Automatizzare il PC con Power Automate: Guida ai flussi senza codice

Crea flussi di lavoro automatici su desktop per gestire file, web ed Excel. Risparmia tempo senza programmare usando lo strumento integrato Microsoft

Svolgere ogni giorno le stesse identiche operazioni al computer, come rinominare decine di file, scaricare allegati da email specifiche o copiare dati da un sito web a Excel, logora la produttività. Windows 11 integra nativamente uno strumento potente per delegare questa noia alla macchina, spesso ignorato o confuso con software aziendali complessi: Power Automate Desktop. Non si tratta solo di risparmiare qualche clic, ma di costruire una sequenza logica di azioni che il sistema operativo esegue autonomamente, riducendo a zero l'errore umano.

Mentre in passato l'automazione su Windows richiedeva script complessi, oggi l'approccio è visivo, basato sul trascinamento di blocchi logici. C'è però una critica doverosa da muovere all'ecosistema Microsoft: la confusione generata tra i servizi cloud a pagamento e le funzionalità desktop gratuite. Spesso l'utente rinuncia perché convinto di dover pagare un abbonamento, quando in realtà la versione inclusa nel sistema è sufficiente per la maggior parte delle esigenze personali.

Configurazione e primo avvio

L'applicazione è solitamente preinstallata nelle versioni recenti di Windows 11. Se assente, è reperibile gratuitamente tramite il Microsoft Store. Al primo avvio è necessario effettuare l'accesso con un account Microsoft. Qui occorre fare attenzione: utilizzando un account aziendale o scolastico, si potrebbero incontrare limitazioni imposte dall'amministratore IT. Utilizzando un account personale, si ha accesso all'ambiente standard gratuito per l'automazione locale.

L'interfaccia si divide in due aree: la Console, per gestire i flussi salvati, e il Progettista, dove avviene la creazione. Microsoft ha inserito pulsanti per "Passare a Premium" in vari punti, spesso creando il dubbio che una funzione sia bloccata. Seguendo la rotta di Navigaweb per evitare costi inutili, è bene ricordare che le azioni legate all'uso locale (mouse, tastiera, file system, browser) sono gratuite e non richiedono abbonamenti.

Creazione di flussi automatici: Scenari reali

Dopo aver visto cos'è e come si installa Microsoft Power Automate Desktop è il momento di comprendere appieno le sue potenzialità, mostrandovi come creare un flusso e sfruttare questo programma nell'uso quotidiano. Per procedere apriamo il programma, premiamo in basso su Nuovo flusso e iniziamo la configurazione scegliendo un nome per il flusso e premendo su Crea.

Si aprirà una nuova finestra dove sono presenti, sulla sinistra, tutte le azioni che possiamo concatenare tra di loro, sia a livello di sistema sia a livello di applicazioni. Spiegare alla lettera tutte le voci presenti è impossibile, ma per iniziare basterà conoscere come funzionano le azioni presenti nelle categorie Sistema, Mouse e tastiera, Messaggio e-mail, Automazione Web, Cartella e Web. Una volta creato il flow desiderato premiamo in alto su Salva e assicuriamoci che sia avviato, premendo sul nome del flow e premendo sul tasto Esegui.

Grazie all'integrazione con Windows 10 tutti i flussi verranno eseguiti automaticamente senza dover aprire ogni volta l'app, visto che vengono posti in automaticamente auto avvio all'accesso del sistema.

Automazione Web e "Scraping" dati

Uno degli usi più potenti riguarda il recupero di informazioni da internet senza dover copiare e incollare manualmente. Power Automate permette di aprire un browser e leggere i dati presenti.

Si utilizza l'azione Avvia nuovo Microsoft Edge (o Chrome) inserendo l'URL di partenza.
Successivamente si aggiunge l'azione Estrai dati dalla pagina Web. Il sistema apre la pagina reale e permette di cliccare sugli elementi di interesse, come prezzi o titoli. Riconosce automaticamente gli schemi: se si selezionano due elementi simili, il software capisce di dover estrarre l'intera lista.
I dati vengono salvati in una variabile che può essere esportata direttamente in un file CSV o in un foglio Excel locale. Bisogna notare che i siti web cambiano spesso struttura: un flusso funzionante oggi potrebbe richiedere manutenzione se il sito modifica il proprio codice HTML.

Gestione massiva di File e Cartelle

Chi gestisce archivi di documenti o fotografie trova in questo modulo il massimo beneficio. È possibile creare un flusso che monitora una cartella e agisce sui file contenuti.

L'azione Recupera file nella cartella genera l'elenco dei documenti presenti.
Si inserisce poi un blocco Per ogni (ciclo For Each) per ripetere le istruzioni su ogni singolo file trovato.
All'interno del ciclo si possono usare comandi come Rinomina file (per aggiungere date o numeri progressivi) o Sposta file (per archiviare i documenti in sottocartelle basate sulla loro estensione). L'esecuzione è immediata e offre un feedback visivo in caso di errore.

Il Registratore Desktop

Per chi non vuole selezionare manualmente le azioni, esiste il pulsante Registratore. Una volta attivato, il software registra ogni clic del mouse e ogni tasto premuto, traducendoli poi in un elenco di azioni modificabili.

Sebbene sembri la via più rapida, spesso genera flussi "sporchi", pieni di passaggi inutili o pause non necessarie.
È raccomandabile usare il registratore solo per creare una bozza del processo, per poi ripulire manualmente il codice visivo rimuovendo i clic superflui e inserendo ritardi intelligenti (azioni Attendi) per dare tempo alle finestre di caricarsi correttamente.

Limiti e Intelligenza Artificiale

Guardando al futuro, l'integrazione di Copilot all'interno di Power Automate sta cambiando il modo di interagire con il software. Nelle versioni più recenti è possibile descrivere a parole l'obiettivo (es: "Crea un flusso che copia tutti gli allegati dalle mail di Mario nella cartella Fatture") e lasciare che l'IA costruisca la struttura dei blocchi. Attualmente la funzione richiede ancora supervisione umana per correggere i parametri, ma la direzione è tracciata verso un'automazione sempre meno dipendente dalla conoscenza tecnica dei singoli comandi.

Come pianificare un flusso gratuitamente? La pianificazione oraria (trigger temporale) nativa è spesso limitata ai piani a pagamento. Un metodo efficace per aggirare il problema consiste nell'usare l'Utilità di Pianificazione di Windows per lanciare il flusso tramite comando a un'ora prestabilita.
Il PC deve rimanere acceso? Sì, i flussi desktop gratuiti funzionano in modalità "Attended", ovvero richiedono una sessione utente attiva. Per eseguire automazioni a macchina spenta o bloccata (Unattended) sono necessarie licenze Enterprise.
Esistono alternative più leggere? Per chi cerca uno strumento che consumi meno risorse e preferisce l'uso della tastiera, esiste il progetto open source AutoHotkey. Questo software richiede la scrittura di script tramite codice, risultando più ostico per i principianti ma estremamente potente e leggero rispetto alla soluzione Microsoft.

Se cerchiamo delle valide alternative a Microsoft Power Automate Desktop per automatizzare le attività e le azioni su Windows vi consigliamo di leggere le nostre guide Come pianificare attività su Windows e Programmare spegnimento o riavvio del PC a un’ora precisa.

Se non sappiamo da dove iniziare vi consigliamo di leggere le guide Attività iniziali di Power Automate e Documentazione di Microsoft Power Automate, dove troveremo tutte le guide (anche in italiano) per poter creare subito un flow.

Con Microsoft Power Automate Desktop avremo a disposizione uno strumento davvero molto potente per automatizzare alcune azioni meccaniche svolte sul computer, senza dover utilizzare per forza gli script o le funzionalità di pianificazione di Windows per ottenere lo stesso scopo.

Questo servizo di basa su Microsoft Power Automate, che può all'occorrenza essere utilizzato anche online (a pagamento). Anche se la procedura di configurazione più sembrare complicata (e per gli utenti inesperti lo è sicuramente), chi mastica informatica da anni riuscirà a creare flow molto interessanti per le attività quotidiane o per automatizzare alcune procedure sui computer utilizzati per lavoro (ambiente dove Microsoft Power Automate Desktop esprime il suo massimo potenziale).