Planner Settimanale e Agenda Annuale personale con Word
Word, noto programma di videoscrittura di Microsoft e appartenente oggi ad Microsoft 365, può anche essere utilizzato per creare un calendario personalizzato; è, infatti, possibile progettarne uno da zero o sceglierne uno dalla libreria di modelli appartenente allo stesso Word.
Nonostante l'abbondanza di servizi online, la soluzione più versatile e rapida per ottenere un documento pronto da stampare e completamente personalizzabile resta il fedele Microsoft Word. Questo programma di videoscrittura nasconde, infatti, funzionalità specifiche che permettono di creare calendari personalizzati di ogni tipo, dal quello annuale con immagini a quello settimanale per gli impegni.
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I due percorsi: modelli predefiniti o creazione manuale
La scelta del metodo dipende interamente dal tempo che si desidera investire e dal grado di personalizzazione richiesto. Partire da un modello è la strada per chi cerca velocità, mentre la creazione ex novo è per chi ha esigenze grafiche particolari e non vuole compromessi.
1) Usando un modello predefinito
La via più semplice è sfruttare la vasta libreria di modelli grafici messi a disposizione direttamente da Microsoft. Questi template sono già impostati con le tabelle e le formule per le date, eliminando quasi del tutto il lavoro di formattazione. È consigliato preferire i modelli che sono dinamici, ovvero che permettono di cambiare l'anno o il mese con un solo click, rendendo il documento perpetuo.
Per avviare la procedura occorre aprire Microsoft Word e, dalla schermata iniziale, digitare la parola chiave calendario nella barra di ricerca. Verranno visualizzati molti modelli tra cui scegliere.
Cliccando sul modello desiderato, il programma chiederà la conferma e lo scaricherà automaticamente aprendo un nuovo documento pronto per la modifica. Se la selezione integrata in Word non è sufficiente, per trovare un'offerta ancora più ampia, possiamo usare i modelli Calendario di Microsoft Create che contiene una selezione di template spesso più recenti e dettagliati.
2) Creare la struttura da zero
Creare un calendario da zero con Word richiede un investimento maggiore di tempo, ma garantisce un controllo totale sulla struttura e sul *design* finale. L'elemento cruciale di questo percorso è l'inserimento e la corretta formattazione di una Tabella.
Per prima cosa occorre aprire Microsoft Word sul proprio computer. All'interno della pagina che si apre, cliccare su File e poi su Nuovo Documento, per avere un foglio bianco su cui lavorare.
Occorre ora inserire la tabella cliccando sull'opzione Tabella all'interno della scheda Inserisci. Apparirà un menu a tendina e sarà necessario disegnare una griglia di 7 colonne e 6 righe (7 colonne per i giorni della settimana, 6 righe per i giorni del mese, sufficienti per qualsiasi giorno).
Formattazione e regolazione degli spazi
Inserita la tabella, è necessario definire l'altezza delle celle. Per regolare le dimensioni dei quadrati, occorre cliccare sull'icona a quattro frecce che appare nell'angolo in alto a sinistra della tabella per selezionarla interamente.
Selezionare Proprietà tabella dal menu che appare. Si aprirà una nuova finestra, all'interno della quale occorrerà cliccare sulla scheda Riga, selezionare la casella accanto alla voce Specifica altezza e inserire l'altezza voluta (ad esempio 2 cm) scegliendo l'opzione Esattamente. Cliccare ora su Ok.
Per rendere le colonne perfettamente uniformi, è consigliato selezionare la tabella, recarsi sulla scheda Layout (Strumenti Tabella) e cliccare su Distribuisci Colonne. Il programma regolerà la larghezza in base alla pagina.
Inserimento di mese e giorni
I passaggi successivi riguardano l'inserimento dei contenuti:
Unisci celle per il titolo: Selezionare le righe superiori che si desidera dedicare al nome del mese e cliccare con il pulsante destro del mouse per scegliere Unisci celle.
Intestazioni: Inserire il nome del mese, l'anno e i giorni della settimana (es. Lun, Mar, Mer...) nelle righe iniziali, formattando il testo con l'allineamento e lo stile desiderato.
Giorni del mese: Inserire infine i numeri dei giorni in ciascuna casella.
Una volta terminato il primo mese, i passaggi andranno ripetuti per ogni mese dell'anno. Un suggerimento è quello di completare un mese in termini di design e copiare e incollare la tabella le undici volte necessarie, modificando solo le date e i titoli.
Personalizzazione e Risorse Esterne
Una volta che la struttura del calendario è definita, il vero valore aggiunto è dato dagli elementi di personalizzazione che lo rendono unico.
Integrare testo e immagini in libertà
Per posizionare il nome del mese o una fotografia in modo libero sulla pagina, al di sopra della tabella, utilizziamo sempre le Caselle di testo (Inserisci > Casella di testo). Una volta inserita la casella, è fondamentale rimuovere lo sfondo e il contorno (dalla scheda Formato forma) in modo che non si noti. Questo permette di posizionare il testo senza interferire con la griglia.
Analogamente, per le foto: dopo averle inserite (*Inserisci > Immagini*), è essenziale fare clic con il pulsante destro, selezionare Testo a capo e scegliere l'opzione Davanti al testo. In questo modo, l'immagine può essere spostata in qualsiasi punto della pagina senza che il layout del calendario venga alterato.
Alternative e consigli per la stampa
Seguendo la rotta di Navigaweb verso la massima efficienza, è utile sapere che esistono alternative esterne che offrono template pronti all'uso, spesso con un design più curato di quanto non sia disponibile nel pacchetto standard di Word. Per esempio, The Good Docs presenta una collezione di template per Word con un design minimale e professionale.
Infine, per garantire che il layout del calendario non cambi in fase di stampa, specialmente se sono stati usati elementi complessi come caselle di testo e immagini mobili, è sempre consigliabile esportare il file in formato PDF (dal menu *File > Salva con nome > Formato PDF*). Questo passaggio finale garantisce l'integrità del design su qualsiasi stampante.
Altre domande comuni sull'argomento
- Come si sposta l'inizio della settimana su Lunedì?
La maggior parte dei modelli predefiniti è modificabile. Nella creazione manuale, basta cambiare l'ordine delle intestazioni nella prima riga della tabella (es. far partire l'elenco con "Lun" anziché "Dom"). - Si possono inserire festività automatiche?
Nei modelli base di Word questa funzione non è disponibile automaticamente. È necessario scegliere i modelli più avanzati (spesso contrassegnati come "Calendario con Macro") presenti nella libreria di Microsoft Create. - Quali sono le alternative più usate per calendari stampabili?
Oltre a Word e Excel, molti professionisti utilizzano il servizio online Canva, che mette a disposizione decine di modelli gratuiti per calendari che si possono personalizzare e scaricare in alta risoluzione per la stampa.
Con un po' di attenzione alla formattazione e una scelta oculata del modello di partenza, è possibile ottenere un calendario su misura con una qualità professionale, partendo da uno strumento che tutti abbiamo a disposizione: Microsoft Word.
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