Come gestire un budget su Microsoft Excel

Con Excel possiamo tenere sotto controllo il budget aziendale o famigliare con fogli e modelli pronti, offerti da Microsoft o scaricabili online.

Microsoft Excel si presta particolarmente ben per gestire il budget personale, per l'intera famiglia o per l'uffico. Se utilizziamo già Microsoft Excel possiamo creare un budget con facilità utilizzando un modello fornito da Microsoft stessa, utilizzando i modelli disponibili online o creandone uno da zero.

Nella guida che segue vi mostreremo quindi come gestire un budget su Microsoft Excel, così da tenere sempre sotto controllo la spesa mensile, avere un riscontro sui soldi che abbiamo risparmiato e sulle entrate mensili (come lo stipendio o i bonifici).

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Usare i modelli budget di Excel

Per gestire facilmente un budget su Excel possiamo affidarci ai modelli forniti direttamente da Microsoft e integrati nelle ultime versioni di Office.

Per usare questi modelli apriamo il menu Start (su Windows) o il Launchpad (su Mac), cerchiamo l'applicazione Microsoft Excel e, nella schermata Nuovo, utilizziamo il campo di ricerca Cerca modelli online per cercare Budget; vedremo comparire una serie di modelli di Excel molto utili per creare budget personali, budget personali e budget aziendali.

I migliori modelli da cercare all'interno di Microsoft Excel sono:

• Budget mensile personale
• Budget mensile semplice
• Budget mensile per la famiglia
• Foglio spese piccole imprese
• Budget aziendale
• Budget aziendale mensile
• Budget per università
• Spese avvio di uno studio medico
• Budget evento
• Pianificazione budget vacanze

Per ognuno di questi budget sono disponibili vari modelli e stili, sta a noi scegliere quello adatto alle nostre esigenze. Per scaricare uno dei modelli citati basterà copiarlo ed inserirlo nel motore di ricerca di Excel; dopo aver scelto il modello di budget premiamo sul tasto Crea all'interno dell'anteprima, attendiamo il download del modello e modifichiamolo all'interno di Excel.

Usare i modelli budget disponibili online

Oltre ai modelli disponibili dentro Excel possiamo utilizzare dei modelli online per i budget, facilmente modificabili su qualsiasi computer dove è installato Microsoft Excel o LibreOffice (l'alternativa open source a Office e ai suoi programmi).

I migliori modelli da scaricare online sono:

• Budget per pensione e fondo pensione: ottimo per calcolare la pensione, i contributi e quando sarà grande il fondo pensione integrativo.
• Budget familiare: l'ideale per gestire il budget famigliare ogni mese.
• Budget dettagliato: budget famigliare molto esteso, pieno di voci di spesa e di entrata e adatto a chi dispone di patrimoni da gestire.
• Budget per regali di Natale: modello adatto per chi deve fare molti regali di Natale e deve suddividere le spese tra tutti i regali.
• Budget per lavori di rinnovo/ristrutturazione: ottimo per chi deve ristrutturare casa e deve rinnovare l'appartamento.
• Budget personale: modello pensato per gestire le spese personali, con tanto di scheda riepilogo e grafico a torta delle entrate e delle uscite.
• Budget di progetto: questo modello è pensato per chi deve realizzare un progetto, come per esempio aprire una nuova azienda o un nuovo studio medico.

Per scaricare altri modelli Excel per budget possiamo utilizzare il sito Smartsheet, il migliore della categoria visto che presenta fogli di calcolo tradotti in italiano.

Se la lingua inglese non è un problema possiamo compilare budget su modelli precompilati in inglese, scaricandoli da siti come Spreadsheet123 e HubSpot.

Creare un budget su Excel da zero

Per gli utenti più esperti è possibile anche creare un budget da zero, utilizzando gli strumenti messi a disposizione da Excel e dedicandoci giusto qualche minuto di tempo. Per iniziare apriamo Excel, premiamo questa volta su Cartella di lavoro vuota e iniziamo a creare le categorie Entrate ed Uscite, inserendo subito le Entrate in alto (che di solito fisse o vengono da lavori stabili, con un numero di righe assegnato preciso) e sotto di esse le Uscite (che possono essere varie, quindi devono sfruttare tutte le altre righe di Excel).

Dopo aver aggiunto le due categorie del budget inseriamo i mesi dell'anno, scrivendo Gennaio nel campo B1 e trascinando successivamente fino generare tutti i mesi; ci ritroveremo con un foglio di calcolo molto simile a quello visibile qui in basso. Ora non dobbiamo far altro che selezionare tutte le celle coinvolte nel budget, premere in alto su Inserisci e infine premere su Tabella.

Se dobbiamo aggiungere nuove righe basterà posizionarsi su Totale Entrate e Totale Uscite, premere con il tasto destro e selezionare Inserisci -> Righe tabella sopra. Dopo questa preparazione iniziamo ad inserire dati all'interno della tabella, avendo cura di convertirli in valuta selezionando le colonne compilate, premendo in alto su Home e premendo sull'icona Formato numeri contabilità (aprendo il campo Contabilità nella sezione Numeri).

Per ottenere i totali delle entrate e delle uscite di gennaio selezioniamo i campi compilati, inserendo "=B3+B4" nel campo Totale entrate e "=B8+B9+B10+B11+B12+B13" nel campo Totale Uscite per ottenere i totali. Nella riga denominata Differenza (da creare subito dopo Totale Uscite) inseriamo invece "=B5-B14" per ottenere la differenza del budget di gennaio: se esce positivo abbiamo risparmiato qualcosa, se esce 0 abbiamo speso tutto il budget mentre se esce un risultato negativo abbiamo ottenuto una perdita.

Conclusioni

Tenere sempre il conto del budget ci permetterà di capire mese per mese quando abbiamo risparmiato e ci permetterà anche di ottenere un ottimo bilancio per le spese di un nuovo progetto, scoprendo in anticipo quando spenderemo alla fine e quando invece vi veniva a costare da progetto iniziale.

Per i budget possiamo usare sia i modelli di budget presenti in questa pagina sia realizzare la propria tabella di budget partendo da un foglio di calcolo vuoto ed utilizzando operazioni elementari per riempire ogni campo con le entrate e le uscite.

Per approfondire possiamo leggere le nostre guide ai programmi gratis di gestione finanziaria, soldi, budget ed investimenti personali e alle migliori app per gestire soldi e spese personali (Android e iPhone).