Programmi per gestire contabilità e fatture gratis per autonomi e piccole aziende

Programmi gratuiti per la gestione di partite IVA, aziende e lavoratori autonomi, utili a generare fatture personalizzate e registrare conti

Siamo tutti stanchi di ricevere comunicazioni dai fornitori software che annunciano l'ennesimo rincaro del canone mensile. La gestione di una Partita IVA, specialmente all'inizio dell'attività, comporta spese che si sommano silenziosamente. Quando l'obbligo di fatturazione elettronica ha coinvolto anche i regimi forfettari, le grandi aziende informatiche hanno colto l'occasione per chiudere i piani gratuiti e imporre abbonamenti forzati. Si inizia attratti dalla parola "gratis", si passano giornate a caricare l'anagrafica dei clienti e, al momento decisivo dell'invio al Sistema di Interscambio, il sistema blocca l'operazione chiedendo la carta di credito.

Esistono ancora sistemi realmente gratuiti e slegati dalle dinamiche degli abbonamenti in cloud. Richiedono solo un minimo di configurazione iniziale in più, ma permettono di azzerare i costi amministrativi per chi lavora in autonomia.

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Invio e ricezione senza intermediari a pagamento

Il passaggio più difficile da ottenere a costo zero è la trasmissione del file XML. Ogni invio richiede un canale accreditato, e quasi nessuno lo regala. La via governativa si chiama Fatture e Corrispettivi, il portale dell'Agenzia delle Entrate. Permette di generare e recapitare i documenti, garantendo anche l'archiviazione a norma per dieci anni. L'interfaccia risulta lenta e molto macchinosa, ma lo Stato offre l'applicazione FatturAE per fare le stesse cose in modo più rapido dallo smartphone.

La vera alternativa indipendente si chiama SDiPEC. Parliamo di un programma geniale da installare sul computer che sfrutta la propria casella di Posta Elettronica Certificata per dialogare con il cervellone statale. Non usa intermediari. Permette di compilare il documento, applicare la firma e recapitarlo usando i server di posta. Quando si riceve un documento da un fornitore, il software lo scarica dalla PEC e lo mette in ordine in una cartella. Risulta lo strumento ideale per azzerare i costi fissi.

Programmi da installare per contabilità e magazzino

Molte attività artigiane o commerciali non si limitano a emettere la ricevuta a fine mese, ma devono gestire preventivi, documenti di trasporto e inventario. Affidarsi ai servizi web non è l'unica strada.

Invoicex rappresenta un pezzo di storia del software libero italiano. Si tratta di un applicativo basato su Java, compatibile con Windows, Mac e Linux. La sua edizione di base viene distribuita gratuitamente e copre ogni esigenza di piccola amministrazione, dalla prima nota fino allo scadenzario. Segnaliamo un vincolo da tenere a mente, ovvero il blocco fissato a cento documenti emessi in un anno, superati i quali viene richiesto il passaggio all'edizione a pagamento. Rimane eccezionale per chi ha bassi volumi di lavoro.

Sempre nel campo dei gestionali tradizionali per Windows, Easy Planet Free offre un ambiente di lavoro senza limiti di tempo. Mette a disposizione maschere per caricare gli articoli, creare distinte, importare listini da Excel e stampare i DDT. L'interfaccia grafica richiama i vecchi programmi d'ufficio, rendendolo leggerissimo anche su macchine datate. Insieme a soluzioni minori come ErgoSoft Gestionale, forma quel gruppo di programmi che non chiedono connessioni perenni per farti accedere ai tuoi stessi numeri aziendali.

Per la sola registrazione dei flussi finanziari, la rotta di Navigaweb punta decisa su Manager.io. Si scarica in locale, non ha moduli bloccati e non richiede iscrizioni. Gestisce il bilancio e i movimenti bancari con un livello di dettaglio superiore a molti prodotti commerciali costosi. L'unico limite è l'assenza del modulo di invio per la normativa italiana, motivo per cui va abbinato a un sistema come SDiPEC.

Come leggere le fatture ricevute

Chi decide di scaricare i file XML dal cassetto fiscale o li riceve via posta, si scontra con un muro. Il formato di base è una lunga riga di testo incomprensibile, scritta per le macchine e non per gli esseri umani.

Per risolvere il problema basta installare AssoInvoice. Questo applicativo leggero, distribuito senza spese dall'associazione nazionale dei produttori software, agisce da vero e proprio traduttore. Gli si indica la cartella dove si salvano gli XML scaricati e lui li mostra a schermo con la classica impaginazione ordinata, dividendo le voci di costo, i riepiloghi IVA e i totali. Consente anche di stampare su carta o salvare in PDF, includendo la verifica automatica delle firme digitali applicate dai mittenti.

Altri programmi per fatture

Se i programmi visti finora non vi hanno convinto fino in fondo e cerchiamo delle valide alternative sempre gratuite e semplici da utilizzare, possiamo dare uno sguardo alla lista di gestionali per fatture presente qui in basso, così da poter scaricare e provare altri programmi utili per aziende e piccole imprese.

• Gestionale Open è un vero programma di gestione aziendale open source, che cura tutte le attività d'impresa: lavoro, acquisti, vendite, magazzino. Per l'utilizzo di questo software viene messo a disposizione un forum ed un'assistenza dall'azienda che ne cura lo sviluppo e la distribuzione.
• MicroFatture Extra è un programma gratis, semplice e di base che è comunque perfetto per chi ha solo bisogno di uno strumento per emettere fatture personalizzate. Si possono quindi inviare più fatture a clienti diversi generandole da questo programma in modo automatico, senza doverle scrivere una per una.
• Phasis è uno dei migliori programmi open source che si può usare per gestire tutte le attività commerciali e amministrative di un'azienda, dal magazzino all'anagrafica clienti e fornitori, alla stampa di fatture e altri documenti contabili. Con un'interfaccia in italiano è piuttosto intuitivo da capire e da usare, anche se le funzioni sono moltissime.
• GAzie è un programma che serve specificatamente a creare, emettere, stampare, gestire ed archiviare fatture, oltre che gestire ogni altro aspetto amministrativo e finanziario dell'azienda. Le fatture create possono essere anche aperte e visualizzate con Microsoft Office o LibreOffice.
• Migg è il nome di un'azienda di software che rilascia gratuitamente alcuni dei suoi prodotti tra cui SmartStudio per la gestione della fatturazioni in Studi professionali e poi anche GIM, per professionisti, aziende, attività commerciali e artigiani.
• Yuza è un altro programma open source che si può scaricare gratis in italiano. Con Yuza si possono gestire clienti, prodotti, fornitori, ordini, vendite e prodotti di un'azienda e creare documenti (che si possono personalizzare con logo) come fatture (immediate e differite), DDT, bolle, ricevute e note di credito.

I gestionali per le fatture non devono per forza essere programmi costosi e di difficile utilizzo: come visto nei capitoli precedenti possiamo benissimo gestire le fatture e la contabilità aziendale con programmi gratuiti, dotati di interfaccia in italiano e con interfacce semplici da utilizzare, così da poter ridurre al minimo l'impegno per la contabilizzazione delle attività svolte dall'azienda.

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