Funzioni con Data e Ora su Microsoft Excel

Vediamo come utilizzare le funzioni di data e ora integrati in Excel per compilare velocemente i dati nelle celle e dei grafici

Sui fogli di calcolo gestiti con Microsoft Excel possiamo inserire manualmente la data o l'ora attuali dove necessario, ma questo approccio non è molto pratico: se ci sono più celle da compilare con le informazioni della data e dell'ora, inserire tutto manualmente potrebbe diventare difficile, specie sui documenti professionali con molti dati da gestire.

Microsoft Excel ci viene incontro nelle fasi produttive più impegnative offrendoci delle valide funzioni per richiamare data e ora attuali o per inserire qualsiasi tipo di informazione temporale utilizzando delle semplici formule, che possiamo imparare a memoria o tenere su un foglietto, pronte per essere utilizzate quando necessario.

Vediamo insieme quali sono le migliori funzioni data e ora da utilizzare su Microsoft Excel per inserire informazioni riguardanti il tempo all'interno di una specifica cella, all'interno di più celle o all'interno di una tabella o di un grafico.

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Usare le funzioni OGGI e ADESSO

Per inserire la data odierna o la data odierna con tanto di orario possiamo utilizzare due semplici funzioni all'interno di qualsiasi cella:

=OGGI()

=ADESSO()

La prima funzione mostrerà la data odierna in formato GG/MM/AAAA, mentre la seconda funzione inserirà la data in formato GG/MM/AAAA accompagnata dall'ora (in formato HH:MM).

Creare una data completa

Se abbiamo dei dati in Excel con anno, mese e giorno separati in varie righe o colonne, possiamo comporre la data finale in una cella dedicata utilizzando la funzione:

=DATA(anno;mese;giorno)

Al posto di anno, mese e giorno inseriamo le coordinate delle celle in cui sono presenti queste informazioni, così da comporre la data completa.

Vedere il numero della settimana

Sul calendario ogni settimana ha un preciso numero, visto che nel corso dell'anno sono presenti circa 52 settimane. Per scoprire il numero preciso della settimana di una precisa data usiamo la seguente funzione:

=NUM.SETTIMANA(cella)

Al posto di cella inseriamo le coordinate della cella dove è presente una data, così da sapere a quale settimana dell'anno è riferita.

Calcolare giorni, mesi o anni tra le date

Altra funzione davvero molto utile su Excel è DATA.DIFF, che permette di ottenere subito quanti giorni, mesi o anni passano tra due date, così da ricavare subito la differenza tra loro. Le date da inserire in questa funzione vanno ricavate con la funzione DATA vista nel capitolo precedente, così da avere la forma giusta per l'utilizzo della seguente funzione:

=DATA.DIFF(data_iniziale,data_finale,"unità")

Al posto di data_iniziale inseriamo le coordinate della cella della data iniziale, al posto di data_finale inseriamo la data con cui fare il confronto e infine scegliamo cosa vogliamo calcolare nel campo "unità", utilizzando "Y" per calcolare il numeri di anni, "M" per calcolare la numero di mesi e "D" per calcolare il numero di giorni passati tra le due date.

Per il parametro "unità" possiamo utilizzare anche le voci differenza, come per esempio "MD" per calcolare la differenza tra i giorni (ignorando mesi e anni), "YM" per calcolare la differenza dei mesi (ignorando giorni ed anni) e "YD" per la differenza tra i giorni (ignorando gli anni).

Calcolare i giorni lavorativi

Se utilizziamo Excel per compilare i dati di lavoro dei dipendenti può essere molto utile imparare ad utilizzare la funzione GIORNI.LAVORATIVI.TOT, che calcola i giorni di lavoro tra due date, inserendo anche eventuali festività. La funzione da usare è la seguente:

=GIORNI.LAVORATIVI.TOT(data_iniziale; data_finale; vacanze)

Al posto di data_iniziale inseriamo le coordinate della cella dove è presente la data di inizio lavoro, mentre al posto di data_finale inseriamo la data di fine lavoro. Per calcolare le festività sostituiamo il parametro vacanze con le coordinate della cella dove è presente la data del giorno festivo; se sono presenti più giorni festivi usiamo i due punti (esempio A3:A4) dopo ogni cella per compilare il parametro vacanze, così da tenere conto di tutte le vacanze.

Conclusioni

Leggendo guide come queste si capisce che Microsoft Excel è un vero alleato negli uffici contabilità e negli uffici in generale, al punto da essere un vero punto di riferimento per chiunque lavori al PC.

Utilizzando delle semplici funzioni incluse nel programma possiamo creare delle date partendo dalle informazioni spurie, calcolare la differenza e i giorni tra due date (o in alternativa i mesi e gli anni) e calcolare anche i giorni lavorativi, usando una funzione che semplifica notevolmente il calcolo dei giorni da pagare ai dipedenti (escludendo le festività).

Per imparare ad utilizare Excel per lavoro vi consigliamo di leggere le nostre guide ai trucchi Excel per diventare esperti in calcoli e presentazione dati e alle operazioni da conoscere lavorando con Word e Excel.