Se l'Email torna indietro o l'indirizzo non esiste, cause e soluzioni
Ricevere un messaggio di errore immediato dopo aver inviato una mail è un segnale tecnico preciso che la comunicazione si è interrotta. Questi avvisi, noti come "Non-Delivery Report" (NDR) o inviati dal "Mailer Daemon", non vanno ignorati o cancellati frettolosamente. Capire perché un messaggio torna indietro è essenziale per correggere il tiro, recuperare un contatto importante o evitare di finire nelle liste nere dei provider per aver inviato troppa posta a destinatari inesistenti.
Le motivazioni variano da un semplice errore di digitazione a problemi strutturali del server ricevente. Analizzare il codice di errore e utilizzare metodi di verifica, sia manuali che automatici, permette di mantenere pulita la propria lista contatti e garantire che le comunicazioni future arrivino a destinazione.
LEGGI ANCHE -> Creare un indirizzo Email: migliori servizi di posta elettronica gratisDifferenze tra Hard Bounce e Soft Bounce
I server di posta classificano i messaggi respinti in due categorie principali, che determinano se vale la pena riprovare l'invio o se è meglio desistere immediatamente.
Un Hard Bounce indica un fallimento permanente. L'indirizzo non esiste, è stato disattivato o il nome del dominio è scritto male (ad esempio libero.it scritto come libero.com). In questo scenario, insistere nell'invio è dannoso: i provider come Google e Microsoft monitorano quanti errori genera un mittente e potrebbero penalizzare la reputazione della casella di posta, facendo finire nello spam anche le mail legittime.
Il Soft Bounce segnala un impedimento temporaneo. L'indirizzo è corretto, ma il messaggio non può essere consegnato ora. Le cause tipiche sono una casella piena (comune nelle email aziendali con quote limitate), un server temporaneamente offline o un allegato troppo pesante. I server di solito riprovano la consegna in automatico per un periodo limitato, solitamente tra le 24 e le 72 ore, prima di arrendersi.
I codici di errore da saper leggere
Il messaggio di ritorno contiene quasi sempre un codice SMTP a tre cifre. Ecco i più rilevanti per la diagnostica:
- Codice 550 (User Unknown): L'errore più comune. Significa che l'utente non esiste su quel server. Può derivare da un errore di battitura o da un account aziendale chiuso dopo un licenziamento.
- Codice 552 (Mailbox Full): La casella del destinatario è satura. Non serve rinviare finché l'utente non libera spazio.
- Codice 554 (Transaction Failed): Un errore generico spesso legato alla sicurezza. Il messaggio potrebbe essere stato bloccato da un filtro antispam aggressivo o l'IP del mittente potrebbe essere in una blacklist.
Verificare l'ortografia dell'indirizzo e-mail
Sembra banale ma questo ma l'errore più comune che si verifica è sbagliare l'indirizzo. Ci sono due tipi di errori di battitura, quello relativo all' username ossia la parte alla sinistra della @ e quello relativo al dominio di posta elettronica, ossia la parte alla destra della @.
Se si sbaglia l'username, a seconda del servizio di posta elettronica, ci possono essere due possibilità: o non succede nulla oppure si riceve un messaggio di risposta che avvisa l'inesistenza di quel nome utente nel dominio. Se il dominio non esiste si potrebbe ricevere un "errore DNS: nome di dominio non trovato" spesso scritto in inglese.
Scrivendo correttamente l'indirizzo email eviteremo di incappare in errori stupidi e di preoccuparci inutilmente.
Verificare se un indirizzo Email esiste
L'indirizzo a cui dobbiamo mandare il messaggio di posta elettronica esiste realmente o è inventato? Per fare questa verifica possiamo utilizzare dei servizi online pensati per lo scopo, così da evitare di perdere tempo dietro a email finte o email cattura-spam condivise per errore o intenzionalmente.
Metodo manuale: verifica del dominio con nslookup
Prima di incolpare l'indirizzo specifico (la parte prima della chiocciola), è fondamentale capire se il dominio stesso (la parte dopo la chiocciola) è in grado di ricevere posta. Se il dominio è scaduto o mal configurato, nessuna email arriverà mai, indipendentemente dal nome utente.
Per questa analisi tecnica, possiamo seguire la rotta di Navigaweb verso gli strumenti di amministrazione del sistema, utilizzando il comando nslookup integrato in Windows e macOS. Questo comando interroga i server DNS per cercare i record MX (Mail Exchange), ovvero i "postini" autorizzati a ricevere mail per quel dominio.
Come eseguire il comando su Windows
- Premere il tasto Start, digitare
cmde premere Invio per aprire il Prompt dei comandi. - Digitare il seguente comando sostituendo "dominio.com" con quello che si vuole controllare:
nslookup -type=mx dominio.com(o-q=mxsu alcune versioni). - Premere Invio.
Se il risultato restituisce una lista di server sotto la voce "MX preference" o "mail exchanger", significa che il dominio è attivo e pronto a ricevere posta. Se invece appare un messaggio di errore come "Non-existent domain" o se la lista dei record MX è vuota, il problema risiede nel dominio stesso: è inutile provare a inviare email a chiunque abbia quell'estensione.
Nota: Questo metodo conferma solo che l'azienda o il provider sono attivi, non garantisce che l'utente specifico "mario.rossi" esista.
Strumenti online per verificare l'esistenza dell'email
Se il dominio è attivo (verificato con il metodo precedente), bisogna capire se esiste lo specifico utente. Invece di inviare una "mail di prova" che potrebbe tornare indietro, è preferibile usare servizi che simulano una connessione al server senza completarla.
Hunter.io Email Verifier
Punto di riferimento per il settore business, Hunter permette di verificare indirizzi professionali con grande precisione. Offre un numero limitato di ricerche gratuite giornaliere, sufficienti per usi occasionali. È molto affidabile nel distinguere tra indirizzi validi e non validi, fornendo un punteggio di confidenza.
Mio-IP.it
Un servizio essenziale che fornisce un responso visivo immediato. È utile per un controllo rapido quando si ha un dubbio su un singolo indirizzo personale. Se il risultato è "Unknown", significa che il server del destinatario è configurato per non rivelare informazioni sulla presenza degli utenti, una misura di privacy comune.
Email Hippo (Core tools)
Strumento più tecnico che analizza anche la sintassi e controlla se l'indirizzo è un "Role Address" (come info@ o support@). Questi indirizzi generici sono spesso gestiti da gruppi di persone e hanno regole di filtraggio diverse rispetto alle mail personali.
La cassetta postale è piena
Ciò accade quando la persona a cui si sta inviando l'email non ha lasciato spazio sul proprio server e-mail. Il tipico messaggio più restituito è "Mailbox quota exceeded" o "Mailbox is full" che in italiano significa "casella di posta è piena" o "il limite è stato superato".
La colpa di questo problema è, generalmente, del titolare di quell'indirizzo Email, che: o ha cambiato indirizzo Email e quello a cui si sta scrivendo non viene più controllato, oppure utilizza un servizio vecchio e limitato nelle dimensioni. Considerato che Gmail, Yahoo mail e Hotmail hanno spazio illimitato per ricevere email, direi che questa persona non si sta aggiornando ai tempi. Spesso però è anche colpa di chi invia la mail perchè magari, pensa di condividere le foto delle vacanze spedendole per posta elettronica.
Inviare allegati pesanti senza avvertire (come un gruppo di foto) non era buona educazione già ai tempi dei modem 56K e non lo è nemmeno ora che si usano i telefoni per leggere le mail. Se abbiamo degli allegati grandi da mandare vi consigliamo di utilizzare uno dei Siti per inviare file grandi come allegati via Email da 2 a 30 GB.
L'IP del mittente è inserito una lista nera antispam
Questo problema può capitare se il proprio computer è stato colpito da un virus ed ha inviato, da solo, messaggi di posta elettronica pieni di pubblicità a tutta la rubrica. Alcuni server di posta come Gmail possono bloccare l'indirizzo IP della linea Internet impedendo a questo di inviare mail agli indirizzi gmail.com.
Per risolvere questo problema si può cambiare la postazione di invio, usare un altro computer o cellulare, appoggiandosi magari ad una connessione LTE o un'altra connessione di rete fissa. Se temiamo che il blocco sia stato causato da un virus ancora attivo sul PC, vi consigliamo di leggere la nostra guida Come rimuovere malware e virus dal computer infetto.
Il messaggio non arriva e non viene inviato alcun errore
In altri casi sono le misure di sicurezza dei server di posta aziendali che bloccano alcuni tipi di messaggi automaticamente, anche se essi fossero "innocenti", sulla base delle parole in esso scritte. Sono disposizioni antispam imposte dal provider Email che, possono filtrare le parolacce, termini di natura sessuale, numeri di telefono o di carte di credito, foto o altri testi.
Se la mail fosse importante si può chiedere la notifica di lettura, cosi da sapere se il messaggio viene letto oppure no. Se è tutto regolare e corretto e non è ancora possibile inviare una e-mail a qualcuno, non rimane che contattare un amministratore del server di posta se ci si trova in azienda oppure contattare il provider internet se si utilizza l'indirizzo fornito dallo stesso.
Altri problemi
- Perché la mail va in spam anche se l'indirizzo è giusto? Dipende spesso dal contenuto (uso eccessivo di maiuscole, link sospetti) o dalla reputazione dell'indirizzo IP di invio, non dall'esistenza del destinatario.
- Cos'è il Greylisting? È una tecnica di difesa antispam. Il server ricevente rifiuta temporaneamente il messaggio chiedendo di riprovare più tardi. I server legittimi riprovano in automatico dopo pochi minuti, quindi il messaggio arriverà solo con un po' di ritardo.
- Gmail blocca i nuovi domini? I domini registrati da meno di un mese sono osservati speciali. Inviare grandi volumi di posta da un sito appena nato porta quasi certamente al blocco o alla cartella spam.
- Posso risalire all'identità di chi possiede un'email? I servizi di "Reverse Lookup" sono sempre meno efficaci per via delle leggi sulla privacy (GDPR). Spesso l'unico modo per sapere chi c'è dietro un indirizzo è cercare quell'email su Google o sui social network.
Se il problema si verifica quando utilizziamo una vecchia casella di posta elettronica il consiglio è di abbandonare i servizi di posta limitati e quelli di aziende italiane e di usare uno tra Gmail, Hotmail o Yahoo! Mail che sono ricchi di funzioni, non vanno mai offline, non presentano praticamente mai dei disservizi (o sono comunque molto rari), non hanno limiti e sono velocissimi nel recapitare e nel ricevere messaggi.
Se invece cambiamo indirizzo email non si può pretendere che i contatti aggiornino manualmente la rubrica, meglio usare l'inoltro automatico e ricevere le mail che arrivano al vecchio indirizzo, sul nuovo ed abituare gradualmente gli altri a spedire messaggi sul nuovo account.
Il limite del "Catch-all" e i filtri di sicurezza
La verifica non è infallibile a causa della configurazione "Catch-all" (accetta tutto). Molte aziende impostano i loro server per accettare qualsiasi email indirizzata al loro dominio, per poi smistarla internamente o scartarla senza avvisare il mittente. In questi casi, i tool di verifica daranno esito positivo (l'email sembra valida), ma il messaggio potrebbe non essere mai letto da nessuno.
Inoltre, protocolli moderni come SPF, DKIM e DMARC hanno cambiato le regole del gioco. Se un'email torna indietro con errori legati alla "Policy Violation" o "Authentication", il problema non è il destinatario, ma la configurazione del mittente. Chi invia da domini proprietari deve assicurarsi di aver autenticato correttamente il proprio dominio, altrimenti Gmail e Outlook respingeranno i messaggi a prescindere dall'esistenza dell'indirizzo di destinazione.
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