Attiva Google Spaces in Gmail, gratis, per lavori di gruppo con chat e video

Google fornisce uno strumento online gratuito in Gmail per condivisione e organizzazione di progetti di gruppo, con Spaces, Chat e Meet

Gmail è un punto di riferimento per chiunque voglia spedire un'email e ricevere puntualmente qualsiasi comunicazione. Il servizio di posta elettronica si è ampliato nel corso degli anni introducendo anche nuove funzionalità e nuovi servizi, così da poter coprire a 360 gradi le esigenze di chi usa la casella di posta per lavorare o per ricevere email importanti.

Nella guida che segue vi mostreremo come attivare Google Spaces, Meet e Chat su Gmail e come usare le varie funzioni per migliorare la produttività aziendale o per comunicare velocemente con in clienti, con i fornitori o con le persone che contattiamo più spesso.

1) Attivare attivare Google Spaces, Meet e Chat

Per attivare tutte le nuove funzioni di Gmail non dobbiamo far altro che aprire il sito di Gmail, assicurarci di aver effettuato l'accesso con l'account Google su cui sbloccare queste funzioni e premere in alto a destra sull'icona a forma di ingranaggio.

Ora è sufficiente premere sulla voce Personalizza, subito sotto la sezione App in Gmail, spuntare entrambe le voci Google Chat e Google Meet e premere su Fine per riavviare l'interfaccia del nostro Gmail.

Al successivo riavvio vedremo comparire tre nuove notifiche nella barra laterale sinistra: Chat, Spaces e Meet, ossia le nuove funzioni presenti in Gmail.

2) Utilizzare Google Chat

Premendo di lato su Chat apriremo il nuovo sistema di messaggistica istantanea utilizzato da Gmail per mettere in comunicazione tutti i nostri contatti di Gmail.

All'interno di questa nuova applicazione web basterà premere su Avvia una chat per avviare subito una finestra di conversazione con uno o più amici, colleghi o parenti, utilizzano un sistema di invio dei messaggi molto simile a WhatsApp.

Per approfondire possiamo leggere la nostra guida su come usare Google Chat in Gmail.

3) Utilizzare Google Spaces

Google Spaces è un'app particolare che permette ai team di lavoro di sfruttare uno spazio condiviso dove creare nuovi lavori, scambiarsi file facilmente, organizzare incontri e fissare obiettivi di calendario.

Per accedere a questa funzione non dobbiamo far altro che premere sull'icona Spaces e cliccare successivamente su Sfoglia gli spazi, organizzando i team di lavoro secondo le nostre necessità e scegliendo quindi chi deve partecipare, chi può amministrare lo spazio di lavoro e come ricevere le notifiche (prioritarie, tutte o silenziate).

Oltre agli spazi creati da noi possiamo prendere parte agli spazi creati dagli utenti con cui comunichiamo spesso con Gmail, chiedendo l'autorizzazione a partecipare e aumentando così la nostra rete sociale dedicata al lavoro.

Da Google Spaces possiamo accedere anche a Google Chat, aggiungere link per le riunioni di Google Meet (come vedremo nel prossimo capitolo) e anche programmare le riunioni future, così da venire incontro alle esigenze di un team di sviluppo o di un gruppo di lavoro molto unito.

4) Utilizzare Google Meet

Tra tutte le funzioni integrate all'interno di Gmail la più comoda è sicuramente Google Meet, ossia l'app per avviare le conferenze e le videochiamate con una qualità spesso superiore ad altri servii simili (come per esempio Zoom).

Per utilizzare Meet per colloqui, riunioni aziendali o per comunicare con i colleghi, i fornitori e gli amici premiamo di lato a sinistra su Meet, premiamo su Nuova riunione e premiamo su Avvia adesso per avviarla subito; nella finestra precedente possiamo anche copiare il link della riunione e inviarlo via email ai partecipanti, che potranno accedere tramite il codice fornito o tramite autorizzazione (che solo noi possiamo fornire).

Se vogliamo partecipare ad una riunione già organizzata da altre persone che conosciamo non dobbiamo far altro che premere su Partecipa con un codice e inserire il codice della riunione (comunicatoci via email, tramite Google Chat o tramite altri sistemi).

Tutte le riunioni che abbiamo creato o a cui partecipiamo appariranno nella parte sinistra del sito, pronte per essere riaperte in qualsiasi momento. In alto a destra è possibile impostare lo stato dell'attività corrente (Assente, Non disturbare e Automatico), aggiungere uno stato e scegliere le impostazioni di notifica chat.

Per approfondire possiamo leggere l'articolo come usare Google Meet: funzioni migliori e opzioni da modificare.

Conclusioni

Gmail vuole diventare a tutti gli effetti uno strumento di lavoro completo, dove non ci limitiamo a ricevere e a rispondere solo ai messaggi di posta elettronica. Con le nuove funzioni infatti possiamo usare Gmail anche per comunicare con i colleghi o con il resto dello staff, pianificare gruppi di lavoro, organizzare gli sviluppi futuri dell'azienda e anche avviare o pianificare riunioni in maniera semplice e lineare, senza dover aprire altri siti o applicazioni.

Per aggiungere Gmail come app su Windows possiamo leggere il nostro articolo su come usare Gmail come app in Windows 11.

Per approfondire vi invitiamo a leggere le nostre guide su come programmare eventi sul calendario Google e Gmail e su come gestire attività, aziende e progetti con Google Workspace.