Quale posta mail è meglio usare tra Gmail e Outlook.com

Confronto tra i due servizi Email Outlook.com e Gmail per vedere qual è il migliore

Quando si vuol creare un nuovo indirizzo Email, la scelta del fornitore si riduce spesso ai due giganti del settore: Gmail di Google e Outlook.com di Microsoft. Ma concentrarsi solo su questi due significa ignorare un insieme vasto di opzioni che, per alcuni aspetti, possono offrire risposte migliori, soprattutto sul fronte della privacy e delle funzionalità specialistiche.

Gmail e Outlook.com sono sicuramente i migliori siti per creare un indirizzo Email, utilizzabili senza limitazioni e gratuitamente. Anche se si possono usare entrambi, è interessante scoprire le differenze, i pregi ed eventuali difetti.

Confronto tra i due Colossi dell'Email

Quando mettiamo a confronto Gmail e Outlook.com, stiamo in realtà parlando di due filosofie molto diverse, profondamente legate ai rispettivi ecosistemi, Google Workspace e Microsoft 365. La decisione tra l'uno e l'altro è quindi spesso la scelta di un intero ambiente di lavoro e vita digitale.

Organizzazione e Interfaccia Utente

L'esperienza visiva e di gestione è la prima differenza evidente tra i due sistemi. Entrambi hanno subito significative evoluzioni nel tempo per migliorare la leggibilità e l'efficienza.

Gmail e la Semplicità Intuitiva: Google ha da sempre puntato sulla *leggerezza* e sulla semplicità. L'interfaccia di Gmail è pulita e immediata, perfetta per chi vuole evitare distrazioni. Il sistema di organizzazione si basa sulle Etichette (Labels), che funzionano come dei tag flessibili: un messaggio può avere più etichette contemporaneamente, simulando di fatto l'essere in più "cartelle" senza doppietti. Questa impostazione, unita alla categorizzazione automatica (Principale, Social, Promozioni, ecc.), rende l'ordinamento dinamico e molto efficiente per la gestione di grandi volumi di posta.
Outlook.com e la Struttura Tradizionale: Outlook, erede storico di Hotmail, mantiene un approccio più fedele alla logica delle Cartelle tradizionali. Per chi proviene da vecchi client desktop o da ambienti aziendali, questa organizzazione può risultare più rassicurante e familiare. Un elemento distintivo è la *Posta in arrivo Evidenziata* (Focused Inbox), una funzione che utilizza algoritmi per separare i messaggi considerati più importanti (Evidenziata) da quelli secondari (Altra), cercando di aiutare a mantenere alta la concentrazione. Pur essendo utile, l'algoritmo non sempre è preciso, e l'approccio è meno granulare rispetto alle categorie di Gmail.

Spazio di Archiviazione e Intelligenza Artificiale

Entrambi offrono un buon quantitativo di spazio nella versione gratuita, ma il modo in cui viene gestito, e l'integrazione delle nuove tecnologie, definiscono il loro futuro.

L'archivio di Gmail offre 15 GB gratuiti, ma è fondamentale sapere che questo spazio è condiviso con gli altri servizi Google come Google Drive e Google Foto. Se si utilizza molto il cloud di Google per archiviare foto e documenti, lo spazio per l'email si ridurrà rapidamente. Al contrario, Outlook.com offre 15 GB gratuiti specifici per la casella di posta, a cui si aggiungono 5 GB separati per OneDrive. Questo approccio può essere visto come un vantaggio per gli utenti che desiderano mantenere separati lo spazio email e quello cloud, fornendo maggiore chiarezza sul consumo di risorse.

Il futuro di entrambe le piattaforme è dominato dall'Intelligenza Artificiale. Google sta integrando funzionalità di scrittura assistita e riassunto via Gemini (la sua IA), mentre Microsoft sta potenziando le sue capacità con Copilot integrato, che offre riassunti, composizione personalizzata e pianificazione di eventi direttamente dalla casella di posta. L'IA sta trasformando la casella in un *ambiente di lavoro decisionale*, passando dall'essere un semplice contenitore a un vero e proprio assistente.

Un Breve Sguardo a iCloud Mail

Per gli utenti che sono saldamente ancorati all'ecosistema Apple (iPhone, iPad, Mac), iCloud Mail è la terza opzione da considerare. Sebbene meno ricco di funzionalità avanzate rispetto ai suoi concorrenti, è rinomato per la sua interfaccia pulita e per la sua profonda integrazione con le impostazioni di sicurezza e privacy di Apple, come l'opzione di nascondere l'indirizzo email con *Nascondi la mia email*. Lo spazio gratuito è limitato a 5 GB, ma, come per Google, è condiviso con foto e backup del dispositivo. La sua forza non è nella funzionalità, ma nella perfetta, quasi invisibile, integrazione con tutti i prodotti della Apple.

Perché scegliere Outlook

Uno dei pregi maggiori di Outlook è la sua integrazione con le app Office, il servizio Microsoft OneDrive e con Windows.
Grazie al collegamento tra l'account Outlook e Onedrive è possibile caricare e condividere documenti, foto, video o altri file senza dover ingombrare lo spazio riservato alla posta elettronica. Grazie all'integrazione con Windows 11 è possibile ricevere le Email nell'app di Posta senza dover fare altre configurazioni, tramite lo stesso account usato per accedere a Windows 11.
Con Outlook.com inoltre, ogni allegato viene caricato in OneDrive e può essere visualizzato velocemente, senza dover cercare la mail inviata o ricevuto. Inoltre con Outlook.com si possono inviare allegati senza limiti in uno stesso messaggio, così da poter inviare anche molti documenti insieme.

Outlook permette di aprire ogni documento Word, Excel o Powerpoint ricevuto in posta, tramite Office online, una versione dei programmi Office utilizzabile online e gratuitamente per visualizzare e modificare i documenti, senza mai lasciare la casella di posta. Questa funzionalità è posseduta anche da Gmail che permette di modificare i documenti ricevuti tramite Google Docs ma su Outlook.com i documenti Office vengono automaticamente elencati in una cartella speciale. Inoltre con Outlook.com si può modificare il documento ricevuto e rispondere al mittente direttamente dal menu File di Office Web Apps con un'integrazione nettamente migliore.

Microsoft ha migliorato notevolmente il livello di controllo dello spam con la tecnologia del filtro SmartScreen di Windows: mentre prima passava davvero di tutto, ora la maggioranza delle email di spam viene bloccata senza nemmeno mostrare un notifica, così da lasciare la nostra cartella di posta sempre molto pulita. Outlook inoltre filtra automaticamente i messaggi ricevuti dalle newletter, spostandoli nella relativa cartella. Le categorie di Outlook sono l'equivalente delle etichette di Gmail e non ho visto grandi differenze tra i due in questo.

Outlook funziona benissimo su tutti i principali smartphone tramite l'app dedicata per Android e iPhone, offrendo sincronizzazione bidirezionale delle e-mail, del calendario e della rubrica.

Tra le funzioni più utili di Outlook troviamo l'integrazione con Microsot Teams, così da poter subito contattare i colleghi e gli amici mentre riceviamo le email o inoltrarle subito ad un team o durante un meeting.

Outlook offre autenticazione a due fattori e permette anche di creare password specifiche da usare per le applicazioni esterne che usano il login con indirizzo.

Outlook è anche legata all'IA Copilot che funziona bene nel riassumere le Email e fornire un supporto alla scrittura.

Perché scegliere Gmail

Gmail è diventato popolare in questi anni grazie alla sua semplicità, alla sua immediatezza e all'integrazione con altri servizi Google, in primis gli account con cui possiamo scaricare le app su Android (essendo sempre lo stesso account, molti usano solo Gmail come account di posta perché già pronto all'uso).

Tra le funzioni che permettono a Gmail di essere tra i migliori servizi di posta spicca sicuramente l'integrazione con le app Google Workspace, con Gemini IA, e con Google Documenti, che permette quindi di modificare tutti i nostri documenti direttamente dal client di posta e di salvare i nuovi su Google Drive, anch'esso legato a doppio filo con Gmail.

Altra funzione apprezzata di Gmail è la sua innovativa gestione delle etichette e delle categorie, che permette di organizzare al meglio tutte le email che riceviamo e di decidere la priorità delle email, così da ricevere subito quelle urgenti e di ignorare quelle secondarie (che possiamo comunque leggere in un secondo momento).

Gmail è famosa per il suo potente filtro antispam, in grado di bloccare praticamente qualsiasi messaggi indesiderato o di phishing grazie alle segnalazione degli utenti e al sistema d'analisi del contenuto contenuto nel messaggio (euristica): il filtro è talmente efficace che a volte è necessario controllare la cartella spam per evitare che ci finisca dentro qualche messaggio importante o qualche ricevuta.

Altra funzionalità apprezzata di Gmail è la creazione degli alias migliore di Outlook, cosa molto utile per camuffare il proprio indirizzo e iscriversi a vari servizi senza ricevere le fastidiose newsletter indesiderate.

Lato sicurezza troviamo l'accesso a due fattori di Google e il sistema di identificazione della cifratura: con quest'ultimo sistema possiamo verificare subito se è un'email ricevuta è crittografata oppure no controllando il piccolo lucchetto presente accanto al nome del mittente.

Sintesi e Aspetti Critici per la Scelta

I due servizi sono praticamente simili ed è difficile scegliere uno rispetto all'altro: per comodità possiamo utilizzare Outlook per lavoro e Gmail per ricevere le nostre email personali, ma possiamo benissimo fare il contrario o utilizzare solo uno dei due. La scelta finale non si basa su un "vincitore" universale, ma dipende strettamente dalle *esigenze* dell'utente. Se la vostra quotidianità ruota attorno ai software di produttività di Microsoft, l'integrazione di Outlook con Microsoft 365 è ineguagliabile. Se invece si preferiscono le applicazioni web di Google e la sua organizzazione dinamica, Gmail rimane la scelta logica.

Un elemento di polemica spesso trascurato nel confronto tra i due grandi è la gestione dello spazio condiviso. La scelta di Google di far confluire email, foto e documenti in un unico contatore da 15 GB, costringendo di fatto l'utente ad acquistare spazio aggiuntivo in caso di utilizzo massivo di uno solo dei servizi, può essere visto come un costo nascosto o un modo per limitare la vera gratuità del servizio. Microsoft, offrendo 15 GB per l'email e 5 GB separati per OneDrive, è in questo senso leggermente più trasparente per l'utente base.