Come fare backup delle email IMAP

Guida completa per archiviare email IMAP in locale con Outlook, Thunderbird, Google Takeout e altri strumenti, per proteggere i messaggi

Anche se tutti i più famosi servizi di posta elettronica sono accessibili tramite una pagina web dedicata e conservano le email già lette a tempo indeterminato, può essere una buona idea effettuare un backup delle email che abbiamo ricevuto nell'ultimo periodo, in particolare se esse contengono documenti importanti o contatti che non vogliamo mai perdere per colpa di un virus o di un malfunzionamento del computer su cui leggiamo le email.
Effettuando periodicamente un backup delle email saremo in grado di recuperare anche dai disastri creati da noi stessi: nel caso di cancellazione improvvisa potremo sempre ripristinare il backup e riprendere da dove avevamo lasciato, così da non interrompere la nostra produttività.

Le email IMAP risiedono sul server del provider, come Gmail, Yahoo o Libero, ma questa dipendenza può diventare un punto debole. Guasti ai server, attacchi informatici o la chiusura improvvisa di un servizio possono compromettere l’accesso ai messaggi. Un backup locale permette di consultare le email anche senza connessione internet e di trasferirle su altri client o servizi senza difficoltà. Inoltre, con l’evoluzione dei software, avere un archivio in formati standard garantisce la compatibilità futura.

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Metodi principali per salvare le email IMAP

Esistono diversi strumenti per archiviare le email IMAP, dai client di posta più comuni a programmi meno conosciuti ma altrettanto validi. Ogni metodo si adatta a esigenze specifiche, con passaggi chiari anche per i meno esperti.

Esportare con Outlook in formato PST

Microsoft Outlook consente di salvare le email IMAP in un file PST (Personal Storage Table), leggibile direttamente dal programma. Questo formato è ideale per chi già utilizza Outlook o desidera un archivio compatto.

Configurare l’account: Aggiungere l’account IMAP in Outlook, inserendo i parametri del server (ad esempio, imap.gmail.com, porta 993, SSL/TLS), reperibili nelle impostazioni del provider.
Creare il file PST: Aprire Outlook, andare su File, selezionare Apri ed Esporta, quindi Importa/Esporta. Scegliere Esporta in un file, selezionare File di dati di Outlook (.pst) e indicare le cartelle da includere, come la Posta in arrivo o tutte le cartelle. Specificare il percorso di salvataggio e, se desiderato, aggiungere una password.
Proteggere il file: Archiviare il file PST su un disco esterno o su un servizio cloud come Google Drive o Dropbox, per evitare perdite in caso di guasti al computer.

Questo approccio è intuitivo e non richiede software aggiuntivi, ma è limitato a chi possiede Outlook. Per soluzioni gratuite, esistono alternative altrettanto efficaci.

Thunderbird: archiviazione open-source

Mozilla Thunderbird è un client di posta gratuito e open-source, perfetto per chi cerca un’opzione senza costi. Consente di salvare le email in formati come MBOX, utili per importazioni future.

Impostare l’account: Configurare l’account IMAP in Thunderbird con i parametri del provider (ad esempio, imap.mail.yahoo.com, porta 993). Spesso, il programma rileva automaticamente le impostazioni.
Sincronizzare le cartelle: Assicurarsi che Thunderbird scarichi tutte le cartelle desiderate, cliccando con il tasto destro sull’account, selezionando Impostazioni e poi Sincronizzazione e archiviazione.
Esportare i messaggi: Installare l’estensione ImportExportTools NG, cliccare con il tasto destro sulla cartella da salvare, scegliere Esporta e selezionare il formato MBOX o EML. Indicare una destinazione sul computer.
Archiviare in sicurezza: Copiare i file su un supporto esterno o in un cloud per proteggerli da imprevisti.

Thunderbird è leggero e flessibile, ma richiede l’installazione di estensioni per esportazioni avanzate. È una scelta eccellente per chi preferisce software open-source.

Google Takeout per Gmail

Per gli utenti di Gmail, Google Takeout offre un modo diretto per scaricare tutte le email Gmail in formato MBOX, compatibile con molti client. È ideale per chi cerca un backup completo senza configurare programmi.

Accedere al servizio: Visitare Google Takeout, accedere con l’account Gmail e selezionare solo Posta, deselezionando altri servizi per velocizzare il processo.
Personalizzare l’archivio: Scegliere il formato MBOX e il metodo di consegna (email con link, Google Drive, Dropbox, ecc.). Si può impostare un limite di dimensione per i file, come 2 GB, per una gestione più semplice.
Salvare i dati: Scaricare l’archivio dal link ricevuto e conservarlo su un disco esterno o in un cloud sicuro.

Google Takeout è pratico e non richiede software, ma può essere lento per caselle molto grandi e funziona solo con Gmail.

Strumenti alternativi: IMAPSize e MailStore Home

Per chi cerca opzioni meno comuni, esistono programmi gratuiti e specializzati, perfetti per esigenze specifiche.

IMAPSize: Un software leggero per Windows, progettato per gestire account IMAP. Permette di scaricare cartelle in formato EML o MBOX con un’interfaccia intuitiva. Basta inserire i parametri del server, selezionare le cartelle e avviare il download. È ideale per chi vuole un programma snello, ma gli aggiornamenti sono rari, quindi è bene verificare la compatibilità con il proprio provider.
MailStore Home: Un’altra soluzione gratuita, che archivia email da più account IMAP in un unico database. Dopo aver configurato l’account, si possono scegliere le cartelle da salvare e il formato (EML o PST). È facile da usare e permette di cercare i messaggi nel backup, ma occupa spazio sul disco.

Con MailStore potremo configurare i backup per Outlook, Thunderbird e per Posta di Windows così da esportarli su un singolo file facile da conservare (su chiavetta USB o su unità di archiviazione esterna). Tra le funzionalità più interessanti troviamo il sistema di ricerca delle email nel backup (indipendentemente dalla fonte), il sistema di esportazione del backup online su cloud e il sistema di protezione del backup, che ci permetterà di evitare sguardi indiscreti o occhi curiosi impostando una password di sicurezza per ogni backup creato.

Apple Mail per utenti macOS

Chi utilizza un Mac può affidarsi a Apple Mail, il client integrato in macOS, per archiviare le email IMAP in modo rapido.

Impostare l’account: Aggiungere l’account IMAP in Apple Mail da Preferenze, Account, cliccando sul “+” e inserendo i dati del provider.
Esportare le caselle: Selezionare la casella desiderata, andare su Casella > Esporta casella e scegliere una destinazione per il file MBOX.
Proteggere l’archivio: Salvare il file su un supporto esterno o in un cloud per maggiore sicurezza.

Apple Mail è comodo per gli utenti macOS, ma i file MBOX richiedono un client compatibile per essere riaperti.

Altre considerazioni

Per chiarire i dubbi più frequenti sull’archiviazione delle email IMAP, ecco alcune risposte sintetiche:

Come recuperare le email da un backup? Importare il file PST o MBOX in un client compatibile (come Outlook o Thunderbird) seguendo la procedura guidata.
Si possono salvare solo alcune cartelle? Sì, la maggior parte dei programmi consente di selezionare cartelle specifiche, come Inviati o Posta in arrivo.
Cosa fare se l’IMAP non funziona? Controllare nelle impostazioni del provider (ad esempio, su Gmail, abilitare l’IMAP da Impostazioni > Inoltro e POP/IMAP) o contattare il supporto.
I backup occupano molto spazio? Dipende dal volume delle email. Una casella con migliaia di messaggi può richiedere diversi GB, quindi è meglio usare dischi esterni o cloud.
Esistono rischi di sicurezza? Archiviare in locale è sicuro, ma proteggere i file con password e conservarli in luoghi sicuri è essenziale.

Sempre a tema di backup di programmi, app e dati personali possiamo approfondire l'argomento leggendo le nostre guide ai 10 Migliori Programmi per fare backup gratis automatici e incrementali e su come Fare il Backup di Windows.

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