Come stampare un’area precisa di Excel
Vogliamo stampare solo una parte precisa del foglio Excel? Vediamo come procedere utilizzando le funzioni integrate nel programma.
Stampare un intero foglio di calcolo su Excel è piuttosto semplice: non dobbiamo far altro che premere in alto su File -> Stampa e scegliere la stampante da utilizzare; in alternativa possiamo anche utilizzare la scorciatoia da tastiera CTRL+P per stampare velocemente tutto il foglio di calcolo. Ma se dobbiamo stampare solo un'area precisa del foglio Excel? Come possiamo stampare sempre e solo quella parte del foglio, così da non dover selezionare manualmente le celle da stampare di volta in volta?
Nella guida che segue vi mostreremo un trucco da professionisti per stampare un’area precisa di Excel e ripetere la stampa di quell'area tutte le volte necessarie; in questo modo potremo anche aggiornare in seguito quel foglio di calcolo con nuovi dati e avviare sempre la stampa delle celle preselezionate, senza perdere tempo a ricreare l'area di stampa ogni volta.
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Come impostare area di stampa Excel
Per impostare una precisa area di stampa apriamo Excel sul nostro computer, apriamo il foglio di calcolo su cui stiamo lavorando, selezioniamo le celle con cui creare l'area (tenendo premuto il tasto sinistro sulla prima cella e trascinando sul foglio), premiamo in alto sul menu Layout di pagina e selezioniamo infine Area di stampa -> Imposta area di stampa.
L'area selezionata diventerà quella stampata sul foglio cartaceo o sul PDF, indipendentemente dal tipo di contenuto. All'interno dell'area possiamo inserire sia tabelle di dati sia grafici: cambiando il contenuto al suo interno potremo stampare di volta in volta fogli diversi, mantenendo la formattazione delle tabelle o dei grafici.
Questo trucco è molto utile per chi lavora in contabilità: creando una tabella unica per le ore o per le retribuzioni mensili possiamo aggiornarla di mese in mese e stampare subito la parte modificata, senza doverla selezionare ogni volta.
Se l'area da stampare non è omogenea (ossia sono presenti degli spazi da non stampare), possiamo saltare le aree tenendo premuto il tasto CTRL e selezionando di volta in volta le aree che vogliamo includere nella stampa; al termine della selezione premiamo nuovamente su Layout di pagina -> Area di stampa -> Imposta area di stampa per stampare solo il necessario.
Come visualizzare l'area di stampa
Abbiamo creato un'area di stampa eterogenea e vogliamo subito verificare se la stampa è corretta? Per isolare l'area di stampa da tutto il resto del foglio premiamo in alto sul menu Visualizza e premiamo sul pulsante Anteprima interruzioni di pagina.
Il foglio Excel verrà rimpicciolito per mostrare solo le aree di stampa create in precedenza, così da avere una buona anteprima di come sarà il foglio una volta stampato. Se il risultato è soddisfacente possiamo tornare alla vista classica premendo sul tasto Normale; se invece c'è qualche errore ripetiamo il processo visto nella pagina precedente cancellando l'area che abbiamo selezionato portandoci nel percorso Layout di pagina -> Area di stampa e premendo infine su Cancella area di stampa.
Come aggiungere nuove celle all'area di stampa
Se durante la compilazione del documento notiamo che l'area di stampa è molto più grande del previsto premiamo con il mouse in un punto libero del foglio per deselezionare le vecchie aree di stampa, selezioniamo le nuove aree di stampa (che possono essere sia contigue a quelle già selezionate sia molto lontane da esse), portiamoci nuovamente nel percorso Layout di pagina -> Area di stampa e premiamo questa volta sulla voce Aggiungi area di stampa.
Premendo su questo tasto aggiungeremo nuove aree di stampa al documento finale; per vedere il risultato ripetiamo i passaggi visti in alto per l'anteprima di stampa e, se soddisfatti, premiamo sui tasti CTRL+P per avviare il processo di stampa.
Come impostare area di stampa su LibreOffice Calc
Microsoft Excel è uno strumento indispensabile per lavorare in ufficio, ma in ambito casalingo possiamo rimpiazzarlo senza problemi con l'app LibreOffice Calc, il gestore di fogli di calcolo integrato nella suite open source LibreOffice.
Per delineare le aree di stampa apriamo il programma Calc, carichiamo il documento da stampare o creiamo una tabella o un grafico basati sui nostri dati, selezioniamo le celle (tenendo premuto il tasto sinistro del mouse e scorrendo), premiamo in alto sul menu Layout e clicchiamo infine su Area di stampa.
Accanto a questa voce troviamo i tasti per aggiungere le aree di stampa (sempre tenendo premuto il tasto CTRL), il tasto Interruzione di pagina (da usare come anteprima di stampa) e il tasto per cancellare le aree selezionate.
Conclusioni
Su Excel e su LibreOffice Calc possiamo evitare di stampare tutto il foglio, ma possiamo anche stampare solo le aree che aggiorniamo più spesso o le aree dove sono presenti delle tabelle e dei grafici, così da risparmiare carta ed ottenere solo fogli ordinati. Aggiornando i dati contenuti nelle aree di stampa avremo la certezza di stampare sempre e solo quelle, senza dover procedere con la selezione manuale delle celle ad ogni processo di stampa.
Per diventare utenti esperti di Excel è richiesta tanta pratica con il programma e tanto lavoro, ma possiamo sicuramente velocizzare il processo d'apprendimento leggendo le nostre guide su come diventare bravi con Excel sui fogli di calcolo e sui migliori trucchi Excel per diventare esperti in calcoli e presentazione dati.
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