Interruzioni in Excel per non tagliare i dati in stampa
Si può dover cestinare quasi un'intera risma di carta per colpa di un file aziendale impaginato male. La stampante continua per minuti a mandare fuori decine di fogli su cui compare, desolata e solitaria, solo l'ultima colonna dei dati e con il resto della tabella stampato sulla pagina precedente, rendendo il tutto completamente illeggibile e la carta da buttare.
Microsoft non ha mai reso intuitiva la transizione dallo schermo alla stampante. I fogli di calcolo ci appaiono infiniti e senza confini sul monitor, ma quando si invia il documento in stampa, i margini di default tagliano i numeri senza alcun criterio. Esistono però delle opzioni precise per riprendere il controllo dell'impaginazione ed evitare di sprecare inchiostro.
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La modalità visiva per capire dove avverrà il taglio
L'errore più comune è mandare in stampa il documento guardando la visualizzazione normale. In quella griglia infinita è impossibile rendersi conto di dove finisce lo spazio fisico del foglio A4. Per evitare brutte sorprese, conviene cambiare la prospettiva prima di fare qualsiasi altra cosa.
In basso a destra nella finestra del programma ci sono tre piccole icone vicino allo zoom. Cliccando sulla terza, chiamata Anteprima interruzioni di pagina, lo schermo cambia aspetto. I dati si rimpiccioliscono e compaiono delle linee blu molto evidenti. Queste linee rappresentano il confine esatto dove interverrà la stampante.
Se notiamo che una linea blu tratteggiata passa proprio in mezzo a una riga o separa l'ultima colonna, sappiamo già che quel testo verrà diviso a metà. Possiamo afferrare queste linee direttamente con il cursore del mouse e trascinarle verso destra o verso il basso. Spostando la linea blu si impone al programma di includere più colonne nello stesso spazio, rimpicciolendo automaticamente la dimensione del carattere.
Costringere le colonne nella larghezza di un foglio
Quando affrontiamo una tabella con molte colonne, il trascinamento manuale delle linee blu potrebbe non bastare o risultare impreciso. Esiste un comando per restringere l'intero contenuto orizzontale dentro i margini sinistro e destro di un'unica pagina.
Dobbiamo andare nel menu in alto e selezionare la scheda Layout di pagina. All'interno del blocco di opzioni Adatta alla pagina, troviamo due menu a tendina per regolare la larghezza e l'altezza. Impostando il valore della larghezza su 1 pagina e lasciando l'altezza su automatico, il problema delle singole colonne isolate sparisce.
Bisogna però considerare un fattore fisico. Se la tabella ha quaranta colonne, forzarle tutte insieme in un solo foglio con orientamento verticale renderà il testo microscopico. In queste situazioni, prima di applicare il restringimento, conviene cambiare l'orientamento della pagina scegliendo il formato orizzontale.
Forzare un'interruzione per non separare i gruppi di dati
Spesso ci si ritrova a dover stampare un elenco raggruppato in categorie, ad esempio una lista di prodotti divisi per fornitore. Il software taglia le pagine esclusivamente in base ai centimetri, ignorando la logica dei dati. Questo porta ad avere l'intestazione di un fornitore alla fine della prima pagina e i suoi prodotti all'inizio della successiva.
Per mantenere un senso logico nel documento, dobbiamo inserire dei salti pagina intenzionali. Invece di affidarci agli automatismi, qui seguiamo la rotta di Navigaweb per gestire l'impaginazione avanzata: selezioniamo l'intera riga che vogliamo faccia da capofila sulla pagina nuova. Torniamo nella scheda Layout di pagina, clicchiamo sull'icona Interruzioni e selezioniamo la voce Inserisci interruzione di pagina.
Questa procedura crea una linea di confine solida. Anche se modifichiamo il testo o aggiungiamo nuove celle sopra, quel gruppo di informazioni inizierà per forza all'inizio di un foglio pulito. Per rimuovere un taglio inserito per sbaglio, basta selezionare la cella immediatamente sotto la riga di interruzione e usare il comando per rimuoverla.
Ripetere i titoli delle colonne su tutte le stampe
Un database lungo migliaia di righe occuperà decine di fogli. Dalla seconda pagina in poi, le varie colonne si presenteranno prive dei titoli esplicativi in cima. Chi legge i numeri stampati sarà costretto a tornare alla prima pagina per capire se sta guardando l'importo lordo o il netto.
La soluzione è racchiusa nel pulsante Stampa titoli, posizionato nella barra multifunzione dell'impostazione della pagina. Premendolo si apre una finestra di dialogo con una riga vuota chiamata Righe da ripetere in alto.
Ci basta cliccare sulla piccola freccia accanto allo spazio bianco e poi selezionare sul foglio di lavoro la prima riga orizzontale. Da questo momento, ogni singolo foglio in uscita riporterà sempre l'intestazione corretta in alto.
Limitare il lavoro a una zona specifica del foglio
Abitualmente usiamo porzioni esterne del foglio per inserire formule provvisorie o appunti che non devono finire sul documento destinato ai clienti. Evidenziare col mouse solo la tabella e sperare che venga stampata bene genera spesso confusione sui margini.
L'approccio corretto consiste nel fissare un'Area di stampa ben delimitata. Selezioniamo le celle esatte che compongono il report ufficiale, clicchiamo sul pulsante omonimo nella scheda dedicata e confermiamo. L'intero ambiente circostante, inclusi gli appunti disordinati, verrà ignorato dalla stampante.
Per controllare la resa finale senza sprecare carta, suggeriamo di appoggiarsi a software che simulano una stampante salvando il risultato in un PDF. L'uso di strumenti come CutePDF Writer consente di visionare i tagli di pagina in alta risoluzione, potendo aggiustare le righe quante volte vogliamo.
Risolviamo gli ultimi dubbi sulla stampa di Excel
- Mostrare i bordi delle celle: Le griglie grigie che vediamo a schermo non vengono stampate di base. Per includerle, si apre la finestra Imposta pagina, si naviga sulla scheda Foglio e si spunta la casella Griglia.
- Allineamento al centro della carta: Le tabelle piccole finiscono spesso in alto a sinistra. Nelle opzioni della pagina, sezione Margini, esistono due interruttori per forzare il posizionamento della tabella al centro orizzontale e verticale del foglio.
- Stampare le note e i commenti: Le annotazioni nascoste possono finire su carta. Tramite le opzioni del foglio si può decidere di raccoglierle tutte alla fine del report come allegato, oppure stamparle sovrapposte ai dati.
- Più blocchi di dati separati: Tenendo premuto il tasto CTRL sulla tastiera possiamo evidenziare blocchi di celle lontani tra loro. Impostando questa selezione come area di stampa, il programma creerà una pagina distinta per ogni singolo blocco.
Diario di bordo di Navigaweb
Ho passato anni a lottare con le stampanti d'ufficio e, se c'è una cosa che ho imparato, è che l'anteprima di Excel mente spesso. Anche dopo aver impostato tutto perfettamente, capita che un millimetro di margine faccia saltare l'ultima colonna in un foglio nuovo. Il mio consiglio spassionato è di non fidarsi mai ciecamente del software: stampate sempre una sola pagina di prova prima di lanciare un lavoro di cento fogli. Risparmierete tempo, nervi e, soprattutto, molta carta.
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