Come vedere la Cronologia Stampante di Windows

Come abilitare e visualizzare la cronologia di stampa su PC Windows e controllare i processi attivi delle stampanti

Non c'è niente di peggio di trovare la stampante senza inchiostro a pochi giorni dalla sostituzione della cartuccia o del toner! Se la stampante è utilizzata anche da altre persone, è altamente probabile che qualcuno l'abbia utilizzata per effettuare un gran numero di stampe senza avvisarti, finendo in poco tempo tutto l'inchiostro. Per capire quanti documenti sono stati stampati senza il nostro consenso, in questa guida vi mostreremo come visualizzare Cronologia Stampante di Windows, così da tenere traccia dell'utilizzo della stampante e poter controllare subito quanti fogli e quanto inchiostro è stato utilizzato durante la nostra assenza. Per la guida vi mostreremo sia gli strumenti disponibili sul sistema operativo sia un programma che vi permetterà di tracciare tutti i documenti stampati.
LEGGI ANCHE: Annullare una stampa bloccata o in attesa e cancellare la coda

Strumenti Integrati di Windows per la Cronologia di Stampa

Windows include funzioni di base per visualizzare i lavori di stampa. La gestione delle code e i log di sistema sono semplici da usare, anche se richiedono qualche configurazione.

Coda di Stampa della Stampante

La coda di stampa mostra i documenti in attesa o appena stampati, ma solo se configurata per mantenere la cronologia.

Accesso alla coda: Aprire il Pannello di controllo, selezionare Dispositivi e stampanti, fare clic con il tasto destro sulla stampante e scegliere Visualizza stampa in corso. Si vedranno i lavori recenti o in corso.



Attivazione della cronologia: Nella finestra della coda, andare su Stampante > Proprietà e cercare l’opzione Mantieni i documenti stampati. Se disponibile, attivarla per visualizzare i documenti completati. Nota: non tutte le stampanti supportano questa funzione; in tal caso, controllare gli aggiornamenti del driver sul sito del produttore.

Per visualizzare questa finestra con la cronologia senza dover per forza stampare un foglio, vi basterà aprire il percorso Pannello di controllo -> Hardware e suoni -> Dispositivi e stampanti come visto in precedenza, fare clic destro sulla stampante da controllare e infine cliccare su Visualizza stampa in corso. In alternativa apriamo il menu Start in basso a sinistra, cerchiamo e apriamo il programma Gestione stampa, portiamoci nel percorso Filtri personalizzati -> Tutte le stampanti quindi facciamo clic destro sulla stampante da controllare per poter selezionare la voce Apri coda di stampa.

È un metodo rapido e senza costi, ma i dati scompaiono al riavvio del PC o alla chiusura della finestra. Ideale per controlli immediati, come verificare una stampa riuscita.

Possiamo anche controllare la cronologia di stampa aprendo Esplora file o Risorse del computer e visitando il percorso C:\Windows\System32\spool\PRINTERS, dove troveremo tutti i file inviati alla stampante in un formato non leggibile (file SHD e SPL, che di solito sono legati a coppia per ogni documento inviato alla stampante).

Visualizzatore Eventi di Windows

Il Visualizzatore Eventi registra attività di sistema, inclusi i lavori di stampa, con dettagli precisi, ma richiede configurazione.

• Abilitare il log: Cercare Gestione stampa nel menu Start, selezionare la stampante, fare clic con il tasto destro su Proprietà e andare alla scheda Avanzate. Attivare Registra eventi di stampa. Senza questo passaggio, i log non saranno disponibili.
• Accesso ai log: Avviare il Visualizzatore Eventi (digitare eventvwr in Esegui), navigare in Registri di Windows > Microsoft-Windows-PrintService/Operational. Qui si trovano informazioni come utente, ora e nome del documento.
• Perfetto per uffici con più utenti, offre dettagli tecnici ma richiede familiarità con i log. Non è intuitivo per principianti, ma è gratuito e integrato.

Software di Terze Parti per un Monitoraggio Avanzato

Per un controllo più completo o un’interfaccia semplice, esistono programmi esterni che registrano la cronologia di stampa con funzionalità extra, ideali per ambienti professionali o stampanti condivise.

PaperCut Print Logger



PaperCut Print Logger è un software gratuito che registra i lavori di stampa in modo chiaro.

• Funzionalità: Salva data, ora, utente, nome del documento e numero di pagine in formati CSV o HTML, facili da consultare.
• Installazione: Scaricare dal sito ufficiale, installare e avviare. Monitora automaticamente tutte le stampanti collegate, con report accessibili tramite un’interfaccia web locale.
• Leggero e gratuito, è ideale per utenti domestici o piccole imprese. Manca di monitoraggio remoto, ma copre la maggior parte delle esigenze.

Consigli per un Monitoraggio Duraturo

Per mantenere la cronologia di stampa accessibile nel tempo, alcuni accorgimenti sono fondamentali.

• Backup dei log: Salvare periodicamente i log (da Visualizzatore Eventi o PaperCut) in file CSV o testo per evitare perdite durante aggiornamenti o crash.
• Aggiornamenti driver: Verificare i driver sul sito del produttore (es. HP, Canon) per garantire compatibilità con i log.
• Sicurezza: Proteggere i log da accessi non autorizzati, specialmente in rete, usando password per l’interfaccia di gestione della stampante.
• Test periodici: Controllare ogni sei mesi che le impostazioni di registrazione siano attive, poiché gli aggiornamenti di Windows possono modificarle.

Le soluzioni native di Windows sono integrate e senza costi, ma software come PaperCut o PrintWatch offrono un’esperienza più fluida per chi cerca semplicità o report dettagliati.

• Come vedere chi ha stampato in rete? Con il Visualizzatore Eventi o PaperCut, se configurati per registrare l’utente. Assicurarsi che la stampante sia condivisa correttamente.
• La cronologia si salva automaticamente? No, serve attivare Mantieni lavori stampati nella coda o usare un software dedicato.
• Come cancellare la cronologia di stampa? Nella coda di stampa, andare su Stampante > Cancella tutti i documenti. Per i log di Visualizzatore Eventi, eliminare gli eventi specifici o disabilitare il registro.
• Come recuperare un documento stampato perso? La cronologia mostra solo dettagli (es. nome file), non il file. Controllare la cartella temporanea del programma usato (es. Word).
Se vogliamo controllare il livello di inchiostro o toner sulla nostra stampante, vi invitiamo a leggere la nostra guida su come Controllare il livello d’inchiostro della stampante.
Per aggiungere invece una nuova stampate su Windows, vi basterà leggere i passaggi descritti nel nostro articolo su come Aggiungere una stampante su Windows.
Vogliamo stampare dei PDF in maniera semplice e veloce? Per farlo possiamo affidarci alle stampanti PDF virtuali, come quelle descritte nella guida alle Migliori stampanti virtuali per creare pdf da documenti e pagine web, gratis per Windows.