Le funzioni di Word che ti salvano ore di lavoro

12 funzioni speciali di Microsoft Word, da saper usare quando si scrive un documento per lavorare in modo migliore

Indipendentemente da quale computer si utilizzi per lavoro, Windows o Mac, le probabilità che si utilizzi Microsoft Word sono molto elevate. Microsoft Word può sembrare un programma semplice a prima vista, ma è di una complessità enorme, con decine di funzionalità a volte evidenti, molto più spesso nascoste da ricercare nei vari menu di opzioni. I manuali di Word però estremamente noiosi, partono dalle basi per arrivare a spiegare funzioni che. probabilmente, non si useranno mai nella vita.
Per provare ad essere più essenziali possibile, vediamo qui le funzioni speciali più utili di Microsoft Word che vale la pena conoscere e usare sempre, sia per chi ci lavora solo occasionalmente sia per chi lo usa tutti i giorni. Si tratta di funzionalità che non sono nascoste come dei trucchi segreti, ma che non sono spiegate da nessuna parte, a meno che non siano state studiate in manuali specifici.

Smettere di colorare i titoli e usare gli Stili

Il primo errore che rovina i documenti è quello di selezionare un titolo e metterlo in grassetto o ingrandirlo manualmente. Fare così è come dipingere ogni singola stanza di una casa con un pennellino: ci vuole un tempo infinito e se decidete di cambiare colore, dovete ricominciare da capo. Gli Stili, che si trovano nel menu Home, funzionano invece come un telecomando per tutto il testo.

Se assegnate a un titolo lo stile Titolo 1, state dicendo al programma che quella è l'intestazione di un capitolo. Il vantaggio enorme è che se tra un mese decidete che il blu non vi piace più e volete tutto in nero e carattere Arial, non dovrete scorrere cento pagine. Basta modificare lo stile una sola volta e Word cambierà istantaneamente ogni singolo titolo del documento, in un battito di ciglia.

Spostare i capitoli come se fossero mattoncini

Una volta impostati gli stili, si sblocca un'arma segreta: il Riquadro di spostamento (lo trovate nella scheda Visualizza). È una sorta di mappa laterale che elenca tutti i vostri titoli. Invece di fare l'operazione copia-incolla, potete semplicemente cliccare su un titolo nel riquadro e trascinarlo dove volete. Tutto il testo che sta sotto quel titolo si sposterà insieme a lui, come se fosse un blocco di LEGO, senza lasciare spazi vuoti o righe orfane.

Il trucco per raccogliere pezzi di testo senza impazzire

Immaginate di dover fare un riassunto prendendo una frase a pagina 5, un paragrafo a pagina 12 e un'immagine a pagina 30. Normalmente fareste un continuo salto avanti e indietro, perdendo il filo del discorso. Esiste però una funzione quasi dimenticata chiamata Spike.

Funziona come un secchio invisibile: selezionate la prima frase e premete Ctrl+F3. La frase sparisce e finisce nel secchio. Fate lo stesso con gli altri pezzi di testo in diverse parti del file. Quando arrivate nel punto in cui volete incollare tutto, premete Ctrl+Maiusc+F3 e Word svuoterà il secchio, incollando ogni pezzo nell'ordine esatto in cui li avete raccolti. Per chi deve estrarre informazioni da documenti enormi, seguire la rotta di Navigaweb usando questo comando è l'unico modo per non perdere la testa.

Vedere l'invisibile per evitare errori di layout

Molti scrivono Word guardando un foglio bianco e pulito, ma è un errore. Attivare il simbolo del Pi greco (quello che sembra una "P" rovesciata nella scheda Home) è come fare una radiografia al proprio documento. Improvvisamente vedrete dei puntini tra le parole, dei simboli alla fine dei paragrafi e delle freccette dove avete usato il tasto Tab.

Evitare che le date si spezzino a metà

È fastidioso quando una data o un nome composto finiscono a cavallo tra due righe, con il giorno a fine pagina e l'anno all'inizio di quella successiva. Invece di usare la solita barra spaziatrice, usate lo Spazio Unificatore premendo Ctrl+Maiusc+Spazio. Questo comando "incolla" le due parole: Word le tratterà come se fossero un unico termine e non le separerà mai, spostandole entrambe insieme alla riga successiva se non c'è spazio.

L'interruzione di pagina per non impazzire

Smettete di premere Invio ripetutamente per andare a pagina nuova. È l'errore più comune e più dannoso. Per saltare alla facciata seguente in modo pulito, usate la combinazione Ctrl+Invio. In questo modo create un muro invisibile: qualunque cosa aggiungiate nella pagina precedente non sposterà mai l'inizio della pagina successiva, che rimarrà sempre perfettamente allineata in alto.

Creare scorciatoie per le parole lunghe

Se scrivete spesso nomi di aziende lunghissimi, indirizzi complicati o clausole legali che si ripetono, non c'è motivo di digitarle ogni volta. Microsoft Word ha un sistema di sostituzione automatica che potete personalizzare.

Andate nelle opzioni di correzione automatica e create una vostra sigla. Ad esempio, potete dire a Word che ogni volta che scrivete "indirzz" e premete spazio, lui deve sostituirlo automaticamente con l'indirizzo completo dell'ufficio, comprensivo di CAP e provincia. È un modo semplice per scrivere molto più velocemente senza fare errori di battitura nelle parti più noiose del testo.

Consigli rapidi per un documento perfetto

Per chi vuole un risultato professionale senza spendere ore a smanettare, ecco cosa controllare prima di chiudere il file:

Salvataggio automatico: Andate nelle opzioni e abbassate il tempo di salvataggio automatico a un minuto. Eviterete di piangere se il PC si riavvia improvvisamente.
Indice automatico: Se avete usato gli Stili per i titoli, l'indice si crea da solo in due clic nella scheda Riferimenti. Non scrivetelo mai a mano.
Confronto documenti: Se avete due versioni dello stesso file e non sapete cosa è cambiato, usate la funzione Confronta nella scheda Revisione. Vi evidenzia le differenze come se fosse un correttore di bozze.
Pulizia dati: Prima di inviare un file a un cliente, usate Ispeziona Documento per cancellare i vostri commenti privati e le informazioni nascoste.
Blocco dei caratteri: Se usate un font particolare, ricordate di incorporarlo nelle opzioni di salvataggio. Altrimenti, chi apre il file vedrà un carattere standard e tutta la vostra impaginazione andrà a farsi benedire.

Diario di bordo di Navigaweb

Se dovessi darvi un unico consiglio spassionato, sarebbe questo: smettete di considerare Word come un semplice foglio di carta digitale. La maggior parte di noi lo usa al 10% delle sue capacità, passandoci ore a fare cose che il programma farebbe in un secondo. Il segreto non è conoscere ogni singolo comando, ma imparare a usare gli Stili e le interruzioni di pagina. Una volta che avrete preso l'abitudine a non toccare più il tasto Invio per andare a pagina nuova, sentirete che il documento finalmente smette di combattere contro di voi e inizia a collaborare. È un piccolo investimento di tempo all'inizio che vi salva da crisi di nervi a fine progetto.