Salvare email IMAP dal server: come fare la copia offline

Guida completa per archiviare email IMAP in locale con Outlook, Thunderbird e altri strumenti, per salvare una copia di sicurezza su PC

Anche se tutti i più famosi servizi di posta elettronica sono accessibili tramite una pagina web dedicata e conservano le email già lette a tempo indeterminato, può essere una buona idea effettuare un backup delle email che abbiamo ricevuto nell'ultimo periodo, in particolare se esse contengono documenti importanti o contatti che non vogliamo mai perdere per colpa di un virus o di un malfunzionamento del computer su cui leggiamo le email.
Effettuando periodicamente un backup delle email saremo in grado di recuperare anche dai disastri creati da noi stessi: nel caso di cancellazione improvvisa potremo sempre ripristinare il backup e riprendere da dove avevamo lasciato, così da non interrompere la nostra produttività.

Le email IMAP risiedono sul server del provider, come Gmail, Yahoo o Libero, ma questa dipendenza può diventare un punto debole. Guasti ai server, attacchi informatici o la chiusura improvvisa di un servizio possono compromettere l’accesso ai messaggi. Un backup locale permette di consultare le email anche senza connessione internet e di trasferirle su altri client o servizi senza difficoltà. Inoltre, con l’evoluzione dei software, avere un archivio in formati standard garantisce la compatibilità futura.

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Metodi principali per salvare le email IMAP

Esistono diversi strumenti per archiviare le email IMAP, dai client di posta più comuni a programmi meno conosciuti ma altrettanto validi. Ogni metodo si adatta a esigenze specifiche, con passaggi chiari anche per i meno esperti.

Backup IMAP con Outlook: il file PST

Microsoft Outlook, il client di posta più diffuso in ambito professionale, gestisce gli account IMAP salvando i dati in un file con estensione OST (Offline Storage Table). È importante sapere che questo file è una copia speculare del server: se un messaggio viene eliminato da un lato, scompare anche dall'altro. Non si tratta, quindi, di un vero archivio di sicurezza.

Per creare un archivio protetto e permanente, l'unica strada è ricorrere alla funzione di esportazione di Outlook in formato PST (Personal Storage Table) . Questo tipo di file è pensato appositamente per l'archiviazione e, una volta creato, non subisce più le modifiche che avvengono sul server remoto.

La procedura generale da seguire, valida per tutte le versioni più recenti di Outlook, prevede questi passaggi:

• Aprire Outlook e selezionare File.
• Scegliere Apri ed Esporta e poi Importa/Esporta.
• Selezionare l'opzione Esporta in un file e successivamente File di dati di Outlook (.pst).
• Indicare la casella di posta o le cartelle specifiche da salvare e includere sempre le sottocartelle.
• Definire una posizione sicura sul disco rigido del computer o su una memoria esterna dove salvare il file PST.

Questo metodo richiede un'azione manuale e periodica, che è l'aspetto più impegnativo per garantire la completezza del salvataggio nel tempo. Se non si esegue l'esportazione con regolarità, il backup non sarà aggiornato.

Thunderbird: archiviazione open-source

Per chi predilige soluzioni open source come Mozilla Thunderbird, la gestione del backup è più diretta e spesso anche più flessibile. Il client di Mozilla, infatti, utilizza nativamente il formato MBOX per i suoi archivi, un formato più standard e meno legato a un singolo software rispetto al PST.

Il primo passo è assicurarsi che Thunderbird scarichi tutti i messaggi in modo completo a livello locale e non solo le intestazioni, tramite le Impostazioni Account e la sezione Sincronizzazione e archiviazione. Una volta completata la sincronizzazione:

1. Per un backup rapido, creare una nuova cartella all'interno delle Cartelle Locali di Thunderbird.
2. Copiare (trascinare) le cartelle IMAP che si desidera archiviare (ad esempio Posta in Arrivo, Posta Inviata) nella nuova cartella locale. Questo passaggio trasferisce i messaggi dal server alla memoria locale in modo permanente.

Per chi vuole un file di archivio portabile, è disponibile l'estensione gratuita ImportExportTools NG . Questo add-on aggiunge la possibilità di esportare singole cartelle o l'intero account in un file MBOX con un semplice clic destro. Questo strumento rende l'operazione di creazione di un archivio esterno un processo unico e ben definito.

Se la gestione manuale con i client di posta risulta scomoda o se è necessario centralizzare il backup di più account, ci si può rivolgere ad applicazioni specializzate. Il loro unico scopo è connettersi al server IMAP ed effettuare una copia di sicurezza, spesso con opzioni avanzate di automazione.

MailStore Home: l'archiviatore gratuito

Tra i programmi dedicati, uno dei più apprezzati e, soprattutto, gratuiti per l'uso domestico, è MailStore Home . Non si tratta di un semplice strumento di esportazione, ma di un vero e proprio sistema di archiviazione completo. Il software crea un archivio interno sicuro sul computer, importando i messaggi da diverse fonti IMAP o POP3, e li rende ricercabili e consultabili.

Il suo grande punto di forza è la capacità di gestire l'archiviazione da più indirizzi e centralizzarla in un unico luogo. In più, offre:

• Un motore di ricerca interno molto rapido.
• La possibilità di archiviare l'intero database su una chiavetta USB, creando una vera e propria archivio mobile .
• Opzioni di esportazione verso formati standard come EML o MBOX, per la massima compatibilità futura.

È la scelta più logica per chi necessita di una soluzione robusta, ben mantenuta, e senza costi.

Google Takeout per Gmail

Per gli utenti di Gmail, Google Takeout offre un modo diretto per scaricare tutte le email Gmail in formato MBOX, compatibile con molti client. È ideale per chi cerca un backup completo senza configurare programmi.

• Accedere al servizio: Visitare Google Takeout, accedere con l’account Gmail e selezionare solo Posta, deselezionando altri servizi per velocizzare il processo.
• Personalizzare l’archivio: Scegliere il formato MBOX e il metodo di consegna (email con link, Google Drive, Dropbox, ecc.). Si può impostare un limite di dimensione per i file, come 2 GB, per una gestione più semplice.
• Salvare i dati: Scaricare l’archivio dal link ricevuto e conservarlo su un disco esterno o in un cloud sicuro.

Google Takeout è pratico e non richiede software, ma può essere lento per caselle molto grandi e funziona solo con Gmail.

Domande sul backup IMAP

• Il backup include gli allegati? Sì, tutti i metodi descritti (esportazione con Outlook, copia su Cartelle Locali di Thunderbird, software dedicati) scaricano anche gli allegati associati a ciascun messaggio . Un messaggio archiviato non è mai completo senza i suoi file, e i formati di esportazione includono sempre questa componente.
• Posso salvare le email IMAP in PST senza usare Outlook? Assolutamente sì. I software di backup dedicati a pagamento sono stati creati appositamente per connettersi al server IMAP e convertire i dati direttamente in file PST, MBOX o altri formati, senza richiedere l'installazione o la configurazione di Microsoft Outlook .
• Qual è il formato di file migliore per l'archiviazione a lungo termine? Tra i formati più comuni, MBOX (usato da Thunderbird) e EML (messaggio singolo) sono da preferire per la durata e la compatibilità futura. Sono formati aperti che possono essere letti da moltissimi programmi diversi, a differenza del formato PST che è legato al mondo Microsoft e alla sua compatibilità futura . Il formato MBOX permette di conservare un'intera cartella in un unico file.
• Posso importare il backup PST o MBOX in un altro servizio email? Sì, la vera utilità di questi formati risiede nella loro portabilità. Sia il PST che l'MBOX possono essere importati in client di posta diversi o, con l'aiuto di strumenti di migrazione, su nuovi server IMAP, facilitando enormemente il cambio di provider di posta elettronica.

Sempre a tema di backup di programmi, app e dati personali possiamo approfondire l'argomento leggendo le nostre guide ai 10 Migliori Programmi per fare backup gratis automatici e incrementali e su come Fare il Backup di Windows.

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