4 operazioni da saper fare lavorando con Word e Excel

4 operazioni di base da saper fare con Word ed Excel: riempimento automatico, pivot, layout pagina e intestazioni

Nel lavoro d'ufficio sono due i programmi che si usano di più: Word ed Excel.
Essere bravi con questi due programmi non significa nè prendere la patente europea che è un attestato senza significato pratico, nè saper usare ogni singola opzione dei programmi Office.
La cosa importante è saper usare alcune funzioni chiave di stesura dei documenti e di lavoro con i fogli di calcolo, in modo da essere veloci e capaci nelle operazioni quotidiane più frequenti.
Di seguito, 4 operazioni di base da saper fare con Word ed Excel, che vanno ad integrare altre guide già scritte in questo blog.

1) Abbiamo già spiegato, riguardo Excel, le operazioni da saper fare per diventare bravi con i fogli di calcolo.
In questa occasione alimentiamo quell'articolo parlando del riempimento automatico delle celle che è un'operazione importante da conoscere per lavorare ad ogni livello.
Per utilizzare il riempimento automatico, è sufficiente digitare un numero in una cella e quello seguente subito sotto.
Premere poi col mouse sull'angolo della seconda cella, dove c'è un quadratino evidenziato, e trascinare verso il basso tenendo premuto per vedere che le altre celle si riempiono con numeri sequenziali. Le sequenze possono essere numeri, date oppure anche formule più complesse.
Se, ad esempio, si hanno diverse colonne di numeri, si può fare la media di tutti i valori di quella colonna scrivendo la relativa formula nella cella più in basso.
Per fare la media dei numeri delle altre colonne adesso basta solo usare il sistema del riempimento automatico, trascinando il quadratino nelle celle vuote affianco per fare lo stesso calcolo al fondo di ogni altra colonna pure.
Quando si rilascia il mouse dopo aver trascinato l'angolo della colonna riempita su quelle vuote, si avrà la media dei numeri per ogni cella.
Per saperne di più sul riempimento automatico di Excel, si può leggere la guida del sito Microsoft molto completa.

2) Gestire facilmente i dati con la tabella pivot
Vale la pena ricordare anche come si fanno le tabelle pivot che su Excel sono assolutamente indispensabili. La tabella pivot è accessibile sotto il menu "Inserisci".
Se si clicca sull'icona della tabella pivot dopo aver evidenziato un'intera tabella di dati (incluse le intestazioni), lo strumento analizza i dati e li porta in un nuovo foglio in cui è possibile manipolare le colonne in vari modi.
Diventa possibile selezionare le colonne di dati da analizzare e scegliere come manipolarli, ad esempio per fare la media. Utilizzare una tabella pivot consente di risparmiare molto tempo in modo da usare funzioni in modo automatico.

LEGGI ANCHE: Come creare tabella pivot e a cosa serve

3) Passiamo ora a Microsoft Word, il programma più usato al mondo per scrivere documenti. Scrivere non è difficile, ma formattare il testo e renderlo in un certo modo sul foglio può far diventare matti.
Due sono le cose che bisogna saper fare con Word: la gestione delle intestazioni e del layout di pagina e la formattazione del testo.
Le intestazioni sono importanti per fare i titoli dei paragrafi tutti uguali nel documento. Progettare le intestazioni in Word è importante per non dover ogni volta rifarle da capo per ogni nuovo documento.
Le intestazioni possono essere formattate dal menu "Inserisci" scegliendo l'icona "Intestazione". Usando le intestazioni, si potranno modificare tutte le pagine di un documento in un colpo solo.
In questa guida è spiegato come inserire le intestazioni e il piè di pagina dei documenti.

4) Gestione Layout di pagina
Un'altra cosa che ogni persona che lavora con Word deve sapere è come impostare e visualizzare in anteprima il formato di una pagina in un documento.
Alcuni degli strumenti relativi al layout di pagina sono sul menu "Inserisci".
Da qui si possono aggiungere i "Numeri pagina" per automatizzare e gestire la numerazione delle pagine.
Sul menù "Layout di pagina" ci sono le varie opzioni di formattazione, per gestire i margini in modo automatico. Le opzioni del Bordo pagina invece permettono di modificare, manualmente, i margini del documento a destra e a sinistra.

Riguardo Word, rimando ad altre due guide di questo blog sulle nozioni essenziali da conoscere e sulle operazioni più importanti da saper usare:
- 5 utili funzioni per usare Word in modo professionale e veloce
- Guida alla formattazione del testo Word: stili, sezioni e paragrafi