Ordinare Dati con Filtri e Menu a Tendina in Excel, Calc e Fogli Google
Lavorare con fogli di calcolo disordinati trasforma qualsiasi analisi in un'operazione frustrante. Scorrere centinaia di righe per correggere errori di digitazione o cercare un singolo valore non è solo una perdita di tempo, ma un rischio concreto per l'accuratezza dei risultati. L'ordine strutturale dei dati è il requisito fondamentale per prendere decisioni corrette.
Per trasformare una griglia caotica in un database funzionale, ci affidiamo a due strumenti essenziali presenti in tutte le suite moderne: i menu a discesa, che standardizzano l'inserimento dei dati prevenendo errori alla fonte, e i filtri, che permettono di visualizzare solo ciò che serve in quel momento. Esaminiamo come applicarli su Microsoft Excel, Google Fogli e LibreOffice Calc, evidenziando le differenze chiave e le scorciatoie per lavorare meglio.
LEGGI ANCHE: Pulire Dati Excel: Testo, Numeri e Power Query1) Microsoft Excel: Convalida Dati e Tabelle
In Microsoft Excel, la creazione di un menu a tendina non ha un tasto diretto, ma passa per la funzione Convalida dati. L'errore più comune è creare elenchi statici che non si aggiornano. Per evitarlo, il primo passo consigliato è trasformare i dati di origine in una Tabella ufficiale premendo CTRL+T.
Creare un menu a discesa dinamico
Dopo aver selezionato la cella dove si vuole inserire il menu:
- Andare nella scheda Dati e cliccare sull'icona Convalida dati.
- Nel campo Consenti, selezionare Elenco.
- Nel campo Origine, è possibile scrivere le voci a mano separate da punto e virgola (es. Rosso;Verde;Blu), ma è preferibile selezionare un intervallo di celle esistente.
Se l'origine è una Tabella formattata, aggiungendo una nuova voce alla lista originale, il menu a discesa la includerà automaticamente senza dover rifare la procedura. Nelle versioni recenti di Microsoft 365, i menu sono diventati ricercabili: digitando le prime lettere nella cella, l'elenco si filtra automaticamente, velocizzando enormemente l'inserimento.
Filtri e Segmenti Dati
Per analizzare i dati, i filtri sono indispensabili. Si attivano dalla scheda Dati > Filtro, oppure con la scorciatoia da tastiera per professionisti: CTRL+MAIUSC+L. Questo comando attiva e disattiva le frecce nell'intestazione delle colonne istantaneamente.
Per chi vuole un'interfaccia più visuale, specialmente nelle dashboard, Excel offre i Segmenti dati (Slicers). Se i dati sono formattati come Tabella, andando su Progettazione Tabella > Inserisci segmento dati, si ottengono dei pulsanti interattivi che filtrano la tabella con un clic, molto più eleganti delle classiche tendine.
2) Fogli Google: Chip Intelligenti e Collaborazione
L'approccio di Fogli Google è fortemente orientato al design e alla collaborazione. Qui i menu a discesa sono evoluti nei cosiddetti "Chip intelligenti".
Chip colorati e gestione errori
Per inserire un menu, il percorso è Inserisci > Menu a discesa. Si apre una barra laterale destra molto intuitiva dove è possibile:
- Assegnare un colore di sfondo diverso a ogni opzione (es. Verde per "Approvato", Rosso per "Respinto").
- Scegliere tra lo stile "Chip" (pillola arrotondata) o "Freccia" (stile classico).
- Gestire le regole per i dati non validi: mostrare un avviso o rifiutare completamente l'input.
La modifica di una voce nel pannello laterale aggiorna istantaneamente tutte le celle che usano quella regola, rendendo la manutenzione del foglio molto rapida.
Collaborare senza disturbare: le Visualizzazioni Filtro
Il filtro classico (attivabile dal menu Dati > Crea un filtro) ha un difetto sui file condivisi: se lo attivate voi, la vista cambia per tutti i colleghi collegati. Per evitare il caos in ufficio, bisogna seguire la rotta di Navigaweb verso una gestione più avanzata: le Visualizzazioni filtro.
Accedendo a Dati > Visualizzazioni filtro > Crea nuova, si genera una vista temporanea che agisce solo sul vostro schermo. Potete salvare questa vista con un nome e persino condividere l'URL specifico con un collega, mostrandogli i dati già filtrati senza toccare la tabella principale per gli altri utenti.
3) LibreOffice Calc: Robustezza Open Source
Per chi preferisce una soluzione gratuita e offline, LibreOffice Calc offre strumenti solidi, anche se visivamente meno moderni.
Validità e ordinamento automatico
Per creare l'elenco, si va su Dati > Validità. Nella scheda Criteri, alla voce Permetti, si sceglie Elenco per inserire le voci manualmente (una per riga, non separate da virgole come in Excel) oppure Intervallo di celle per pescare i dati dal foglio. Una funzione molto utile di Calc, spesso assente altrove, è la casella "Ordina le voci in modo crescente": permette di visualizzare il menu in ordine alfabetico anche se i dati di origine sono disordinati.
Filtro Standard e Regolari Espressioni
Il Filtro automatico si attiva dal menu Dati e funziona come ci si aspetta. Tuttavia, la vera potenza di Calc risiede nel Filtro standard. Qui è possibile utilizzare le Espressioni Regolari (Regex) per creare criteri di selezione estremamente complessi, una funzionalità che in Excel richiede passaggi molto più articolati.
Il futuro: Formule Dinamiche al posto dei filtri manuali
L'evoluzione dei fogli di calcolo sta rendendo obsoleti i vecchi bottoni "filtro" per molte operazioni di analisi. Oggi, sia su Excel 365 che su Google Fogli, conviene imparare a usare la funzione =FILTRO() (o =FILTER()).
Questa formula estrae i dati che soddisfano i criteri e li proietta in un'altra area del foglio. A differenza del filtro manuale, che nasconde le righe, la funzione FILTRO crea una copia dinamica dei dati: se l'originale cambia, il risultato si aggiorna. È il metodo più pulito per creare report che non rischiano di essere modificati per errore.
Altro sui menù Excel
- Come fare menu a discesa dipendenti? È la tecnica per cui, selezionando "Regione" nel primo menu, il secondo mostra solo le "Province" di quella regione. In Excel si usa la funzione INDIRETTO; in Google Fogli si può fare, ma richiede una struttura dati organizzata specificamente per questo scopo.
- Posso filtrare per colore cella? Sì, sia Excel che Google Fogli permettono di cliccare sull'icona del filtro e scegliere "Filtra per colore". È utile per gestire scadenze evidenziate con la formattazione condizionale.
- Perché il filtro si ferma a metà tabella? Se c'è una riga completamente vuota in mezzo ai dati, il software potrebbe interpretarla come la fine della tabella. Per risolvere, selezionare manualmente tutta l'area (intestazioni comprese) prima di cliccare il tasto Filtro.
- Come rimuovere i duplicati? Non usare i filtri per questo. Esiste il comando dedicato Rimuovi Duplicati nel menu Dati, che elimina fisicamente le righe doppie lasciando una sola copia univoca.
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