Eliminare dati nascosti dai file Word prima di inviarli

Come eliminare i metadati di un documento Word, tutte le proprietà, revisioni, autore ed i dati nascosti

Mandate un preventivo a un nuovo cliente, lui apre il file e, per sbaglio, gli compaiono a lato tutte le vecchie revisioni del testo. Magari scopre che avevate copiato il documento da un altro lavoro, oppure legge un commento interno in cui il vostro collega criticava il progetto. È un incubo professionale che capita molto più spesso di quanto si creda. I documenti di testo memorizzano in silenzio una quantità impressionante di informazioni invisibili, come il nome di chi ha creato il file, quanto tempo ci ha lavorato sopra e, soprattutto, i pezzi di testo cancellati.

Per evitare disastri e proteggere la propria privacy prima di allegare un documento a una mail, bisogna fare una vera e propria bonifica. Non basta cancellare le parole sullo schermo, serve uno strumento di pulizia profonda.

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La funzione Ispeziona Documento di Word

Microsoft ha inserito un sistema per scovare queste tracce, ma l'ha messo in un menu che quasi nessuno usa. Non è un'opzione di salvataggio, ma si trova nelle informazioni generali del file. Immaginatelo come un aspirapolvere che tira fuori tutta la polvere invisibile rimasta tra le righe del testo.

Per usarlo, aprite il documento e andate in alto a sinistra su File e poi cliccate su Informazioni. Lì vedrete un pulsante chiamato Verifica documento (di solito ha l'icona di una lente o di un lucchetto). Cliccateci e scegliete la voce Ispeziona documento. Word vi mostrerà una lista di cose da controllare. Assicuratevi che siano selezionate queste voci:

• Commenti, revisioni e versioni: qui è dove si nascondono i commenti dei colleghi o le modifiche che pensavate di aver cancellato.
• Proprietà del documento e informazioni personali: è la sezione che dice al mondo chi ha creato il file e quando.
• Dati XML e Testo nascosto: sono informazioni tecniche e frasi formattate per non essere stampate, ma che restano nel file.

Dopo aver premuto Ispeziona, Word vi dirà cosa ha trovato. Se vedete dei punti esclamativi rossi, cliccate su Rimuovi tutto. Occhio però a un dettaglio fondamentale: questa operazione è definitiva. Non potete usare il tasto "annulla" (CTRL+Z) per recuperare i dati rimossi. Il consiglio è di salvare una copia di backup del file originale e fare la pulizia solo sulla versione che dovete spedire.

Togliere l'autore senza nemmeno aprire il file

Se avete una cartella piena di documenti e volete togliere il nome dell'autore a tutti velocemente, non c'è bisogno di aprire ogni singolo file. Windows permette di fare una pulizia "esterna", che è un po' come togliere l'etichetta da una bottiglia senza doverne svuotare il contenuto.

Basta selezionare i file nella cartella, cliccare col tasto destro e scegliere Proprietà. Andate nella scheda Dettagli e in basso troverete la scritta azzurra Rimuovi proprietà e informazioni personali. Qui potete scegliere di rimuovere solo alcune voci (come il nome dell'autore o la data di creazione) o di creare una copia del file totalmente anonima.

Questo metodo è rapidissimo, ma ricordate che pulisce solo l' "involucro" del file. Se dentro il testo ci sono ancora dei commenti o delle revisioni, quelli rimarranno lì. Per una sicurezza totale, dovete usare sia questo metodo che l'ispezione interna di Word.

Programmi esterni e il trucco per i più curiosi

Quando i documenti sono molti o includono anche dei PDF (che spesso ereditano tutta la "sporcizia" dai file Word originali), la rotta di Navigaweb suggerisce di affidarsi a piccoli software esterni che fanno tutto in un colpo solo. Un'ottima scelta gratuita è ExifCleaner. È un programma semplicissimo: trascinate i file dentro la finestra e lui cancella istantaneamente tutti i metadati. È l'ideale da tenere sul desktop e usare come ultimo passaggio prima di allegare i file a una mail.

Se invece preferite qualcosa di più specifico per Office, esiste Doc Scrubber. È un software un po' datato nell'aspetto, ma funziona ancora benissimo su Windows 10 e 11. Analizza i documenti e vi permette di fare lo "scrub", ovvero una pulizia profonda. La cosa comoda è che vi permette di sostituire l'autore reale con un nome inventato, così il file non sembra vuoto, ma risulta comunque anonimo.

Volete la prova del nove per essere sicuri che non sia rimasto nulla? C'è un trucco da esperti. Cambiate l'estensione del vostro file da .docx a .zip. I file di Word sono in realtà delle cartelle compresse. Se aprite lo zip e andate nella cartella docProps, potete aprire i file core.xml con il Blocco Note. Se in quelle righe di codice vedete ancora il vostro nome o l'indirizzo del vostro PC, significa che la pulizia non è stata completa.

Attenzioni finali per non sbagliare

Ci sono tre trappole in cui cadono quasi tutti quando pensano di aver ripulito un documento.

• L'illusione del PDF: Molti pensano che salvare un file in PDF cancelli automaticamente i dati personali. Non è così. Il PDF copia quasi sempre l'autore e il titolo del file Word originale. Se volete un PDF pulito, dovete disattivare le "Proprietà documento" nelle opzioni di esportazione di Word.
• Le foto "spione": Se incollate una foto fatta col cellulare dentro Word, quella immagine conserva i metadati EXIF, che possono includere persino le coordinate GPS di dove è stata scattata. L'ispezione di Word non pulisce le foto interne; quindi, pulite le immagini con ExifCleaner prima di inserirle nel documento.
• Il metodo drastico: Se il file è stato stravolto da troppe persone e non vi fidate di nessun software, usate la "soluzione nucleare". Copiate tutto il testo, incollatelo nel Blocco Note (che distrugge ogni formattazione e metadato), e poi copiate quel testo pulito in un nuovo file Word. È faticoso perché dovete rifare i grassetti e i titoli, ma è l'unico modo per avere l'igiene digitale al 100%.

diario di bordo di Navigaweb

Nel tempo ho visto troppe persone fare brutte figure per colpa di un commento dimenticato o di un nome autore che non doveva apparire. Spesso pensiamo che basti premere "cancella", ma il software dietro le quinte è molto più insistente di noi. Il mio consiglio spassionato è di non fidarsi mai ciecamente delle funzioni automatiche. Quando il documento è davvero importante, io uso sempre il metodo del Blocco Note: preferisco perdere dieci minuti a sistemare l'impaginazione piuttosto che passare una serata a giustificare un errore imbarazzante davanti a un cliente. La privacy non è un optional, è una questione di professionalità.