Come si usano le Formule in Excel

Guida alle formule Excel con la spiegazione delle formule più importanti, le funzioni di calcolo, funzioni stringa e funzioni logiche

Microsoft Excel è perfetto per effettuare velocemnte calcoli automatici, utilizzando per lo scopo le Funzioni, ossia i comandi che è possibile eseguire sulle celle Excel per fare in modo che esse siano riempite automaticamente in base ai dati scritti nelle altre celle.

In altre parole, dopo aver creato una tabella di numeri o di altri valori, è possibile selezionare una cella il cui valore al suo interno, dopo aver configurato una funzione, va a riempirsi da solo. Questa formula può essere, ad esempio, la somma dei valori delle altre celle, facendo in modo che questa somma cambi automaticamente soltanto modificando o aggiungendo numeri nella tabella, rendendo molto veloce ogni tipologia di calcolo anche con migliaia di dati.

In questa guida vediamo come usare Formule e Funzioni Excel più importanti da conoscere, sia quelle più note che quelle più particolari, che vengono comunque utilizzate ogni giorno da chi lavora con Excel.

LEGGI ANCHE: Come fare calcoli su Excel

1) Come inserire funzioni su Excel

Per utilizzare le Funzioni in Excel bisogna semplicemente scrivere il nome della funzione e poi le celle che la riguardano. Questo può essere fatto a mano selezionando una cella e poi scrivendo la funzione in alto (la barra Fx).

In alternativa è anche possibile andare al menù Formule in alto e premere il tasto Inserisci Funzione in modo da far apparire un box di creazione guidata della formula, con qualche esempio di base.

Le formule si scrivono sempre con un = davanti (ad esempio =SOMMA) e poi di seguito indicando tra parentesi le celle da sommare, separate con un punto e virgola (ad esempio =SOMMA(A3;C2) è la somma dei valori delle celle A3 e C2) oppure separate dai sue punti se si vogliono sommare tutte le celle in mezzo a due (ad esempio =SOMMA(A3;A8) va a sommare i valore dalla cella A3 alla cella A8.

Un modo veloce per creare funzioni in Excel è quello di scrivere la formula in una cella (per esempio =SOMMA), fare uno spazio e, di seguito, selezionare le celle da includere nella funzione, una per una, oppure premendo sull'intestazione di una colonna o anche anche trascinando il mouse su una colonna o sull'intervallo di celle di cui si vuol calcolare la somma o qualsiasi altro calcolo viene espresso. Mi raccomando però di non dimenticare di inserire le parentesi.

Premere Invio per accettare la formula, mentre per uscire dalla modalità di funzione si può premere ESC. Di seguito, vediamo quindi quali sono le funzioni più usate da chi usa Excel. Per ciascuna formula vediamo anche come viene scritta in Excel in lingua inglese (anche le figure sono in inglese).

Sullo stesso argomento possiamo leggere la guida come usare la compilazione automatica su Excel.

2) Migliori funzioni di calcolo

Le principali funzioni da utilizzare su Excel sono le seguenti:

SOMMA: è la funzione più utilizzata in Excel. Il suo uso è molto semplice, basta solo scrivere la parola =SOMMA in una cella e poi l'intervallo di celle con i valori da sommare.
CONTA: per contare il numero di celle, si utilizza la formula =CONTA.NUMERI.

Per approfondire possiamo leggere la guida alle Formule Excel per contare numeri e celle (CONTA e SOMMA).

Altre funzioni che è possibile usare nelle celle di Excel sono:

MEDIA (AVERAGE): La funzione MEDIA funziona in modo simile, mostra il valore medio di una serie di numeri e si usa scrivendo in una cella =MEDIA. Trascinare poi il mouse lungo la colonna di celle per calcolare la media dei valori (guida).
MAX: La funzione MAX è utile quando c'è una lunga lista di numeri in una colonna e bisogna trovare il valore più grande. Digitare =MAX (nella cella), quindi trascinare il mouse lungo la colonna di celle in cui si vuol trovare il valore massimo (guida).
MIN: La funzione MIN è come MAX, soltanto che serve per trovare il valore minimo nell'elenco (guida).
PRODOTTO (PRODUCT): Questa funzione permette di moltiplicare i numeri delle celle selezionate, buono anche per calcolare un importo di prezzo per una percentuale (per esempio l'IVA o lo sconto fatto). Scrivere quindi =PRODOTTO, fare uno spazio e poi tra parentesi inserire le celle da moltiplicare o l'intervallo di celle (guida).
MATR.SOMMA.PRODOTTO (SUMPRODUCT): Questa funzione, che in inglese è chiamata SUMPRODUCT, permette di selezionare più elenchi di numeri nel foglio di lavoro (quindi più colonne di dati), moltiplicando tra loro le somme delle colonne selezionate (guida).

Un metodo alternativo per selezionare più elementi per eseguire una funzione matematica è selezionare singoli elementi digitando l'inizio della funzione, quindi tenendo premuto il tasto CTRL, si possono selezionare le celle che si vogliono aggiungere o moltiplicare una alla volta. Dopo aver digitato la parentesi di chiusura ) per chiudere la funzione, premere INVIO per avere il risultato visualizzato in quella cella.

3) Usare funzioni SE logiche

Formule più complesse si possono creare aggiungendo delle condizioni; le funzioni con le condizioni si creano aggiungendo il .SE alla funzione (per esempio SOMMA.SE). Queste formule permettono di eseguire calcoli sulle celle solo se sono soddisfatte determinate condizioni.

Ad esempio, se si ha una colonna di numeri, si può fare fare una media di quelle che superano un certo limite con la funzione MEDIA.SE; per utilizzare una funzione come MEDIA.SE si deve scrivere nel seguente modo:

=MEDIA.SE(C1:C11;">=10")

Con questa formula faremo la media di tutte le celle che hanno un valore superiore o uguale a 10. Detta in chiacchiere, nella parentesi si inseriesce prima l'intervallo di celle, poi il ; e dopo, tra virgolette, la condizione. Per facilitare la creazione di condizioni è possibile utilizzare il creatore di funzioni nel menù Formule in alto.

Oltre a SOMMA.SE (SUMIF) (guida) e MEDIA.SE (AVERAGEIF) (guida) altre formule con le condizioni molto comuni e facili da usare sono:

CONTA.SE (COUNTIF): conta solo le celle che soddisfano una condizione. (guida).
CONTA.PIÙ.SE (COUNTIFS): come CONTA.SE , ma può essere utilizzato per contare i dati di stringa. (guida)
MIN.PIÙ.SE (MINIFS): restituirà il valore minimo in un intervallo di elementi che soddisfano la condizione. (guida)
MAX.PIÙ.SE (MAXIFS): come MIN.PIÙ.SE, ma restituisce del valore massimo in un intervallo. (guida)

Saremo così in grado di usare solo delle determinate condizioni per eseguire i calcoli sui fogli di Excel.

4) Usare funzioni logiche

Alcune delle funzioni Excel più utili sono le funzioni logiche che servono a confrontare celle diverse per restituire risultati in base ai risultati del confronto.

Ad esempio, la funzione SE esaminerà se le celle corrispondono alle condizioni di confronto impostate. Se il confronto è vero, il campo risultato restituirà qualsiasi valore viene specificato nel caso sia VERO, Altrimenti, restituirà il valore specificato per FALSO. Per utilizzare la funzione SE, premere nella cella in cui si vuol visualizzare il risultato, quindi digitare =SE (.

Cliccare quindi sulle celle che si vogliono confrontare, separate da un operatore di confronto. Ad esempio A2<B2 . Mettere un punto e virgola seguita dal valore che si vuole visualizzare se la condizione è vera. Ad esempio, digitare "SI" per vedere scritta la parola SI nel caso in cui il numero della celle A2 è inferiore a quello della cella B2.

Digitare poi un altro punto e virgola, seguita dalla parola "NO" che si desidera visualizzare se il confronto tra valori non è vero e, quindi, se il valore di B2 è più basso di A2, avremo scritto NO e chiudere la parentesi.

In definitiva la formula di questo esempio sarà: =SE(C7>C8;"SI";"NO"); è poi possibile riempire l'intera colonna fino all'ultima riga per eseguire lo stesso confronto su tutte le righe. Un approccio avanzato all'utilizzo della funzione SE consiste nell'annidare un altro calcolo nei campi Vero o Falso.

Ad esempio, se A2<A3 , si può mettere che se è Vero, fai uscire il risultato di A3-A2 mentre se è falso fai la differenza A2-A3 (Guida a SE).

Altre funzioni logiche in Excel includono operatori come:

E (AND): Se tutte le celle di una lista rispettano la condizione, il risultato è Vero, altrimenti appare Falso (vedi guida).
NON (NOT): questa funzione può essere utilizzata per invertire il risultato in un'altra cella; Da Vero a Falso o Da Falso a Vero (vedi guida).
O(OR): Se una qualsiasi delle celle rispetta la condizione, il risultato è Vero, altrimenti Falso (vedi guida).
SWITCH: estrae un certo valore specificato se questo viene visto all'interno delle celle selezionate (vedi guida).
XOR: se solo una delle celle elencate è Vero, il risultato sarà Vero, Se tutti sono Veri o tutti sono Falso, il risultato sarà Falso (vedi guida).

Proprio come con l'istruzione SE, è possibile sostituire gli output vero e falso con altre formule, rendendo le funzioni logiche davvero uno strumento potente di EXcel, anche se complesso da usare a livelli molto avanzati.

5) Usare funzioni di testo

Per terminare questa guida alle funzioni Excel, parliamo delle funzioni di testo, che non sono formule matematiche o calcoli, ma possono essere utili per concatenare parole tra loro o aggiungere liste di prodotti e cosi via. Excel offre una certa varietà di formule di stringa che è possibile utilizzare in queste situazioni.

La funzione CONCAT consente di concatenare più stringhe di testo da diverse celle del foglio di lavoro, in un'unica stringa.

L'uso di questa funzione è semplice da scrivere e basta fare: =CONCAT ("stringa1":"stringa2";"stringa3") (vedi guida). Con una funzione così diventa possibile combinare diverse parole insieme in diverse celle.

Altre funzioni di testo e parole che è possibile utilizzare in Excel sono:

SINISTRA (LEFT): restituisce il numero di caratteri specificato dal lato sinistro di una parola (vedi guida).
DESTRA (RIGHT): restituisce il numero di caratteri dal lato destro di una stringa (vedi guida).
STRINGA.ESTRAI, MEDIA.B (MID): Estrae i caratteri al centro di una parola (vedi guida).
ANNULLA.SPAZI (TRIM): rimuove gli spazi all'inizio o alla fine di una stringa (vedi guida).
TESTO (TEXT): converte un valore di qualsiasi cella in una versione a parole di quel valore (vedi guida).
LUNGHEZZA (LEN): per sapere il numero di caratteri in una parola o in un testo (vedi guida)

Imparando anche queste funzioni di testo diventerà decisamente può facile usare Excel per qualsiasi scenario. Per approfondire possiamo leggere l'articolo su come convertire testo in numeri su Excel.

Conclusioni

Ci sono funzioni di Excel per quasi tutti gli scopi di calcolo o manipolazione dati che si potrebbero immaginare ed anche di più. Più si fa esperienza con le formule, più si diventa bravi con Excel e si riescono anche a gestire fogli di calcolo grandi e pieni di dati di ogni tipologia.

Per approfondire possiamo leggere le nostre guide ai Trucchi Excel per diventare esperti nei calcoli e la presentazione dei dati e sulle funzioni Excel più utili per filtrare i dati e vedere grafici.

Se invece volessimo lavorare su alcuni modelli Excel possiamo leggere le nostre guide alle migliori modelli Excel da scaricare gratis per gestire spese, finanze e tanto altro.