).

Se vogliamo approfondire l'utilizzo di Google Calendar anche in ambito professionale, vi invitiamo a leggere le nostre guide Programmare eventi sul calendario Google e Gmail e Vedere Google Calendario in Outlook e sincronizzare i calendari.