Creare PDF su Mac con Anteprima, Automator e opzioni di sistema

Guida per la creazione di documenti in formato digitale PDF sul tuo Mac. Dalle opzioni di sistema integrato all'uso di Anteprima e Automator

Per creare nuovi file PDF su Mac non dobbiamo per forza di cose acquistare una licenza d'uso per Adobe Acrobat Reader, ma possiamo utilizzare svariati strumenti per ottenere comunque degli ottimi file PDF pronti da essere condivisi via email o via chat aziendale, partendo da un documento aperto in un altro formato (per esempio i file in formato DOC o DOCX).

Chi passa da un PC Windows a un computer Apple spesso cerca la familiare funzione "Stampa su PDF" o una "stampante virtuale" dedicata e non la trova immediatamente. Il *problema* è che il sistema macOS gestisce la creazione di documenti digitali in modo diverso e molto più elegante, nascondendo la vera potenza dell'opzione in un menu a tendina all'interno della finestra di stampa.

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Il metodo nativo: la conversione integrata in MacOS

Su macOS, non esiste una "stampante PDF" da selezionare, ma un'opzione integrata nel pannello di stampa di qualsiasi applicazione, che sia Safari, Pages, o un programma di terze parti.

Per trasformare qualsiasi documento, pagina web o immagine in un documento PDF, la procedura è standard e immediata:

1. Aprire il documento desiderato (ad esempio, un'email, una pagina di testo, o una foto).
2. Andare nel menu File e selezionare l'opzione Stampa... (oppure utilizzare la scorciatoia da tastiera ⌘ + P).
3. Nella finestra di Stampa che compare, cercare e fare clic sul menu a tendina in basso a sinistra, generalmente etichettato PDF.
4. Selezionare l'opzione Salva come PDF....
5. Si aprirà una nuova finestra che permette di scegliere il nome del file e la sua destinazione sul disco.

Questa funzione, che Apple chiama Salva come PDF, è l'equivalente della vecchia "stampa virtuale" di altri sistemi operativi. Non si limita a salvare, ma sfrutta il motore di stampa del sistema per "fotografare" il documento esattamente come apparirebbe su carta e trasformarlo in un file PDF.

Opzioni Avanzate del Menu PDF

Il menu PDF nasconde altre funzioni molto comode che possono far risparmiare tempo e passaggi inutili, spesso ignorate dagli utenti:

• Apri in Anteprima: Invece di salvare il file direttamente, l'opzione Apri in Anteprima genera il PDF e lo apre subito nell'applicazione Anteprima (Preview), pronta per ulteriori modifiche, come l'aggiunta di annotazioni, la combinazione con altri documenti o la modifica dell'orientamento. Questo è un modo rapidissimo per iniziare subito a lavorare sul documento digitale appena creato.
• Invia PDF per email: Se l'intenzione è inviare il file appena creato, l'opzione Invia PDF per email genera il documento e allega automaticamente il file in una nuova mail pronta da inviare, senza dover prima salvarlo e poi cercarlo per l'allegato.

Queste scorciatoie sono segnali che Apple considera il PDF non solo un formato di salvataggio, ma parte integrante del flusso di lavoro quotidiano.

Usare Anteprima nella gestione PDF

L'applicazione Anteprima, inclusa in macOS, è un vero e proprio coltellino svizzero per la gestione dei PDF e delle immagini. Spesso, il problema non è creare il documento, ma gestirlo dopo la creazione, e qui Anteprima si rivela fondamentale, gestendo operazioni che normalmente richiederebbero programmi a pagamento.

Unire e dividere documenti

Per unire più documenti PDF in un unico file, o per combinarli con immagini:

1. Aprire tutti i file con Anteprima.
2. Assicurarsi che la barra laterale con le miniature delle pagine sia visibile (Vista > Miniature).
3. Per unire: semplicemente trascinare la miniatura di un PDF o di un'immagine (come un file PNG o JPEG) nella barra laterale dell'altro documento, nel punto desiderato.
4. Per dividere e creare un nuovo file con solo alcune pagine: selezionare le miniature delle pagine che si vogliono estrarre (utilizzando il tasto ⌘ per selezioni multiple) e poi trascinarle sul desktop. Automaticamente verrà creato un nuovo PDF contenente solo le pagine selezionate.

Proteggere i file e regolare la risoluzione

Quando si salva un PDF da Anteprima (o direttamente dal menu di Stampa), è possibile aggiungere una password per proteggerne l'accesso, garantendo che solo chi possiede la chiave possa aprire il documento. La funzione di compressione è meno ovvia, ma in Anteprima si può utilizzare l'opzione Esporta dal menu File e scegliere un filtro Quartz per ridurre le dimensioni, un aspetto cruciale quando si devono inviare via email documenti con molte immagini ad alta risoluzione.

Conversione automatica con Automator

Per gli utenti che hanno la necessità di convertire intere cartelle piene di immagini o di testo in documenti PDF in un solo colpo, senza doverli aprire uno per uno, lo strumento nativo Automator offre una soluzione elegante. È possibile creare un "Flusso di lavoro" o un'azione rapida che, selezionando i file nel Finder, avvia automaticamente la conversione. Questa funzionalità è un esempio di come macOS integri strumenti potenti che, pur non essendo immediatamente visibili, permettono di automatizzare compiti ripetitivi, specialmente per chi gestisce grandi quantità di documenti.

Altre funzioni

• Come convertire una pagina web in PDF? La procedura è la stessa del salvataggio: aprire la pagina in Safari (o Chrome), premere ⌘ + P e scegliere Salva come PDF dal menu a tendina PDF.
• Come rimuovere una password da un PDF? Se non si dispone di un'applicazione specifica a pagamento, un metodo comune (anche se non sempre funzionante su file protetti da owner password che impediscono la stampa) è aprire il documento in Anteprima, inserire la password, e poi procedere a una nuova "stampa" con l'opzione Salva come PDF. Il nuovo file generato dal processo di stampa nativo del sistema non conterrà la protezione.
• Come trasformare un PDF in Word o in un altro formato? Le funzioni native di macOS non prevedono una conversione diretta del PDF in formati editabili come Word (.docx). In questo caso, è necessario ricorrere a servizi web gratuiti o a programmi di terze parti come ad esempio LibreOffice (Open Source) che spesso sono in grado di importare e modificare, con risultati variabili, i documenti digitali.

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