Come cercare in Excel valori, numeri, dati e stringhe

Abbiamo tra le mani un foglio di calcolo pieno di dati, grafici e colonne? Vediamo insieme tutti i metodi di ricerca disponibili su Excel

I fogli di calcolo sono davvero molto utili per archiviare i dati e per mostrarli in comode tabelle o grafici, ma in pochi minuti possono raggiungere dimensioni tali da rendere impossibile cercare un singolo elemento o una singola cella con il semplice scorrimento del foglio di calcolo.

Per fortuna Microsoft Excel integra diversi strumenti di ricerca, da imparare a memoria quando lavoriamo spesso con i fogli di calcolo o dobbiamo verificare i documenti aziendali realizzati nei formati XLS o XLSX.

Nella guida che segue vi mostreremo come cercare facilmente su Excel, utilizzando sia gli strumenti di ricerca presenti nell'interfaccia sia alcune funzioni speciali richiamabili in qualsiasi parte del foglio di calcolo.

1) Menu Trova

Il modo più semplice per cercare qualsiasi cosa su Excel prevede di aprire il menu Home in alto, premere su Trova e seleziona ed infine cliccare su Trova.

Nella finestra che si aprirà possiamo inserire una cifra, un nome di una colonna o di una riga o la formula che stiamo cercando.

Premendo sul tasto Opzioni otterremo svariate opzioni di configurazione, per rendere la ricerca il più possibile precisa e dettagliata:

possiamo scegliere se distinguere tra maiuscole e minuscole;
far confrontare un intero contenuto della cella;
far cercare nel foglio di calcolo o nell'intera cartella di lavoro;
cercare per righe e per colonne;
cercare nei valori, nelle formule, nelle note e nei commenti.

Dopo aver inserito il dato o il valore da cercare premiamo in basso su Trova tutti per evidenziare il valore desiderato nelle varie celle di Excel. Premendo su Trova successivo possiamo sfogliare uno ad uno i vari valori rintracciati e scorrere più lentamente durante la ricerca (utile per confrontare dei dati o per evidenziare eventuali elementi).

2) Menu Sostituisci

Un altro valido metodo per cercare in Excel qualsiasi cosa è la funzione Sostituisci, che possiamo utilizzare anche per correggere eventuali errori all'interno del foglio di calcolo.

Per procedere portiamoci nuovamente nel menu Home, premiamo su Trova e seleziona e selezioniamo questa volta la voce Sostituisci.

Si aprirà una finestra leggermente diversa rispetto al semplice Trova visto in precedenza: dovremo inserire l'elemento da cercare nel campo Trova ed indicare come sostituirlo nel campo Sostituisci con, utilizzando lo stesso tasto Opzioni visto poco fa per affinare la ricerca e renderla più efficace.

Dopo aver compilato tutti i campi premiamo su Trova tutti o Trova successivo per trovare gli elementi da sostituire e successivamente premiamo su Sostituisci o Sostituisci tutto per cambiare gli elementi selezionati.

3) Caratteri jolly in Excel

Per cercare qualcosa su documenti molto grandi possiamo farci aiutare dai caratteri jolly per trovare più parole o valori diversi all'interno del foglio di lavoro. Questi sono caratteri speciali che indicano a Excel cosa stiamo cercando anche se mancano alcune informazioni:

l'uso del punto interrogativo (?) tra due lettere permette di cercare le corrispondenze esatte (per esempio b?a cercherà boa o nomi simili);
usando invece l'asterisco (*) cercheremo tra le parole incluse tra le due lettere (per esempio a*o potrebbe mostrare agosto ma anche alogeno o nomi simili).
usando la tilde (~) potremo scorrere tra i risultati che presentano un punto interrogativo, un punto esclamativo o qualsiasi tipo di punteggiatura (per esempio spesa~ mostrerà spesa?, spesa! o spesa.).

Per scrivere altri caratteri speciali possiamo leggere la nostra guida su come scrivere caratteri speciali su PC.

4) Funzioni di ricerca Excel

Visto che parliamo di Excel possiamo cercare qualsiasi cosa utilizzando anche il campo d'inserimento delle funzioni e sfruttando alcune funzioni speciali Excel, come quelle elencate di seguito:

=TROVA(): permette di cercare una stringa all'interno di un'altra stringa, distinguendo le maiuscole dalle minuscole;
=RICERCA(): molto simile alla funzione precedente ma in questo caso non distingue tra maiuscole e minuscole;
=CERCA.VERT(): trova un valore specifico in una colonna e restituisce il valore da una colonna diversa nella stessa riga.
=CERCA.ORIZZ(): come la funzione precedente ma questa volta cerca il valore da una righa diversa della stessa colonna.
=CERCA.X(): permette di cercare sia sulle colonne sia sulle righe.
=IDENTICO(): confronta due stringhe di testo e fornisce un confronto rapido sulla coincidenza (VERO se sono identiche, FALSO se sono diverse).

Sullo stesso argomento possiamo leggere i nostri articoli su come diventare bravi con Excel e su come fare i calcoli sui fogli Excel.

Conclusioni

Cercare correttamente qualcosa su Excel può rivelarsi decisivo per la produttività sul lavoro: quando i fogli di calcolo diventano enormi è necessario muoversi con assoluta precisione, utilizzando tutti gli strumenti di ricerca offerti dal programma per cercare valori, stringhe e numeri da modificare o da aggiungere.

Sempre a tema Excel vi invitiamo a leggere anche le nostre guide su come creare una tabella su Excel e sui migliori trucchi Excel per diventare subito esperti.