Email perse sul PC e le notifiche con l'anteprima dei messaggi

Chiudere la posta per concentrarsi ma temere di perdere un'email urgente è un classico. Come avere gli avvisi col testo sul desktop.

Di solito, per riuscire a lavorare senza distrazioni chiudiamo la scheda della posta, ma dopo cinque minuti l'ansia prende il sopravvento. Iniziamo a chiederci se sia arrivata quella mail urgente dal capo o l'ordine che aspettavamo. Così riapriamo il browser, entriamo nella casella di posta e, invece di controllare solo quel messaggio, finiamo per perdere mezz'ora a leggere newsletter inutili o a rispondere a cose non prioritarie. È come lasciare la porta di casa aperta per sentire se qualcuno suona: alla fine entra tutto il rumore della strada e non ci si concentra più su nulla.

La soluzione non è tenere la pagina della posta sempre aperta, che tra l'altro mangia memoria RAM e rallenta il computer, ma fare in modo che sia l'email a "bussare" alla nostra porta solo quando serve. L'obiettivo è far apparire un piccolo avviso nell'angolo dello schermo che ci mostri chi scrive e cosa c'è scritto, senza obbligarci a cambiare finestra.

LEGGI ANCHE: App email Android veloci e leggere alternative a Gmail

Gmail e il modo più veloce per non aprire il browser

Chi usa Gmail sa che le notifiche standard di Google sono un po' pigre: a volte arrivano in ritardo o non mostrano abbastanza testo. Se vogliamo un sistema che funzioni davvero, la rotta di Navigaweb suggerisce di installare Checker Plus for Gmail. Non è la solita estensione, ma un vero e proprio assistente che lavora in background.

La cosa bella è che questo strumento ci permette di leggere l'anteprima del messaggio direttamente nel pop-up. Se l'email è una pubblicità, possiamo cestinarla o segnarla come letta con un click, senza nemmeno entrare in Gmail. È un modo fantastico per fare pulizia nella posta mentre stiamo facendo altro, evitando di finire nel "tunnel" della casella di posta da cui è così difficile uscire.

Sfruttare gli avvisi di Windows e Mac

Se non vogliamo installare nulla o usiamo indirizzi di posta aziendali, la strada più semplice è usare i programmi già presenti nel computer. Su Windows 11, ad esempio, basta usare l'app Posta (o il nuovo Outlook). Per far sì che l'anteprima sia visibile, bisogna andare nelle Impostazioni di sistema, cercare la voce Notifiche e assicurarsi che l'app abbia il permesso di mostrare i "banner". Se i banner sono attivi, ogni nuova mail farà apparire un rettangolo in basso a destra con l'oggetto e l'inizio del testo.

Su Mac il ragionamento è lo stesso. Entrando nelle Impostazioni di Sistema e poi in Notifiche, possiamo scegliere lo stile dell'avviso per l'app Mail. Il consiglio è di impostare lo stile su Avviso invece di Banner. La differenza è fondamentale: il banner scompare dopo pochi secondi, l'avviso invece resta bloccato sullo schermo finché non decidiamo di chiuderlo o di aprire il messaggio. Così, anche se ci allontaniamo dalla scrivania, al ritorno sapremo esattamente cosa è arrivato.

Programmi per chi ha troppe caselle di posta o provider "difficili"

Quando si hanno tre o quattro indirizzi diversi, tra Gmail, Outlook e magari una vecchia mail su Libero o Virgilio, saltare da un account all'altro è un incubo. In questo caso, conviene smettere di usare il browser e passare a un client di posta, ovvero un programma dedicato che raccoglie tutto in un unico posto. Potete trovare un elenco aggiornato tra i migliori client per ricevere email sul computer.

Un software che consigliamo per la sua semplicità è eM Client. È perfetto perché ci permette di decidere per ogni account che tipo di notifica vogliamo ricevere. Possiamo, ad esempio, far suonare l'allarme per la posta di lavoro e lasciare silenziosa quella personale. Un'alternativa molto valida è Mailbird. Questo programma è famoso per essere leggerissimo e permette di assegnare suoni diversi a ogni mittente: così, senza nemmeno guardare il monitor, capiamo se l'email è un avviso urgente o l'ennesima offerta di un negozio online.

Per chi invece cerca qualcosa di ancora più essenziale, esistono i cosiddetti mail monitor. Sono programmi che non scaricano l'intera mail, ma leggono solo l'intestazione (mittente e oggetto). Strumenti come Pop Peeper o l'ormai storico EmailTray permettono di monitorare più account contemporaneamente senza appesantire il sistema. Attenzione però: questi programmi usano protocolli più vecchi (POP3/IMAP) e potrebbero richiedere la creazione di una "password per le app" se usate Gmail o Outlook con l'autenticazione a due fattori attiva.

Trucchi per non farsi sommergere dagli avvisi

Avere le notifiche è utile, ma se ne arrivano cinquanta all'ora l'effetto è l'opposto: diventiamo più stressati di prima. Ecco come gestire il flusso di informazioni per non impazzire.

• Filtrare lo spam alla radice: Se ricevete troppe newsletter, non limitatevi a cancellarle. Create delle regole di filtraggio nelle impostazioni della posta web per mandare quelle mail direttamente in una cartella "Letture", disattivando le notifiche per quella specifica cartella.
• Sincronizzare lo smartphone: Se avete un PC Windows, usate l'app Collegamento al telefono. In questo modo, tutte le notifiche che arrivano sul cellulare appaiono anche sul desktop. È utilissimo per chi usa app di posta meno comuni o servizi che non hanno un programma per PC.
• Usare la modalità Concentrazione: Sia su Windows che su Mac esiste una funzione per silenziare tutto. Attivatela quando dovete scrivere un documento o fare una presentazione: i messaggi arriveranno comunque, ma non vi distrarranno con pop-up e suoni finché non deciderete voi di controllare.

diario di bordo di Navigaweb

Ho passato anni a combattere con la "sindrome della scheda aperta", convinto che l'unico modo per non perdere nulla fosse tenere Gmail sempre sotto gli occhi. Risultato? Una produttività a pezzi e un computer che sembrava un vecchio trattore per quanto era lento. La svolta è arrivata quando ho capito che non è necessario vedere tutto subito, ma solo ciò che è importante. Il mio consiglio è di essere spietati con le notifiche: tenete l'anteprima solo per i contatti che contano davvero e ignorate tutto il resto. Riprendere il controllo del proprio schermo è il primo passo per riprendere il controllo del proprio tempo.