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Ordinare la posta in arrivo con filtri e alias in Gmail per gestire le E-mail ricevute

Pubblicato il: 28 gennaio 2013 Aggiornato il:
4 trucchi per gestire la posta in arrivo in Gmail usando i filtri, le etichette e gli alias per tenere organizzati le Email ricevute
Gmail posta in arrivo Il tempo passa, nuovi sistemi di comunicazione nascono e muiono, ma il principale da ormai più di un decennio è sempre lo stesso, le E-mail.
Oggi però anche i servizi per la ricezione delle Email si differenziano tra quelli moderni ed innovativi, con opzioni per organizzare la posta in vari modi e quelli antiquati, identici a quelli di dieci anni fa, senza nessun miglioramento.

LEGGI ANCHE: I migliori siti gratuiti di posta elettronica dove creare un indirizzo Email

Google Mail, detto Gmail, è, certamente, il servizio di posta elettronica via web più potente e ricco di opzioni quindi, per chi ha difficoltà a gestire la posta in arrivo, in questo articolo vediamo alcuni trucchi importanti e da conoscere per semplificare la gestione delle nuove Email ricevute.
Si tratta di impostare un sistema automatizzato per riordinare la posta perchè, si sa, se si lascia tale compito alla mano dell'utente, nonostante ogni sforzo, si finirà per perdere inevitabilmente la guerra col disordine.
Per automatizzare la casella di posta Gmail in modo che non ci si debba preoccupare di perdere messaggi ed Email importanti, si possono seguire questi 6 suggerimenti, usando le funzioni interne del sito google mail.

Questo è un compendio alla guida completa di Gmail.

1) Usare filtri ed etichette per gestire in modo automatico la ricezione dei messaggi in arrivo.
Di questo avevo già parlato, in passato, in un articolo guida generale per creare filtri Email su Yahoo Mail, Hotmail e altri servizi di posta compreso Gmail.
Sapere come creare filtri in Gmail è fondamentale per crearne di nuovi ogni volta si riceve un nuovo messaggio nella casella di posta in arrivo che non viene catalogato automaticamente.
Se quindi si hanno tutti i messaggi ricevuti elencati in ordine cronologico, ma senza alcuna differenziazione, è ora di creare filtri ed etichette per ordinare la posta in varie cartelle a seconda del mittente, dell'oggetto o di altri criteri.
Trattandosi di etichette, i messaggi non vengono, in realtà, spostati dalla lista generale della posta in arrivo ma, semplicemente, filtrati e distinti nel gruppo, rendendoli più facili da trovare e cercare.
Le etichette vengono elencate sul lato sinistro della pagina, nel menu di Gmail.

Quando si riceve un nuovo messaggio e-mail nella posta in arrivo che non ha un'etichetta, aprirlo o selezionarlo e poi premere sul tasto delle etichette, quello vicino al pulsante "Altro" per crearne una nuova.
Idealmente, ad ogni messaggio ricorrente andrebbe applicata un'etichetta.
Ad esempio, alle notifiche Facebook si applica un'etichetta, alle mail della newsletter di Navigaweb si applica un'altra etichetta, ai messaggi di lavoro un'altra e così via.
Una volta creata la nuova etichetta per un messaggio, per fare in modo che tutti i prossimi in arrivo simili a quello siano etichettati allo stesso modo in modo automatico, aprire l'email, premere sul tasto "Altro" e, nell'elenco a discesa, premere su "Filtra i messaggi di questo tipo".
In questo modo si crea automaticamente e velocemente una regola per cui, a tutti i messaggi provenienti dallo stesso indirizzo Email oppure sia abbinata l'etichetta creata.
Il filtro si può modificare scegliendo un diverso criterio come, ad esempio, se contiene una specifica parola nell'oggetto oppure se non la contiene o se il messaggio ha o no un allegato.

Premere quindi su "Crea filtro con questa ricerca" e scegliere l'azione finale che può essere, appunto, di applicare a quei messaggi un'etichetta scelta già esistente o nuova.
Nel Filtro, si possono anche scegliere più azioni simultanee tra quelle disponibili; ad esempio, rispondere in modo predefinito, ignorare il messaggio, segnarlo come già letto o come importante.
Ad esempio, le mail puramente informative che non è necessario aprire e leggere, possono essere ignorate ed archiviate, mentre quelle delle newsletter automatiche possono essere segnate come già lette ed etichettate solo per ritrovarle quando serve.
Creare una risposta predefinita per tutti i messaggi ricevuti in Gmail di un certo tipo può essere la mossa migliore per alleggerire il carico di lavoro quando si fa monotono o per far sapere al mittente che il messaggio è stato ricevuto e gli sarà risposto presto.
Dopo aver creato il filtro, è importante ricordarsi di mettere la crocetta all'opzione Applica il filtro anche ai messaggi corrispondenti per fare in modo che la regola sia retroattiva e valga anche per i messaggi già ricevuti in passato.

AGGIORNAMENTO: Su Gmail ora le Email sono organizzate in schede e categorie speciali

2) Inviare o ricevere allegati su Gmail con Skydrive, Dropbox, Box e Google Drive è un ottimo modo per evitare che gli allegati occupino troppo spazio in Gmail.
Inoltre, senza installare plugin, come visto nelle novità di Dicembre, con Gmail si possono inviare file allegati fino a 10 GB.

3) Convertire le Email in attività nel calendario
Una delle cose più interessanti di Gmail è la sua integrazione con Google Tasts e Google Calendario.
Se si apre un'email, premendo sul menu Altro in alto, si può scegliere di creare un'attività legata al messaggio selezionato.
Purtroppo non si può automatizzare la creazione di attività pianificate basate sulle email ma si può sempre creare un filtro e dare l'etichetta "possibili attività" ai nuovi messaggi in arrivo.
LEGGI ANCHE: Guida a Google Tasks per creare liste di attività, eventi e appuntamenti online

4) Distinguere i messaggi in arrivo in base all'indirizzo email di ricezione.
E' importante notare che il filtro in Gmail si può utilizzare anche distinguendo i messaggi in arrivo sulla base dell'indirizzo di posta a cui la mail è stata inviata.
Questo tipo di filtro è utile, per esempio, se si sta usando Gmail come sito dove ricevere anche i messaggi di altre caselle di posta.
Ancora meglio, è possibile usare questa opzione di filtro con gli Alias di Gmail.
Per un indirizzo Gmail ci sono infiniti Alias.
Ad esempio, se l'indirizzo di posta fosse pomhey@gmail.com, gli alias sono pomhey+parola@gmail.com
Ad esempio, si può indicare come indirizzo di Facebook pomhey+facebook@gmail.com oppure si può dare come indirizzo di lavoro pomhey+lavoro@gmail.com.

In altri articoli, altri trucchi per tenere pulita e organizzata la posta in arrivo in Gmail:
- Rinviare la lettura di Email e mettere in pausa la ricezione
- Cancellarsi da newsletter ed email automatiche
- Filtri automatici per aggiornamenti sociali, avvisi e newsletter
- Guida alla ricerca avanzata delle mail in Gmail

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4 Commenti
  • Tiberio Roda
    4/10/13

    Bei consigli, grazie. Io vorrei fare un filtro gmail per mettere in una casella i soli messaggi che arrivano dagli indirizzi che ho in gmail, ma non riesco a trovare il sistema, è possibile?

  • Claudio Pomes
    4/10/13

    sul filtro metti da: @gmail.com

  • Flavio Vitella
    9/1/14

    Salve, finalmente ho creato grazie alla parola chiave "OR" tra le emails un potente filtro e sono riuscito a dare una grande sgrassata al mio account gmail!!! (Che peccato non funzioni la semplice ",")
    Ora però questa cosa non funziona se le emails arrivano non dall'account primario gmail che utilizzo ma da un account che confluisce in gmail come ad esempio il mio account email yahoo: le emails che mi arrivano e che comunque filtro in un'altra etichetta risultano comunque doppie! Esempio: il mio amico Francesco mi scrive sulla mia email di Yahoo: Quando andrò ad aprire GMail, ritroverò la sua email sia nella etichetta "Yahoo" che in quella "Amici"! Poiché sembra non funzionare in questi casi la spunta "Ignora Posta in arrivo (Archivia)" poiché derivante non dall'account Gmail ma da quello importato Yahoo!
    Come posso fare?!? Devo veramente poi scremarle una per una, non c'é lo stesso filtro automatico da poter creare?!?
    Help me!!!

  • Claudio Pomes
    9/1/14

    Con Ignora Posta in arrivo (Archivia) dici a Gmail di mettere quel messaggio in archivio, se questo non ha etichette si trova in "Tutti i messaggi", altrimenti lo trovi anche sotto le varie etichette.
    Se non vuoi proprio vederlo, senza però cancellarlo, devi mettere anche "Segna come già letto"