Excel: automatizzare elenchi e dati col Riempimento Rapido

Copiare dati, estendere date e dividere testi senza formule: guida all'automazione dei fogli di calcolo per eliminare il lavoro manuale ripetitivo

Inserire manualmente sequenze di numeri, date o nomi in un foglio di calcolo è una delle attività più noiose e soggette a sviste che si possano immaginare in ambito lavorativo. Spesso si perde tempo prezioso a digitare "Lunedì, Martedì, Mercoledì" o a copiare formule riga per riga, ignorando che il software possiede un motore interno capace di anticipare l'intenzione dell'utente basandosi sui dati adiacenti. Excel non serve solo a fare calcoli complessi, ma a riconoscere schemi ricorrenti: capire come sfruttare questa capacità di previsione trasforma ore di data entry in pochi secondi di revisione, eliminando l'errore umano quasi del tutto.

Per risparmiare molto tempo e iniziare a usare la suite Microsoft Office come un vero professionista in questa guida di mostreremo come usare la compilazione automatica su Excel, così da poter velocizzare la compilazione delle celle e delle tabelle evitando di ripetere dei passaggi noiosi e dedicare il tempo risparmiato alla compilazione di altri fogli di calcolo Excel o alla risoluzione dei problemi di calcolo.

Il quadratino di riempimento e le serie intelligenti

Il punto di partenza per qualsiasi automazione di base è il piccolo quadrato situato nell'angolo in basso a destra della cella selezionata, tecnicamente noto come Maniglia di riempimento. Questo strumento agisce in modo diverso a seconda del contenuto della cella e del tasto che si preme durante il trascinamento: se si scrive il numero "1" e si trascina verso il basso, Excel copierà il numero, ma tenendo premuto il tasto Ctrl il software capirà di dover incrementare la sequenza numerica. Al contrario, con le date o i giorni della settimana, il comportamento predefinito è cronologico e intelligente, riempiendo le celle successive con i giorni seguenti senza bisogno di tasti aggiuntivi.

Un dettaglio fondamentale che molti utenti trascurano è il menu contestuale, una piccola icona fluttuante che appare subito dopo aver rilasciato il mouse al termine del trascinamento. Questo menu permette di correggere il tiro a posteriori, offrendo opzioni avanzate come Riempire solo la formattazione, utile per estendere i colori senza toccare i numeri, oppure Riempire giorni feriali, che esclude automaticamente sabati e domeniche dalla lista. È un sistema molto più rapido rispetto alla cancellazione manuale dei weekend.

Riempimento Rapido: manipolare il testo senza formule

Mentre il trascinamento è ottimo per le sequenze logiche, il Riempimento Rapido (o Flash Fill) è lo strumento che analizza il testo e ne estrae informazioni complesse senza richiedere la conoscenza di funzioni ostiche come STRINGA.ESTRAI. Ipotizziamo di avere una colonna con nomi completi come "Mario Rossi" e di voler separare il nome dal cognome: basterà scrivere "Mario" nella colonna adiacente alla prima riga e iniziare a scrivere "Luigi" nella seconda. Excel rileverà il modello e suggerirà in grigio il completamento per tutte le altre righe, da confermare semplicemente premendo Invio.

Seguendo la rotta di Navigaweb verso un utilizzo più consapevole degli strumenti digitali, bisogna però evidenziare un limite critico di questa funzione spesso sottovalutato. Il Riempimento Rapido genera dati statici, non dinamici: a differenza di una formula, se si corregge il nome originale nella colonna A dopo aver applicato il comando, il risultato estratto nella colonna B non si aggiornerà automaticamente. Se il suggerimento automatico non dovesse apparire, la combinazione da tastiera per forzarlo è Ctrl + E, una scorciatoia essenziale per chi lavora su database disordinati.

Elenchi personalizzati e automazione su misura

Esistono situazioni in cui l'ordine logico non è né numerico né temporale, ma legato a specifiche esigenze aziendali o personali, come una lista di filiali geografiche o taglie di abbigliamento (S, M, L, XL). Excel non può indovinare queste sequenze nativamente, ma può memorizzarle tramite le opzioni interne. Nelle Impostazioni avanzate del programma, si trova la sezione per gestire gli Elenchi personalizzati, dove è possibile importare una lista di voci direttamente dalle celle del foglio o digitarle manualmente una sola volta. Dopo il salvataggio, basterà scrivere la prima voce e trascinare la maniglia affinché il software completi la serie nell'ordine esatto impostato, risparmiando la riscrittura ciclica degli stessi dati.

Velocità e nuovi orizzonti con l'AI

Quando si lavora con dataset molto lunghi, trascinare il mouse per migliaia di righe diventa scomodo e impreciso, rischiando di scorrere troppo oltre. Se la colonna adiacente a sinistra è già piena di dati, è sufficiente fare doppio clic sulla maniglia di riempimento: Excel riempirà automaticamente la colonna corrente fermandosi esattamente dove finiscono i dati della colonna a fianco. Bisogna fare attenzione solo se c'è una riga vuota nel mezzo del dataset, perché il riempimento si arresterà lì, lasciando scoperte le righe successive e creando potenziali buchi nei dati.

Guardando al futuro prossimo, l'integrazione di sistemi come Copilot in Microsoft Excel sta rendendo obsoleti anche alcuni di questi passaggi manuali. L'intelligenza artificiale non si limita più a replicare pattern visivi, ma può generare dati fittizi realistici o completare informazioni mancanti basandosi sul contesto semantico, ad esempio aggiungendo il prefisso internazionale corretto a una lista di numeri di telefono in base alla città. Tuttavia, per compiti di pulizia dati immediata, le funzioni native come il Riempimento Rapido rimangono superiori per velocità di esecuzione e assenza di costi aggiuntivi.

Esempi di compilazione automatica su Excel

Il primo esempio di compilazione automatica che possiamo applicare su Excel è ottenibile con i giorni della settimana o i mesi dell'anno. Per provarlo non dobbiamo far altro che digitare lunedì o gennaio in una qualsiasi cella del foglio di calcolo e trascinare l'angolo in basso a destra della cella, così da ricreare l'intero calendario o i giorni della settimana.

Ovviamente trascinando oltre i giorni e i mesi otterremo una ridondanza, utile per coprire più settimane o più anni diversi e inserire così tutti i dati necessari per coprire un periodo di tempo più ampio rispetto ad una sola settimana o un solo anno.

Collegato all'esempio precedente è il suggerimento di compilazione che possiamo ricevere con le date: inserendo una precisa data in una cella qualsiasi e trascinando potremo ottenere (come riga o come colonna) le date successive a quella inserita, tenendo conto dei mesi e/o dei giorni che vogliamo inserire.

Potremo così realizzare dei completi calendari per fissare appuntamenti e per organizzare i dati matematici da elaborare, come visto anche nella nostra guida Come creare un calendario in Excel.

Tolti questi esempi semplici è il tempo di passare agli esempi di compilazione automatica che riguardano calcoli e formule matematiche; se creiamo per esempio una sequenza precisa di numeri con un valore costante, questo valore verrà replicato in tutte le celle che espanderemo verso il basso o di lato.

Inserendo due numeri con una sequenza precisa in due celle e selezionandole, basterà scorrere verso il basso per replicare la sequenza; se questo non è possibile (avviene una semplice copia) assicuriamoci di aprire il menu a tendina nell'angolo in basso a destra della selezione e di premere sulla voce Ricopia solo formattazione.

Se abbiamo inserito una formula in una colonna di una tabella e vogliamo replicarla in tutte le altre colonne, basterà selezionare il risultato di una sola colonna e trascinare verso destra, così da replicare la formula o il calcolo matematico in maniera semplice.

Questo comportamento può essere esteso anche alle tabelle, non dobbiamo far altro che trascinare l'angolo in basso a destra per ottenere subito nuovi dati, ottenuti da Excel utilizzando quelli che avevamo già creato (anche se i dati non sono precisi o non sono quelli che volevamo inserire, potremo replicare velocemente tutte le formule e cambiare solo i numeri).

Excel permette anche di usare la compilazione automatica per copiare la formattazione di un testo all'interno della tabella, così da non dover apportare la modifica del font e dello sfondo su ogni singola cella che abbiamo già compilato durante la stesura del grafico o dei dati da inserire in tabella.

Una volta scelto il font, la grandezza del testo e il colore di sfondo della cella (tutte opzioni disponibili in alto nel tab Home), trasciniamo l'angolo in basso a destra della cella modificata verso le altre celle, premiamo nell'angolo in basso a destra e, nel menu a tendina, selezioniamo la voce Ricopia solo formattazione. Così facendo tutte le celle seguiranno la formattazione impressa, senza dover modificare una ad una tutte le celle.

Altro sull'argomento

Come riempire solo i giorni lavorativi? Dopo aver trascinato una data, cliccare sull'icona Opzioni riempimento automatico che appare in basso a destra della selezione e scegliere Riempire giorni feriali.
Perché il trascinamento non funziona? Verificare che nelle Opzioni > Impostazioni avanzate, la spunta su Abilita quadratino di riempimento e trascinamento celle sia attiva; talvolta i filtri attivi possono bloccare l'operazione.
Come inserire lo stesso valore in celle multiple? Selezionare tutte le celle interessate (anche non contigue con Ctrl), digitare il testo e premere Ctrl + Invio invece del solo Invio.
Come bloccare i riferimenti nelle formule? Prima di trascinare una formula, inserire il simbolo del dollaro ($) nei riferimenti di cella (es. $A$1) per renderli assoluti e impedire che cambino scendendo di riga.
Esiste la funzione su altri software? Sì, queste logiche sono presenti anche su Google Sheets e LibreOffice Calc, sebbene il Riempimento Rapido (Flash Fill) sia meno potente o richieda add-on specifici sulle piattaforme alternative.

Se siamo indecisi se usare Excel o Access per la raccolta di dati che vogliamo effettuare, vi consigliamo di proseguire la lettura nel nostro articolo Access o Excel? quali differenze e qual è meglio?