Come creare tabella pivot e a cosa serve

Non sappiamo cosa è una tabella pivot e come crearla? Vediamo insieme come gestirne una su Excel e su LibreOffice

In un lavoro d'ufficio può capitare di dover gestire dei dati (entrate e uscite mensili, resoconti lavorativi etc.) e di dover quindi gestire una grande mole di cifre, da cui estrarre una colonna con i calcoli effettuati in maniera del tutto automatica. Un modo per velocizzare il lavoro c'è e si chiama tabella pivot: grazie a questa funzionalità potremo velocizzare i calcoli inserendoli all'interno di una tabella precisa e programmata, in cui dovremo solo accertarci di inserire i dati correttamente (il foglio di calcolo farà il resto applicando automaticamente le formule richieste alle righe e colonne contenente numeri).

Se non sappiamo come creare una tabella pivot, in questa guida vi illustreremo i passaggi da eseguire sia su Microsoft Excel (incluso in Office) sia su LibreOffice; in quest'ultimo caso potremo creare tabelle pivot senza spendere nulla per l'acquisto di una licenza.

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Creare tabella pivot su Excel e LibreOffice

Prima di proseguire è importante far notare che, affinché la tabella pivot venga creata senza problemi, dobbiamo inserire i dati all'interno del foglio di calcolo in maniera precisa e scrupolosa: le intestazioni devono essere presenti in cima ad ogni colonna e riga, non devono essere presenti righe vuote e i dati inseriti devono essere il più possibile omogenei (per esempio in una colonna di calcolo dobbiamo inserire solo cifre se vogliamo che la tabella funzioni). Seguendo queste semplici regole diventerà davvero facile e veloce creare una tabella pivot con Microsoft Excel.

Creare tabella pivot su Microsoft Excel

Excel è senza ombra di dubbio uno dei programmi più utilizzati per creare tabelle pivot. Se disponiamo della suite Office installata sul nostro sistema, apriamo il menu Start in basso a sinistra e digitiamo sulla tastiera Excel, così da poter aprire il programma. Una volta avviato facciamo clic su Cartella di lavoro vuota per aprire un nuovo foglio di calcolo. Ora possiamo inserire nei vari campi i dati che dobbiamo elaborare, assicurandoci di disporli in ordine per colonna e per riga (così a facilitare il lavoro al momento della creazione della tabella).
Inseriti tutti i dati selezioniamoli grazie al trascinamento del mouse (tenendo premuto sulla prima cella in alto a sinistra e muovendo il mouse) quindi facciamo clic in alto sul menu Inserisci e confermiamo sul pulsante Tabella pivot, presente in alto a sinistra.
Si aprirà una finestra di conferma, in cui confermare gli intervalli già selezionati e scegliere dove generare il rapporto finale; nella maggior parte dei casi è sufficiente fare clic su OK senza toccare nient'altro. I dati spariranno per lasciar posto ad un messaggio d'avviso e ad una sidebar laterale, presente sulla destra.

Per iniziare a comporre la tabella, facciamo clic sui riquadri presenti subito sotto la barra di ricerca per abilitare i vari campi (che corrisponderanno ai nomi delle colonne inserite come intestazione), quindi riordiniamoli trascinandolo nei settori presenti sotto la voce Trascinare i campi nelle aree sottostanti.
Di base il programma farà la somma automatica dei campi numerici inseriti, ma se volessimo cambiare la formula o l'operazione matematica da applicare è sufficiente portarsi in basso a destra sul riquadro Valori, fare clic su uno dei campi numerici disponibili (nel nostro caso useremo Campo entrate) e selezionare la voce Impostazioni campo valore. Da questa finestra potremo scegliere l'operazione matematica da applicare a tutti i dati inseriti nella tabella: possiamo fare la media, inserire un valore massimo e minimo, fare la sottrazione etc.

Al termine della configurazione è sufficiente fare clic su OK; se abbiamo fatto bene tutti i passaggi vedremo comparire all'interno del foglio di calcolo una tabella pivot ordinata con tutti i dati e una nuova riga con le somme automaticamente applicate (in alternativa possiamo trovare anche il risultato della formula che abbiamo scelto di applicare).

Per modificare altre opzioni della tabella pivot appena creata basterà fare clic con il tasto destro del mouse in un punto qualsiasi della tabella e selezionare la voce Opzioni tabella pivot.

Creare tabella pivot su LibreOffice Calc

Vogliamo creare una tabella pivot in casa ma non possediamo una licenza per Microsoft Office? In questo caso possiamo risparmiare molti soldi affidandoci alla soluzione gratuita LibreOffice, che dispone di un buon foglio di calcolo all'interno della suite. Se non l'abbiamo ancora fatto scarichiamo sul nostro PC l'installer di LibreOffice (questa suite è disponibile sia per Windows sia per Mac, oltre ad essere integrata nella stragrande maggioranza delle distribuzioni GNU/Linux). Una volta scaricato installiamolo senza timori, visto che l'installazione procede senza particolari difficoltà o finestre strane da considerare (possiamo anche premere sempre su Avanti per velocizzare l'operazione). Installata la suite su Windows facciamo clic in basso a sinistra sul menu Start e digitiamo Calc, così da poter aprire il risultato di ricerca pertinente ossia LibreOffice Calc.
Ci troveremo davanti un foglio di calcolo in piena regola: iniziamo quindi ad inserire i dati che andranno a comporre la nostra tabella pivot come già visto nella parte relativa ad Excel. Al termine dell'inserimento dei dati selezioniamo tutti i campi con i valori numerici e le intestazioni (trascinando il mouse fino a creare una selezione) e facciamo clic in alto sul pulsante Inserisci tabella pivot, presente sulla barra delle funzioni.


Comparirà una finestra di conferma: facciamo clic su OK, così da mostrare la nuova finestra per le impostazioni della tabella pivot.


Nella finestra spostiamo i campi disponibili sulla destra (nel nostro caso Mese, Entrate e Uscite) in uno dei settori presenti al centro o sulla sinistra, in particolare inseriamo i campi che contengono numeri nel settore Campi dati e i campi che contengono nomi o attestazioni nel settore Campi righe o Campi colonne. Quando pronti facciamo clic su OK per generare la tabella pivot.

Di base il programma permette di effettuare la somma, ma se volessimo cambiare l'operazione matematica da effettuare dobbiamo fare clic sul pulsante Funzioni, presente sulla sottile barra comparsa sul lato destro del programma.

Possiamo utilizzare subito quelle già indicate all'interno oppure fare clic sul menu a tendina Usate di recente e selezionare Tutte o una delle categorie di funzioni integrate in Calc.

Conclusioni

Seguendo attentamente le istruzioni riportate in alto saremo in grado di creare una tabella pivot in maniera rapida e veloce, ordinando i dati come richiesto dal nostro datore di lavoro o ordinando i dati in nostro possesso mantenendo una coerenza e un ordine che spiccherà senza ombra di dubbio rispetto alle tabelle semplici o all'accozzagli inutile di dati (tipica di chi non usa Excel molto spesso o è alle prime armi con questo tipo di programmi).

Per diventare dei veri esperti di Excel vi raccomandiamo di leggere anche le nostre guide Come fare una tabella su Excel e Formule Excel per contare numeri e celle (CONTA e SOMMA).
Se desideriamo utilizzare Excel gratis e non vogliamo usare LibreOffice Calc, vi consigliamo di leggere il nostro approfondimento Come scaricare Excel gratis.