Gestire le notifiche di Gmail su Android

Guida alla configurazione delle opzioni di notifica e sincronizzazione di Gmail su Android, creazione filtri ed etichette

Gmail è una delle applicazioni più scaricate e usate in tutto il mondo, un client per ricevere email molto potente e ricchissimo di funzioni per configurare la ricezione dei messaggio e la gestione della posta elettronica. Con tutte queste opzioni, può capitare di avere qualche problema e uno di quelli più diffusi e più particolari è legato alle notifiche dell'app Gmail su smartphone e tablet Android, che possono arrivare per la ricezione solo di alcuni messaggi e non di tutti oppure che possono arrivare due volte.
Siccome le notifiche sul telefono devono essere utili, in questa guida vi mostriamo come configurare Gmail su Android per ricevere le notifiche solo dei messaggi più importanti, lasciando invece non lette le email che sicuramente non sono urgenti e che possiamo anche leggere dopo (o non leggere mai!).
Non è quindi necessario attivare tutte le notifiche o controllare continuamente il telefono quando si è in attesa di una e-mail importante: dobbiamo solo impostare i filtri giusti, le etichette e le impostazioni di notifica appropriate in Gmail.
Con i passaggi che vi illustreremo qui di seguito potremo filtrare i messaggi importanti come urgenti e prioritari (verranno subito mostrati come notifiche dell'app) e filtrare i messaggi meno importanti come "non urgenti", scegliendo se visualizzare una notifica in ritardo oppure non visualizzarla affatto.

Come utilizzare il tag Importante

Il primo metodo per visualizzare solo le notifiche importanti su Gmail prevede l'utilizzo della funzione Importante, un tag speciale del servizio di posta Google che permette di filtrare subito le email prioritarie (da leggere subito) dalle email secondarie (che possiamo leggere in un secondo momento).
Per sfruttare subito questa funzionalità apriamo l'app di Gmail su Android, premiamo in alto a sinistra sull'icona con le tre linee, selezioniamo la categoria in cui sono presenti i messaggi importanti, apriamo uno di essi, pigiamo in alto a destra sui tre puntini e selezioniamo la voce Segna come Importante.


Accanto al nome dell'email comparirà una piccola punta di freccia gialla: d'ora in avanti i messaggi provenienti da questo destinatario o che presentano contenuti simili verranno subito notificati all'utente, indipendentemente dalla categoria a cui appartengono.
Ovviamente per rendere efficace questo tag dobbiamo rimuoverlo sulle email non prioritarie, ripetendo i passaggi visti poco fa e premendo sulla voce Segna come Non importante.

Come utilizzare le categorie di Gmail

Un altro metodo efficace per ricevere subito le email più importanti prevede la configurazione avanzata delle categorie di Gmail, che possono essere modificate a piacere aprendo l'app, premendo in alto a sinistra sull'icona con le tre linee, premendo su Impostazioni, poi sul nome della nostra casella email e pigiando infine su Categorie della Posta in arrivo.


Rimuovendo la spunta alle categorie indicate esse non compariranno più nella casella della posta appena arrivata, così da assegnare velocemente un livello di priorità più basso (possono sempre essre lette in un secondo momento aprendo la categoria disattivata).

Come gestire le etichette di Gmail

Parallelamente alle categorie possiamo configurare anche le etichette, così da scegliere da quali ricevere una notifica per ogni nuova email e quale invece diminuire la priorità, scegliendo di raggrupparle in un unico avviso.
Per gestire le etichette portiamoci nuovamente nel menu Impostazioni, premiamo sul nome della nostra casella email quindi apriamo il menu Gestisci etichette.


Premiamo su ogni singola etichetta e assicuriamoci di spuntare le voci Aggiungi alle etichette e Notifica per ogni messaggio.
Ovviamente rimuoviamo le spunte dalle etichette che non ci interessano o di cui non vogliamo ricevere notifiche, così da essere avvisati solo per le email urgenti o di fondamentale importanza.

Come creare filtri personalizzati

Già avevo scritto la guida per impostare filtri ed etichette in Gmail parlando di quanto siano importanti per smistare e organizzare la posta in arrivo. Per creare filtri ed etichette è necessario usare la versione web di Gmail dal computer. Per creare un'etichetta apriamo la nostra pagina personale di Gmail, apriamo l'email da cui partire per creare un filtro, premiamo in alto a destra sui tre puntini (accanto al titolo dell'email) e selezioniamo Filtra i messaggi di questo tipo.


Il filtro sarà già impostato secondo il mittente di quella email, ma può essere modificato come si vuole, indicando magari una parola presente nell'oggetto o nel corpo del messaggio oppure scegliendo una delle etichette o categorie già presenti (così da avere la certezza di ricevere una notifica dall'app per Android).
Dopo esserci assicurati di aver realizzato il filtro desiderato premiamo su Crea Filtro, così da aprire la schermata in cui impostare un'etichetta o una categoria prioritaria (ossia quelle che permettono di ricevere subito le notifiche).


Per esempio possiamo spuntare la voce Contrassegna sempre come importante, Applica categoria oppure Applica etichetta, scegliendo anche la categoria o l'etichetta giusta da assegnare. Prima di concludere spuntiamo anche la voce Applica il filtro anche a X conversazioni precedenti quindi premiamo su Crea filtro.
I nuovi messaggi e-mail che corrispondono ai criteri di filtro verranno automaticamente classificati come prioritari e riceveremo subito le notifiche; se invece non vogliamo essere bombardati dalle email inutili, possiamo creare un filtro simile ma spuntando la voce Non contrassegnare mai come importante, così da ridurre drasticamente le notifiche fastidiose sull'app Gmail per Android.

Se riceviamo spesso dei messaggi fastidiosi che non vogliamo mai leggere ma che preferiamo non postare nello spam, creiamo un filtro basato su questi messaggi e spuntiamo le voci Ignora posta in arrivo (Archivia) e Segna come già letto: non riceveremo mai nessuna notifica da essi, anche se continueremo a riceverle (per essere visualizzate dovremo portarci nella categoria Tutti i messaggi).

Conclusioni

Con le indicazioni viste in questa guida potremo gestire le notifiche di Gmail su Android come dei veri professionisti, filtrando e dando priorità alle email urgenti e che dobbiamo leggere subito (lavoro, studio, ufficio, università) da quelle che possiamo leggere con calma e da cui possiamo anche non ricevere nessun avviso sul telefono.

Sempre a tema di notifiche su Android vi invitiamo a leggere le nostre guide su come Bloccare le notifiche Android o limitarle solo per alcune app e la Guida alla barra notifiche Android.