Come evitare che le mail spariscano dopo la lettura

Cosa configurare sul client di posta per PC o sull'app per smartphone per evitare che le email vengano cancellate dal server quando vengono lette

Leggiamo un messaggio importante sul telefono mentre siamo in giro, lo chiudiamo e pensiamo di rispondere con calma una volta arrivati a casa. Ma quando accendiamo il computer e apriamo la posta, quel messaggio non c'è più. È sparito. Molti iniziano a pensare che sia un errore del programma, che qualcuno abbia hackerato l'account o che abbiano cancellato tutto per sbaglio. In realtà, il problema è molto più semplice: il programma di posta sta facendo esattamente quello per cui è stato impostato, ma lo sta facendo con un metodo ormai superato.

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Il motivo per cui i messaggi spariscono

Per capire cosa succede dobbiamo immaginare come il computer scarica le mail. Esistono due modi principali per farlo: POP3 e IMAP.

Il sistema POP3 è come un postino che consegna le lettere a casa: una volta che ha lasciato il plico nella tua cassetta e tu lo hai prelevato, quella lettera non esiste più all'ufficio postale. Se un secondo postino passa a controllare, non troverà nulla. Ecco cosa succede quando configuriamo la posta in questo modo sul telefono: l'app "preleva" la mail dal server, la sposta nella memoria del dispositivo e la cancella dalla fonte originale. Per questo, quando accendiamo il PC, la mail non c'è più: è rimasta "intrappolata" nello smartphone.

Il sistema IMAP invece funziona come uno specchio. Non sposta nulla, ma ci permette di vedere ciò che sta sul server. Se leggiamo una mail sul telefono, l'immagine di quella mail resta sul server e quindi appare come "letta" anche sul computer. Se la cancelliamo da un dispositivo, sparisce da tutti. È il metodo più moderno e quello che evita ogni malinteso.

Come risolvere il problema una volta per tutte

La soluzione definitiva è cambiare il modo in cui l'account è configurato. Se abbiamo usato il POP3, la cosa migliore è eliminare l'account dal programma di posta e aggiungerlo di nuovo, assicurandosi di selezionare IMAP durante la configurazione iniziale.

A volte però capita di usare caselle email aziendali vecchie o gestite da provider che non supportano l'IMAP. In questi casi non possiamo cambiare sistema, ma possiamo comunque evitare che le mail spariscano. Per tracciare la rotta di Navigaweb e risolvere il problema senza cambiare account, basta attivare un'opzione che ordina al programma di scaricare la posta ma di lasciarne una copia sul server. In questo modo, il telefono prende la mail ma non la cancella, permettendo al computer di vederla più tardi.

Dove trovare l'opzione di salvataggio nei programmi più usati

Questa impostazione va attivata sul dispositivo che "ruba" le mail (quello che le fa sparire). Ecco i passaggi per i casi più comuni:

• Microsoft Outlook: Andiamo nel menù File, poi clicchiamo su Impostazioni account. Facciamo doppio clic sul nostro indirizzo e clicchiamo su Altre impostazioni. Nella scheda Impostazioni avanzate, dobbiamo spuntare la voce Lascia una copia dei messaggi sul server.
• Mozilla Thunderbird: Clicchiamo con il tasto destro sul nome dell'account a sinistra e scegliamo Impostazioni. Andiamo su Impostazioni server e mettiamo la spunta su Lascia i messaggi sul server. Qui possiamo anche decidere dopo quanti giorni il programma deve cancellarli automaticamente.
• App di posta su Android o iPhone: Entriamo nelle impostazioni dell'account specifico. Se vediamo che è impostato come POP, cerchiamo la voce relativa alla rimozione dal server e impostiamola su Mai.

Attenzione allo spazio della casella

C'è un piccolo rischio quando decidiamo di lasciare le copie sul server: lo spazio. Se non cancelliamo mai nulla, la casella email si riempirà. Quando lo spazio finisce, smetteremo di ricevere nuovi messaggi e chi ci scrive riceverà un errore di ritorno.

Per evitare questo, l'ideale è fare una pulizia periodica. Possiamo spostare le mail vecchie di anni o gli allegati pesanti in una cartella di archivio locale sul computer. In questo modo liberiamo spazio online ma conserviamo tutto ciò che ci serve nel nostro hard disk.

Dubbi comuni e curiosità sulla posta elettronica

• Si possono recuperare le mail sparite? Se sono state scaricate via POP3 su un telefono e poi il telefono è stato resettato o rotto, purtroppo quelle mail sono perse per sempre perché non erano più sul server.
• Perché le notifiche arrivano in ritardo? Spesso accade con il POP3 perché il programma controlla la posta ogni 15 o 30 minuti. L'IMAP invece è quasi istantaneo.
• I contatti vengono sincronizzati? No, il POP3 e l'IMAP gestiscono solo i messaggi. Per avere i contatti uguali ovunque servono sistemi diversi come CardDAV o l'integrazione con account Google o Microsoft.

Diario di bordo di Navigaweb

Ho visto troppe persone andare nel panico pensando di aver perso anni di lavoro solo perché avevano un'impostazione sbagliata su un vecchio tablet. Il mio consiglio è di controllare subito come è configurata la vostra posta: se vedete la scritta POP3, cambiatela in IMAP appena potete. È un salto di qualità enorme in termini di serenità. Se invece siete costretti a usare il POP3, ricordatevi di fare un backup periodico delle mail sul PC, perché affidarsi solo alla memoria di uno smartphone è un rischio che oggi non ha più senso correre.