Come usare Microsoft Teams per organizzare il lavoro a distanza

Come usare e come iniziare un'organizzazione su Microsoft Teams, la piattaforma di lavoro gratuita con chat e condivisione di file

Microsoft Teams è una piattaforma di chat e videochat progettata per semplificare il lavoro di gruppo, per mettere in contatto chi lavora in diversi uffici in grandi e piccole aziende, che permette di creare un'organizzazione del lavoro a distanza con strumenti come la chat e la condivisione di documenti. Essendo di Microsoft Teams si integra perfettamente con altri prodotti della suite Office, con Outlook, oltre che con strumenti cloud come Onedrive, SharePoint, Skype e OneNote .
L'accesso gratuito a Microsoft Teams si può fare con un account Microsoft (non con un account Office 365) e permette di utilizzare la piattaforma in modo illimitato con massimo 300 contatti in una chat, per le chiamate audio e video, per avere uno spazio online condiviso con gli altri membri dell'organizzazione di 10 GB, più uno spazio di 2 GB per ogni account aggiunto. Microsoft Teams si integra, inoltre, con tutte le app di Office Online, tra cui Word, Excel, PowerPoint e OneNote ed anche con altre app aziendali non Microsoft.
Tenere presente che la versione gratuita di Microsoft Teams è disponibile solo per coloro che non dispongono di un abbonamento a Office 365 commerciale a pagamento. Gli abbonati a Office 365 che provano a iscriversi a Team vengono reindirizzati ad un account Office.

Come creare un'organizzazione in Microsoft Teams

Per avviare una nuova organizzazione su Microsoft Teams, si deve solo aprire il sito teams.microsoft.com e accedere col normale account Microsoft che si utilizza anche per Onedrive, Skype, Windows 10 o Outlook.com. Se non si ha un account Microsoft, lo si può creare facilmente seguendo la procedura guidata.
E' possibile iniziare con Microsoft Teams anche partendo da questa pagina dove è possibile anche confrontare il piano gratuito con quello a pagamento e dove è possibile accedere ad un'organizzazione già esistente.
Una volta effettuato l'accesso è possibile scaricare l'app per Windows oppure avviare immediatamente la versione online di Microsoft Teams, che si apre direttamente sul browser web. Di Microsoft Teams ci sono anche le app per Android e iPhone.
L'app Web di Teams va bene per la maggior parte delle funzionalità di base, ma per sfruttare appieno il servizio, conviene installare l'app desktop. Sia la versione per Windows 7+ (che include Windows 10) che per Mac permette di utilizzare funzionalità come le riunioni virtuali, la condivisione dello schermo e la lavagna.
Sia che si utilizzi l'app web, sia col programma installato (dove sarà necessario accedere nuovamente con l'account Microsoft), si può procedere con l'iscrizione di una nuova organizzazione dandogli un nome.
All'organizzazione è possibile aggiungere gruppi di persone (i team), invitandoli a partecipare inserendo i loro indirizzi email. Questi indirizzi e-mail non devono essere indirizzi e-mail Microsoft, ma agli invitati verrà richiesto comunque di creare un account Microsoft . Le persone invitate riceveranno l'invito via e-mail e potranno unirsi al team creato facendo cliccando sul link allegato. In Microsoft Teams, le persone invitate potranno scegliere un nome visualizzato e aggiungere una foto. A questo punto, si può iniziare a utilizzare tutte le funzionalità incluse nella versione gratuita di Teams.

Funzioni di Microsoft Teams

La Chat
La prima funzione che si andrà ad usare in una nuova organizzazione creata con Microsoft Teams è sicuramente la chat dell'orgranizzazione, nella sezione Team. Si può interagire con tutti i membri della tua organizzazione e si può indirizzare un messaggio a singoli membri usando il simbolo della @ seguita dal nome. Si possono scrivere testi formattati ed aggiungere anche immagini, emoji e qualsiasi altra cosa. Chiunque nel team può quindi rispondere al tuo messaggio e avviare la conversazione.

Chat privata
Invece di parlare all'intero team, è possibile avviare una chat privata con una sola persona o con un gruppo. Per farlo, si può premere sulla sezione Chat sulla barra degli strumenti a sinistra. Quando si avvia una nuova chat, scrivere il nome della persona o delle persone con cui si vuol parlare nel campo A nella parte superiore dello schermo. Le chat vengono salvate sul lato sinistro dello schermo per un rapido accesso.

Condivisione di file
Si possono condividere file con tutti i membri del team cliccando sull'icona della graffetta e selezionando il file dal sito Microsoft Teams, da OneDrive o dal computer. Se si condivide un file Microsoft Office (documento Word, foglio di calcolo Excel, presentazione PowerPoint o blocco appunti OneNote), ogni persona del team può visualizzarlo nell'interfaccia di Teams ed anche modificarlo.

Riunione virtuale in diretta
Teams ha uno strumento integrato per le effettuare conferenze audio e video di gruppo. Per utilizzare questa funzione, si deve utilizzare Google Chrome, Microsoft Edge o eseguire l'app Windows Teams. Nella pagina dei Team, premere il pulsante Riunione immediata che si trova sotto il campo di scrittura in basso. La prima volta viene chiesto di consentire a Microsoft Teams di utilizzare il microfono e la videocamera. Prima di iniziare la riunione, è possibile modificare alcuni dettagli come l'oggetto della riunione. La riunione può essere sia in videoconferenza che solo audio.
Nella finestra della riunione, è possibile premere sui nomi delle persone da invitare. Nella schermata della riunione virtuale, sono disponibili opzioni per controllare il flusso video e audio, trasmettere su un'altra schermata, modificare altre impostazioni e terminare la chiamata.

Altre applicazioni da integrare
Premendo su ltasto App, in basso a sinistra, è possibile aggiungere altre app e servizi per espandere le funzionalità di Team. Già integrati ci sono Bing News, Youtube, Meteo, Wikipedia, Azioni e Mappe. Si possono poi aggiungere applicazioni come Zoom, Trello, Cisco Webex Meetings, Mindomo, Evernote, SurveyMonkey, Github, Feed RSS da qualsiasi sito e tanti altri. Per accedere alle app si può andare alla sezione Team e premere il tasto con tre pallini in basso, sotto la barra di scrittura.

Per finire, mentre all'interno dell'applicazione sono presenti video per usare Teams, è anche disponibile una guida completa in italiano per sapere tutto su come usare Microsoft Teams.

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