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Eliminare i dati nascosti su Word per rimuovere riferimenti nei metadati

Ultimo aggiornamento:
I dati nascosti di un documento Office, scritto con Microsoft Word oppure anche con Excel o Powerpoint, sono quelli che non si vedono sul documento ma che si possono modificare, aggiungere o rimuovere cliccando sulle proprietà dello stesso oppure, su Office 2007, cliccando il tasto Prepara.
Tra questi cosidetti metadati, ci sono anche i commenti che si vedono quando si selezione l'opzione di visualizzazione relativa alle revisioni.

Nei metadati dei documenti Word quindi sono scritte informazioni circa l'autore, la società a cui appartiene, i commenti, la data di creazione e di modifica, il numero di revisioni, i collegamenti ipertestuali e tante altre cose.
Se quindi si prende un documento Word gia fatto per, ad esempio, usarne il template oppure per modificarlo e farlo proprio, spesso ci si dimentica di andare a verificare se esistono questi dati nascosti.

Quando si invia un documento per posta elettronica o per condivisione su siti di sharing, i problemi che possono sorgere sono: quelli relativi alla privacy per cui sarebbe buono impedire ad esempio che il nome dell'autore originario vada a finire in mani estranee ma c'è anche un problema di dimensione del documento che, se ricco di commenti e metadati, potrebbe diventare molto più pesante rispetto a cio che effettivamente si vede.

Per rimuovere questi metadati non ci vuole una procedura complicata o piratesca, basta soltanto cercarli uno ad uno dalle proprietà o dal menu revisione e cancellare tutto pezzetto per pezzetto.

Ma allora si fa molto prima con il programma Doc Scrubber che funziona soltanto per Microsoft Word e serve ad eliminare questi metadati.
Il software è compatibile con Windows 98, ME, NT, 2000 o Windows XP ed è molto semplice da usare con soli due pulsanti, uno per analizzare e uno per lo Scrub ossia la pulizia e rimozione di tutte le informazioni nascoste alla vista e alla stampa.

Può essere utilizzato anche su tanti documenti assieme se sono raggruppati dentro la stessa cartella.

Per impostazione predefinita viene creata una copia del documento pulita dai metadati (quindi l'originale con tutti i riferimenti rimane e non viene cancellato).
Questa impostazione si può anche cambiare ed è anche possibile scegliere di non rimuovere tutti questi dati nascosti ma soltanto quelli selezionati manualmente dopo l'analisi.

Tra le opzioni è anche possibile azzerare i metadati facendoli tornare ai valori predefiniti, come ad esempio, il numero di revisione a 1 e il tempo totale di modifica a 0.
Il menu stesso contiene due ulteriori opzioni per sostituire l'autore e la società con valori specificati dall'utente.

Per tutti coloro che lavorano con Word, cioè quasi tutti gli impiegati negli uffici, questo strumento è molto consigliato visto che è gratuito e che funziona bene per velocizzare un procedimento antipatico che spesso viene dimenticato e sottovalutato.

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2 Commenti
  • blue
    1/7/14

    Se voglio eliminare manualmentei dati del file, come hai spiegato, basta andare nelle "proprietà" del file e cambiare quello che ci interessa, ma mi chiedo: perchè non è possibile modificare il nome dell'autore?

    Se invece uso questo programma, posso solo eliminare i dati o anche modificarli, per es. cambiando il nome dell'autore?

  • Claudio Pomes
    1/7/14

    esatto puoi fare più modifiche