Perché scegliere Dropbox per il cloud storage (e perchè no)

Come usare Dropbox, servizio cloud di archiviazione e condivisione file per computer e smartphone, con spazio gratuito e molte funzioni

Tra i servizi cloud più usati al mondo a livello casalingo ed ufficio (per le aziende c'è un mercato diverso), c'è sicuramente Dropbox, che da più di 10 anni può essere usato gratuitamente per caricare file online e sincronizzare cartelle con un backup continuo.

Dropbox è un servizio di archiviazione online che permette di salvare file su server remoti, sincronizzarli tra dispositivi e condividerli con altri. Basta creare un account, installare l’app su PC o smartphone, e una cartella locale si sincronizza automaticamente con il cloud. Ogni modifica a un documento o una foto si aggiorna in tempo reale su tutti i dispositivi collegati. È come avere una chiavetta USB sempre accessibile, ma senza il rischio di perderla.

La semplicità è il pregio principale di Dropbox: Si trascina un file nella cartella, e questo appare su tablet, PC o browser. La sincronizzazione è bidirezionale: un’aggiunta fatta sul telefono si riflette sul computer. Per chi lavora in gruppo, condividere un link a un file o una cartella è immediato, eliminando la necessità di allegati pesanti via email.

Perché scegliere Dropbox: le funzioni principali

Le caratteristiche di Dropbox lo rendono una scelta affidabile per il cloud storage. Il difetto, tanto vale dirlo subito, sono i 2 GB gratuiti di Dropbox, sufficienti per documenti o foto, ma limitanti per video o file pesanti. pCloud offre 15 GB, e Mega 20 GB. I piani premium di Dropbox sono anche costosi rispetto alla concorrenza

Un tempo Dropbox era il leader del cloud storage, ma oggi Google Drive e OneDrive offrono più spazio. La sua forza resta la semplicità: è il servizio che “funziona e basta”.

Sincronizzazione intelligente e accesso offline

La sincronizzazione intelligente di Dropbox, chiamata Smart Sync, permette di accedere ai file senza occupare spazio sul dispositivo. I file restano nel cloud ma appaiono come se fossero sul PC, scaricabili solo quando necessario. È ideale per chi ha poco spazio, come su un laptop con 256 GB. Ad esempio, un grafico può gestire progetti pesanti, come file Photoshop, senza intasare il disco.

Commento: Questa funzione è ancora un punto di forza, soprattutto per chi lavora con file grandi. L’accesso offline a file selezionati è comodo, ma richiede un piano a pagamento per opzioni avanzate.

Condivisione semplice e collaborativa

Condividere file con Dropbox è facile: si genera un link pubblico o privato per un file o una cartella, decidendo chi può visualizzare o modificare. È perfetto per inviare una presentazione a un cliente o collaborare su un documento Google Docs integrato. La funzione Richieste di file consente a terzi di caricare file in una cartella senza account, utile per raccogliere materiali da collaboratori.

La condivisione è fluida, ma alternative come WeTransfer (per trasferimenti rapidi) o Google Drive (per collaborazione in tempo reale) sono competitive. Dropbox eccelle per semplicità, ma non innova rispetto alla concorrenza.

Sicurezza e recupero file

La sicurezza è fondamentale nel cloud. Dropbox usa crittografia AES-256 per i file a riposo e TLS per quelli in transito. In caso di cancellazione accidentale, la funzione di recupero file permette di ripristinare versioni precedenti fino a 30 giorni (o più con piani premium). L’autenticazione a due fattori (2FA) aggiunge protezione.

La crittografia è standard, ma non unica: pCloud offre crittografia lato client opzionale. Il recupero file è affidabile, ma i 30 giorni gratuiti sono un limite rispetto a Mega.

Integrazioni e produttività

Dropbox si integra con strumenti come Microsoft Office, Slack e Zoom. Si può modificare un file Excel direttamente dal browser tramite Office Online, salvando le modifiche in tempo reale. La funzione Paper crea documenti collaborativi leggeri, simili a Google Docs ma più semplici.

Le integrazioni sono utili, ma non esclusive. Google Drive offre un ecosistema più ampio. Paper è interessante per chi cerca minimalismo, ma meno usato.

Funzionalità minori: backup e scansione

Dropbox offre il backup automatico di cartelle come “Documenti” o “Desktop” e una funzione di scansione per digitalizzare documenti tramite l’app mobile, trasformando una foto di una ricevuta in un PDF ricercabile.

Commento: Il backup è comodo ma non copre interi dispositivi come Backblaze. La scansione è utile, ma app come Adobe Scan sono più specializzate.

Installare Dropbox su PC

I file si possono caricare direttamente dal sito oppure anche utilizzando il programma Dropbox che si può scaricare da Dropbox.com ed installare su Windows, Mac e Linux. Dropbox offre anche le app per iPhone e Android, in modo da poter caricare file nel cloud dallo smartphone.
In modo non ufficiale è anche possibile scaricare Dropbox portatile per penne USB, senza installazione.
Il client crea all’interno della cartella documenti un’altra cartella chiamata Dropbox e tutto quello che viene copiato al suo interno viene sincronizzato e si troverà sia sul sito web che sugli altri computer.
L’applicazione sincronizza automaticamente il contenuto della cartella DropBox direttamente su Dropbox creando un vero e proprio hard disk virtuale sul computer e permettendo il recupero di questi file in qualunque tempo e da qualsiasi altro pc. Come avviene con un programma di backup, le modifiche sui file che vengono fatte sono recepite su DropBox automaticamente tramite il suo servizio di sincronizzazione, l'importante è che il file rimanga nella cartella DropBox.
File, documenti, foto, video possono essere caricati su internet con un semplice drag&drop (trascinamento) sulla cartella My DropBox e possono essere condivisi con tutti dando l'opportunità di scaricare tutti i file che ciascuno condivide ( ma possono anche rimanere privati). Opzionalmente, infatti, ogni cartella e file può essere messa in condivisione con altri utenti o con chiunque.
Tenere conto che la cartella Dropbox non può essere spostata una volta che viene creata. L'unico modo per spostarla è utilizzando i link simbolici. In un altro articolo abbiamo visto come sincronizzare qualsiasi cartella online nei Cloud con i link simbolici .

Dropbox su Android e iPhone

L'app di Dropbox per smartphone ha diverse funzioni molto utili e comode tra le quali la funzione per scannerizzare un documento con la fotocamera, l'auto backup delle foto nel cloud e la possibilità di aprire i file anche senza connessione internet.
Si può scaricare Dropbox per Android e iPhone dai rispettivi store.

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