Come rimuovere la condivisione dei file su Google Docs
Abbiamo condiviso dei documenti su Google Docs ma vogliamo rimuovere ogni tipo di condivisione? Vediamo come procedere.
Google Docs permette di condividere facilmente documenti di testo e lavorarci sopra a più mani, così che più editori possano lavorare sullo stesso documento anche a distanza. Questa funzione è molto utile in ambito lavorativo, ma le collaborazioni possono anche finire: se abbiamo condiviso un documento importante con una persona che è stata allontanata o riassegnata ad un altro incarico, conviene rimuovere la condivisione del documento su Google Docs, prima che possa leggere le nuove modifiche o possa salvarne una copia.
Nei capitoli che seguono vi mostreremo come rimuovere la condivisione dei file su Google Docs sia da PC che da smartphone/tablet, così da poter agire in qualsiasi momento della giornata. Vi mostreremo nel dettaglio come togliere la condivisione effettuata tramite email o tramite aggiunta diretta dei contatti e come rimuovere i link condivisi pubblicamente (a cui tutti possono accedere).
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Rimuovere condivisione Google Docs da PC
Per rimuovere la condivisione dei documenti creati su Google Docs portiamoci sul sito ufficiale dell'editor di testi, premiamo sul documento che abbiamo condiviso in passato e premiamo in alto a destra sul tasto Condividi per accedere alla lista degli utenti che hanno accesso al documento.
Controlliamo di essere i proprietari del file che stiamo per modificare, premiamo accanto al nome del collaboratore da rimuovere e, dal menu a tendina, selezioniamo la voce Rimuovi e premiamo infine su Salva. Il collaboratore non potrà più accedere al documento, qualsiasi sia il livello di permessi che possedeva.
Se siamo i proprietari del file e vogliamo disattivare per noi stessi la condivisione del file dovremo prima di tutto rinunciare alla proprietà del file e solo successivamente rimuovere la nostra condivisione. Per procedere apriamo nuovamente il menu Condividi, premiamo accanto a qualsiasi altro collaboratore disposto a diventare proprietario e clicchiamo sulla voce Trasferisci proprietà. Al termine del trasferimento possiamo selezionare di nuovo il menu Condividi e premere sul nostro nome, così da rimuovere la condivisione per noi stessi.
Solo il proprietario del file e gli editori (taggati dal sistema come Editor) possono rimuovere gli utenti a cui è consentito l'accesso al file, ma nessuno può rimuovere il proprietario. Cancellando tutti i collaboratori che abbiamo invitato nel documento esso diventerà nuovamente privato e sarà accessibile solo da noi (o dal proprietario).
Rimuovere i link condivisi
Con Google Docs possiamo condividere i file anche come semplici link, così da trasformare il documento da privato a pubblico (anche se possiamo impostare dei limiti ai permessi degli utenti che arrivano tramite link). Se ci siamo pentiti di questa scelta e vogliamo far tornare il documento privato apriamo il documento condiviso tramite link, premiamo sempre sul tasto Condividi, clicchiamo in basso sulla voce Cambia, premiamo sulla voce Chiunque abbia il link e impostiamo la voce Con restrizioni.
D'ora in avanti il link del documento non sarà più accessibile pubblicamente e potremo condividerlo solo aggiungendo gli indirizzi Google/Gmail o aggiungendo i nomi delle persone presenti nella rubrica di Google. Questo tipo di modifica è attuabile solo dal proprietario del file: se siamo giunti in un documento tramite link condiviso potremo solo vederlo, commentarlo o modificarlo (in base alle limitazioni imposte dal proprietario).
Rimuovere condivisione Google Docs da smartphone/tablet
Possiamo rimuovere la condivisione dei file su Google Docs anche da mobile, così da poter intervenire anche senza PC. Per procedere scarichiamo prima di tutto l'app Google Drive (per Android e per iPhone/iPad), apriamo l'app sul nostro dispositivo, premiamo in basso sul menu Condivisi, facciamo tap sui tre puntini accanto al documento condiviso e apriamo infine il menu Gestisci persone e link.
Nella finestra che si aprirà indentifichiamo il collaboratore da rimuovere, premiamo sul suo nome e pigiamo infine su Rimuovi per togliere la condivisione per quella specifica persona. Riprendendo i passaggi anche per gli altri collaboratori potremo rendere di nuovi privato il documento, che resterà accessibile solo al proprietario (in questo caso noi).
Anche da mobile valgono le stesse regole viste per i documenti condivisi da PC: il proprietario non può essere rimosso, ma la proprietà del file può essere trasferita all'occorrenza. Gli editori possono rimuovere i collaboratori di pari grado o inferiore, ma non possono rimuovere il proprietario.
Rimuovere i link condivisi
Se abbiamo dei documenti pubblici accessibili tramite link possiamo rimuovere la condivisione pubblica con semplicità anche da mobile. Apriamo l'app di Google Drive sul nostro telefono o tablet, premiamo in basso sul menu Condivisi, identifichiamo il file con link condiviso, premiamo sui tre puntini accanto ad esso e portiamoci nel menu Gestisci persone e link.
Nella nuova finestra premiamo in basso su Cambia, pigiamo su Chiunque abbia il link e modifichiamolo scegliendo la voce Con restrizioni. La condivisione sarà subito disattivata ed il file non sarà più accessibile pubblicamente.
Se in passato abbiamo avuto accesso a documento o file condivisi da altre persone (tramite link), possiamo rimuoverli dalla sezione Condivisi premendo sui tre puntini accanto ai file e pigiando semplicemente su Rimuovi. Il file resterà condiviso ma non sarà più accessibile dal nostro Google Drive.
Conclusioni
La gestione delle condivisioni rientra a pieno diritto nelle funzionalità avanzate da imparare per Google Docs/Google Drive, così da poter interrompere le condivisioni di quei documenti troppo vecchi o che conviene aggiornare senza che alcune persone vedano le modifiche (per esempio persone che abbiamo allontanato dal lavoro).
Oltre a Google Docs possiamo utilizzare altri siti per scrivere documento online a più mani, scegliendo di volta in volta i sito più agevole in base al tipo di lavoro da fare.
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