Come Creare una fattura con Excel, da zero, semplice e personalizzata

Come preparare una fattura con Excel o LibreOffice da zero, semplice e con tutti i dati che servono

Per chiunque avesse bisogno di creare una fattura per richiedere i soldi di un lavoro da libero professionista o da consulente o per un'azienda, vediamo qui come creare una fattura personalizzata in Excel, semplice, partendo da un foglio bianco, senza quindi usare un modello già pronto.
Creare una fattura in Excel è un lavoro relativamente semplice, bisogna solo preparare una tabella, impostare alcune regole, aggiungere le informazioni richieste e poi, se si vuole fare un lavoro più tecnico, anche aggiungere qualche automatizzazione di calcolo. Ovviamente è possibile utilizzare un modello di fattura già preparato da esperti, scaricarne uno e personalizzarlo. Alcuni modelli sono disponibili già dentro Excel, aprendo un nuovo foglio e poi andando sulla scheda File e cercando le fatture nel campo di ricerca. Altri modelli sono invece disponibili sul sito specializzato Free Invoice Templates o su altri siti con modelli Excel da scaricare gratis.
In questo caso, però, andiamo a vedere i passaggi per creare una semplice fattura su Excel da zero (la guida funziona anche con LibreOffice Calc).

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Per fare una semplice fattura in Excel, le informazioni richieste sono:

• Dati del venditore
• Nome
• Indirizzo e CAP
• Numero di telefono
• Numero P IVA
• Codice Fiscale
• Dati sull'acquirente
• Nome
• Indirizzo e CAP
• P IVA
• Codice Fiscale
• Data della fattura
• Numero di fattura
• Descrizione di servizio o prodotto venduto
• Prezzo dell'articolo (di un singolo prodotto o servizio)
• Importo totale dovuto
• Metodo di pagamento

Preparare il foglio della fattura con Excel

Aprire quindi un foglio Excel vuoto ed eliminare subito le griglie, per avere un foglio pulito su cui lavorare. Per farlo, andare alla scheda "Layout di pagina" e deselezionare "Griglia" nella selezione "Visualizza".
Bisogna ora ridimensionare alcune delle colonne e delle righe, per avere più spazio per scrivere le informazioni più lunghe come le descrizioni dell'oggetto di vendita. Per ridimensionare una riga o una colonna, cliccarci sopra e trascinarla col mouse. Per impostazione predefinita, le righe sono impostate su un'altezza di 20 pixel e le colonne sono impostate su una larghezza di 64 pixel. Per una configurazione ottimizzata si possono ridimensionare le colonne e le righe in questo modo:

• Riga 1: 45 pixel
• Colonna A: 385 pixel
• Colonna B: 175 pixel
• Colonna C: 125 pixel

Aggiustare quindi le righe e le colonne secondo le dimensioni suggerite.
La riga 1 deve contenere il nome di chi vende e la parola "Fattura". Lo spazio in più permette di aumentare la dimensione del carattere di questo titolo per avere una resa grafica migliore che catturi l'attenzione del destinatario. La colonna A contiene la maggior parte delle informazioni importanti (e quelle più lunghe) nella fattura: dati su acquirente e venditore, descrizione dell'articolo e metodo di pagamento. La colonna B contiene le date. Nella colonna C scriveremo il numero di fattura, la data della fattura, il prezzo individuale di ciascun articolo elencato e l'importo totale dovuto.

Informazioni preliminari fattura

Nella colonna A riga 1, inserire il nome, con una dimensione di carattere maggiore (18 pt può andare) e mettendo in grassetto il testo in modo che risulti più chiaro. Nella Colonna B Riga 1, scrivere "Fattura" per rendere immediatamente che cos'è questo documento. come dimensione del font si può mettere 28pt e come stile di scrittura possiamo farla tutta in maiuscolo e, magari, cambiando il colore con un grigio.
Nella colonna A righe 4, 5, 6 e 7, inseriamo indirizzo (diviso in due righe), numero di telefono, P IVA e Codice Fiscale
Nella colonna B righe 4 e 5, scrivere "DATA:" e "FATTURA N.:" con testo in grassetto e allineare il testo a destra. Le colonne 4 e 5 della colonna C sono gli spazi dove inserire la data e il numero della fattura.
Infine, per l'ultima parte delle informazioni di base, inseriremo il testo "Fatturare A:" (in grassetto) nella colonna A, riga 9. Le righe 10, 11, 12 e 13 possono essere usate per inserire i dati del destinatario.

Dettagli prodotti o servizi

Per aggiungere i prodotti e servizi oggetto della fattura, dobbiamo aggiungere alcune altre righe al foglio.
Unire quindi le colonne A e B nella riga 15 (selezionare le due celle e poi premere il tasto Unisci in alto) in modo da scrivere un titolo per gli elementi elencati che potranno essere elencati nella colonna A dalla riga 16 alla 30), con le date di evasione (colonna B, righe 16-30). Dopo aver unito le colonne A e B nella riga 15, dare alla cella un bordo a tutti i lati (usando il tasto dei bordi nella sezione Font della scheda Home), magari anche usando anche un colore di riempimento grigio chiaro o altro colore. Fare lo stesso anche per la cella C15.
Nella prima cella della riga 15, scrivere DESCRIZIONE e allineare il testo al centro. Nella C15, scrivere PREZZO, mettendo entrambi in grassetto per un'intestazione della tabella. Lo spazio dalla riga 16 alla riga 30 della colonne A e B lo selezioniamo per aggiungere un bordo inferiore. Le celle della colonna C dalla 16 alla 29 possono essere invece contornate da un bordo sinistro e destro.
Evidenziare la cella C30, dargli bordi attorno all'intera cella e una sfumatura di colore in modo che si distingua. Alla di sinistra (quindi la B30), scrivere TOTALE e allineare a destra.
Questo completa la struttura della fattura, con possibilità di aggiungere un'altra riga a seconda del numero di prodotti. che dovrebbe apparire in questo modo.

Regole, formule e automatismi

Se le date sono scritte nella colonna B, righe 16-29, selezionare queste celle e premere sulla casella "Formato numero" nella sezione "Numero" della scheda "Home". Scegliere quindi il formato Data in cifre in modo che quel campo sia sempre una data correttamente scritta.
Allo stesso modo, evidenziare le celle C16-30, e selezionare come formato l'opzione "Valuta", per scrivere i prezzi in Euro.
Per aggiungere automaticamente tutti i singoli importi e farli riflettere nella cella "Totale" che abbiamo creato, selezionare la cella (C31 in questo esempio) e inserire la seguente formula:
=SOMMA(C16:C29)
Ora riempendo i campi prezzo, la cella del totale sarà automaticamente riempita con la somma.
Proseguendo, inserire il testo "Metodo di pagamento:" in A34 o altre informazioni a seconda di quello che serve, per esempio inserendo le forme di pagamento accettate per il pagamento della fattura o esclusioni IVA o altre eventuali note importanti.
Alla destra della colonna prezzo si potrebbe aggiungere la colonna, per il calcolo del prezzo totale con con IVA inclusa, mettendo nella colonna prima il prezzo senza IVA o Imponibile. Per aggiungere l'IVA al 22%, la colonna del prezzo totale deve avere la seguente formula: =C16*1,22 . Dall'angolo in basso a destra, tirare giù fino al totale per estendere la formula alle altre celle. Si può anche aggiungere una colonna E con scritto l'IVA (22%) e poi usare la formula sulla colonna D del tipo: =C16*E16+C16 .
Per il tocco finale, non dimenticare di aggiungere all'ultima riga un ringraziamento.

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