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Usare Microsoft Word in modo professionale e veloce con 5 utili funzioni

Ultimo aggiornamento:
Microsoft Word professionaleMicrosoft MS Word è il programma per scrivere al computer documenti di loavoro, tesi di laurea, tesine, saggi, articoli, memorie e cosi via.
Probabilmente è il primo programma che viene usato da chi si avvicina a un pc la prima volta ed è utilizzato in tutto il mondo.
Le alternative ci sono, ad esempio OpenOffice ha un software simile e assolutamente all'altezza oppure il portatile Abi Word tuttavia, la popolarità di Microsoft Office è assolutamente schiacciante.

LEGGI ANCHE: 12 funzioni speciali di Word da usare sempre quando si scrive un documento

Usare Word per scrivere un documento è facile, basta iniziare dal foglio bianco e battere sulla tastiera.
Altro discorso invece è scrivere in modo professionale e usare gli strumenti che questo programma mette a disposizione, in modo da scrivere come se si dovesse pubblicare su un giornale oppure per facilitare la comprensione ai lettori o, ancora, per creare un documento che sia anche bello da vedere e che evidenzi le parti importanti.
Anche per Powerpoint il discorso è simile ma in un altro post abbiamo visto come creare presentazioni professionali ed evitare errori comuni.

Alcune delle funzioni basilari fondamentali da sapere quando si scrive sul pc e per essere più veloci e professionali, sono:
1) L'immissione di un'immagine in un documento senza rovinare la formattazione del testo.
2) Inserire la numerazione delle pagine nel piè di pagina e riiniziare la numerazione se ci sono nuove sezioni.
3) Inserimento di pop-up con i commenti e le revisioni per il testo evidenziato all'interno del documento.
4) Integrare in Word la ricerca su Internet per il testo selezionato all'interno di documenti.
5) Usare gli stili di scrittura e la formattazione del testo in modo da non impicciarsi con i paragrafi ed essere veloce nello scrivere.

Ai fini di questo articolo faccio riferimento a MS Word 2003 in modo da essere da supporto alla maggior parte dei lettori, compresi coloro che usano le versioni successive per le quali la procedura è la stessa.

1) Immissione di immagini nel documento ovunque piaccia, anche accanto al testo oppure alla maniera dei giornali o dei siti internet.
Molte persone inseriscono le immagini in un documento di Word tra i paragrafi, dal momento che questo è il metodo più semplice e più facile per incorporare immagini nel documento.
Tuttavia, se si desidera avere immagini che appaiono all'interno del documento come su di una tipica pagina web o su una rivista ed avere un testo che scorre senza intoppi accanto all'immagine, è possibile con un semplice procedimento.
Se si tenta di fare solo un inserisci -> foto, tutto il testo viene messo bruscamente verso il basso e l'immagine inserita prende tutta la sezione orizzontale del foglio.
Conviene allora inserire una casella di testo (Inserisci -> Casella di testo) e disegnarla con il mouse nello spazio in cui si vuole vedere l'immagine.
Premere poi sul bordo con il tasto destro e scegliere il "Formato casella di testo". Nell'ambito della scheda "Colori e linee", assicurarsi che "Linea" sia impostato su "No Linea" o "Nessun colore".
Poi, nella scheda "Layout", scegliere "Incorniciato" a destra o a sinistra a seconda di come si vuole.
Adesso, cliccare con il mouse sulla casella di testo ed aggiungere l'immagine all'interno in modo classico e si vedrà come essa sarà affiancata al testo, senza sconvolgerne la formattazione.

2) Numerazione delle pagine progressiva o interrotta.
Inserire i numeri dall'1 in poi è facile e penso lo sappiano fare tutti, una cosa meno conosciuta invece è numerare diverse sezioni, ricominciando la numerazione delle pagine.
Il primo passo è quello di creare la numerazione delle pagine nel formato che si desidera.
Si può ad esempio inserire un numero nel piè di pagina che dica "Pagina X di x" andando su Visualizza -> Intestazione e piè di pagina (sul Word 2007 si va in Inserisci) quindi fare clic sul pulsante "Inserisci numero di pagina".
Per riavviare il contatore delle pagine conviene invece creare nuove sezioni andando su "Inserisci -> Interruzione di sezione" (sul Word 2007 sta in layout).
Adesso, tornando al menu dove si inseriscono i numeri del piè di pagina, basta andare sul formato e scegliere di "iniziare da 1" sulla pagina successiva alla sezione messa.
Il risultato è che il contatore ricomincia da capo in messo al documento.

3) Inserire i pop-up dei commenti e gestire le revisioni di un documento
È possibile definire un testo specifico in modo che, quando il lettore pone il cursore del mouse su quel testo evidenziato, appaia un pop-up con un commento dell'autore del documento.
È possibile effettuare questa operazione, evidenziando il testo e selezionando "Inserisci -> Commento" dal menu (su Office 2007 sta nel menu revisione).
Il modo in cui Word mostra il commento è diverso a seconda della versione e dipende da quale layout di pagina si usa.
Dopo aver creato il commento, ogni volta che il lettore legge il documento in visualizzazione normale, il testo commentato appare solo evidenziato.
Quando si mette il cursore sul testo spunta un pop-up che mostra la revisione o il commento.
Su Word 2007 bisogna mettere la spunta all'opzione "Mostra tutte le revisioni all'interno del testo" cosi da non mostrarle a lato in quel modo brutto e confusionario ma come pop up che appaiono e scompaiono.

4) Ricerca di testo selezionato dentro Word
Quando si legge un lungo documento e c'è una particolare parola o espressione che sembra straniera, oppure si vuole una definizione, si può usare la biblioteca interna di Word.
Tutto quello che si deve fare è evidenziare il testo o una frase, fare clic con il tasto destro su di esso e scegliere "Cerca ..."
Si potrà cosi notare immediatamente un intero menu aperto a destra dello schermo con la ricerca di tutte le opzioni a disposizione, tra cui c'è il dizionario thesaurus o risorse, ma anche siti di ricerca su internet.
Per ciascuno dei siti di ricerca come Live Search (ora Bing), i risultati vengono visualizzati a destra all'interno di Microsoft Word.
Se un risultato può essere utile è possibile fare clic sul link e navigare sul quel sito web aprendo il browser.

5) Cambiare e lavorare velocemente gli stili grafici del documento.
Questo è molto utile a lavoro nel caso si abbia un capo che cambia idea all'ultimo minuto ma anche per lavorare senza perdere tempo a fare i colori e la grafica.
Il modo più semplice per cambiare colori e stili al testo del documento in poco tempo è utilizzare gli stili predefiniti o stili veloci.
Si parte con lo stile normale e, successivamente, è possibile impostare diversi stili in modo che i titoli dei paragrafi, prima identici al resto del testo, vengano scritti in maniera più grossa, magari in grassetto.
Selezionando invece una sola parte di testo, si può impostare uno stile particolare a quello e non al resto del documento.
Uno stile veloce si può poi modificare e cambiare per poi essere salvato come predefinito ed essere usato nuovamente.

LEGGI ANCHE: Come formattare bene il testo nei documenti Word

In un altro post si spiega poi come è possibile importare e copiare testo da internet, su Word, senza la formattazione ossia trascurando grassetti e corsivi e link o colori diversi.

Per qualsiasi domanda fate sapere e se potete condividere altre strade veloci per usare Word, sarebbe davvero utile.

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