Caricare tabelle ed elenchi di dati, testi e database in modo ordinato
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Programmi gratuiti per gestire lunghi elenchi e dati aggregati per ordinarli

Tutte queste attività di manipolazione dei dati aggregati, si può fare sicuramente con Excel ma, molto più semplicemente, si possono usare alcuni programmi gratuiti davvero innovativi e produttivi.
Il programma più nuovo è Open Refine, un programma open source di Google che permette di leggere anche una serie enorme di dati disordinati e metterli a posto, in modo che siano uniformi e possano essere copiati ed analizzati statisticamente. Prima di usare Open Refine conviene guardare i tre video pubblicati nella pagina di download per capirne le funzioni principali che riassumo sinteticamente. Refine può essere scaricato gratis e installato su pc Windows, Linux o Mac.
Quando, per esempio, si fa un copia e incolla di dati in una tabella da un elenco di una pagina web, essi possono essere incollati in un foglio Excel o in un file di testo e, si potrà verificare che essi sono quasi illegibili e bisogna rimetterli a posto. Anche nei casi in cui fosse disponibile un link per il download del file csv, ci sarebbero comunque problemi a gestire i dati incolonnati, soprattutto per modificarli in maniera coerente. Ecco allora che si può usare Open Refine, che permette di importare questo foglio di dati e di manipolarlo in maniera facile e veloce creando una tabella da dati grezzi e copiati.
Come si può vedere nei video, si può usare la funzione "Text Facet" per vedere la sintesi dei dati di una colonna e poterli gestire in maniera aggregata, unificando quindi quelli scritti male e cancellando quelli invalidi. La funzione Trim permette di rinominare gruppi di record tutti assieme.
Si possono poi creare espressioni regolari per rinominare i dati in modo uniforme, con regole precise. Con Cluster si possono unificare interi gruppi di dati, sintetizzandoli con due click. Per i valori numerici si possono fare operazioni di somma, media e creare grafici. Tutte queste operazioni su tabelle ed elenchi che, solitamente, si fanno con Excel, si possono gestire con Open Refine in modo decisamente più veloce e facile.
Quello che mi ha spinto a dedicare un articolo a questo strumento tecnico e quello che vorrei far capire è che non si tratta di un programma destinato soltanto alle aziende o a chi lavora con enormi database. Refine infatti può essere utilizzato per mettere in ordine, rapidamente, qualsiasi lista che proviene dal copia e incolla da una pagina web e per creare tabelle copiando elenchi da qualsiasi fonte. Ad esempio, si potrebbe andare su Wikipedia, copiare la lista di attori americani e metterli in una tabella velocemente con lo strumento di trasformazione dati. A livelli avanzati poi si possono creare tannte espressioni programmabili per estrarre dati da applicazioni web come Google Maps o altre.
Open Refine è un programma che non sostituisce Excel ma consente di gestire dati e tabelle che provengono da altre fonti.
Un altro programma gratuito per Windows, Mac e Linux è CleanHaven che serve a copiare e creare tabelle oltre che a ripulire liste, dati e testi. Non solo si può convertire il testo trasformando le maiuscole in minuscole o cancellando i caratteri non stampabili ma si possono anche, ad esempio, aggregare linee separate da ritorni a capo, filtrare parole, fondere colonne di una tabella, ricerca e sostituzione di testo, rimozioni di spazi vuoti e correzione della punteggiatura. Anche CleanHaven ha una bella interfaccia pulita con menu facili da capire e da usare. CleanHaven supporta la visualizzazione tabellare, per cui si può incollare qualsiasi testo o elenco da Excel, da un file CSV, o qualsiasi altra sorgente e visualizzare questi in CleanHaven. La prima riga può diventare automaticamente l'intestazione di colonna ed i dati si possono ordinare facilmente con un click.
Sia Refine che CleanHaven possono gestire un gran numero di tabelle e diventano due programmi utili a tutti per operazioni base di copia e incolla di tabelle da internet e indispensabili per chi lavora con fogli Excel, per chi fa contabilità, per chi fa analisi dei costi, magazzino, archiviazione, segreteria e project management.
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