Come fare un indice su Word

Vogliamo rendere il nostro documento più leggibile? Vediamo come aggiungere o aggiornare un indice in Word e LibreOffice

Abbiamo realizzato un grande documento su Word (una tesina, un trattato, un libro etc.) ma non sappiamo come renderlo più fruibile durante la lettura?
Quello che manca in questi casi è un indice, ossia una pagina dedicata in cui è possibile portare il futuro lettore al giusto capitolo o al giusto paragrafo da leggere in caso di lettura saltuaria oppure in caso serva leggere solo una parte dell'intero testo. Se siamo alle prime armi con la scrittura su PC e temiamo che ci vogliano troppi passaggi,, vi mostreremo qui che in realtà sono necessari solo pochi clic del mouse per creare un indice per il nostro documento Word.
In questa guida vi mostreremo come fare un indice su Word e, se non possiamo usufruire della suite Office a pagamento, vi mostreremo a fine guida come creare un buon indice anche con LibreOffice, l'alternativa gratuita alla portata di tutti.
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Come aggiungere pagine di un indice su Word

Per creare un indice su Word apriamo il programma in questione e iniziamo a scrivere da subito il nostro documento o il nostro manoscritto, così da avere una base su cui partire.
Una volta creato il testo, selezioniamo la frase da utilizzare come riferimento (ma anche uno spazio vuoto all'inizio di un capitolo o il testo del capitolo vanno bene), portiamoci nel menu Riferimenti e facciamo clic su Segna voce.


Si aprirà subito una nuova finestra, chiamata Segna voce di indice analitico, in cui inserire tutti i dettagli del riferimento da utilizzare nell'indice.


Se dobbiamo utilizzare tutta la pagina come indice, allora possiamo lasciare Pagina corrente selezionato; se vogliamo invece inserire un intervallo di pagine oppure un riferimento incrociato (tipo la voce Vedi), basterà selezionare i rispettivi indicatori.
Quando tutto è pronto facciamo clic in basso su Segna; vedremo subito comparire degli strani caratteri all'interno del testo, ad indicare sia la fine dei paragrafi sia l'inizio del capitolo o dei vari segnaposti lasciati per gli indici.
Questo tipo di vista può essere "mascherata" o richiamata portandoci nel menu Home e facendo clic sull'icona Mostra tutto.


Ripetiamo ora tutti i passaggi per ogni capitolo o pagina che intendiamo far comparire sull'indice finale.

Come creare un indice su Word

Una volta aggiunti i vari segnaposto all'interno del testo, come visto nell'ultimo paragrafo, è il momento di aggiungere l'indice vero e proprio, di solito posizionato alla fine o all'inizio del documento (in base alle necessità).
Portiamoci nella pagina o nel punto in cui vogliamo aggiungere l'indice all'interno del documento, quindi portiamoci nel menu Riferimenti e facciamo clic su Inserisci indice.


Comparirà ora una nuova finestra in cui modificare tutti i dettagli dell'indice, così da crearlo all'interno del documento secondo le necessità personali o dell'editore (nel caso stessimo scrivendo un libro, meglio aggiungere sempre un indice).


Possiamo vedere subito in alto un'anteprima dell'indice così come verrà creato, con la possibilità di scegliere un altro formato modificando la voce presente nel campo Formati.
Se non siamo soddisfatti del risultato, possiamo sempre modificarlo facendo clic in basso su Modifica oppure aggiungendo nuove voci di indice, utilizzando i tasti Segna voce e Segna automaticamente.
Quando siamo soddisfatti del risultato, facciamo clic su OK per rendere effettive le modifiche.

Aggiornare e cancellare voce di indice

Se abbiamo aggiunto o rimosso altri paragrafi al testo in questione e vogliamo di conseguenza aggiornare l'indice, possiamo farlo senza dover rifare tutto daccapo!
Aggiungiamo le voci d'indice come già visto nei paragrafi precedenti, mentre per cancellarle uno assicuriamoci di visualizzare tutto il contenuto del testo; non appena abbiamo effettuato le modifiche necessarie, portiamoci nel menu Riferimenti e facciamo clic su Aggiorna Indice.


Subito tutte le modifiche verranno applicate all'indice, ovunque esso sia all'interno del testo.
Ad ogni clic effettuato su questa voce corrisponde un aggiornamento dell'indice inserito in precedenza del documento, quindi memorizziamo bene la sua posizione e utilizziamolo ogni volta che mettiamo mani al nostro manoscritto, così da poter mantenere sempre l'indice aggiornato.

Come creare un indice automatico su Word

Se vogliamo che il processo di creazione dell'indice sia completamente automatico, possiamo utilizzare la funzione sommario automatico presente in Word, così a non dover perdere molto tempo ad inserire manualmente ogni voce di capitolo.
Per sfruttare questa funzione di Word creiamo i vari titoli dei capitoli in cui vogliamo suddividere il testo (Capitolo 1, Capitolo 2 etc.), quindi portiamoci nel menu Riferimenti e premiamo su Sommario, assicurandoci di scegliere una delle voci indicate come Sommario automatico.


Una volta scelto il sommario verrà creata subito una pagina con il sommario e la raccolta di tutti i capitoli creati all'interno del documento, così da poter accedere velocemente al capitolo desiderato senza dover scorrere l'intero documento (come se stessimo leggendo un libro).
Per personalizzare il sommario possiamo premere su Sommario personalizzato oppure scaricare altri sommari da Internet, premendo sulla voce Altri sommari di Office.com.

Come creare un indice su LibreOffice

Non possiamo utilizzare Microsoft Office perché a pagamento?Per un utilizzo casalingo senza troppe pretese possiamo utilizzare la suite d'ufficio gratuita LibreOffice, che contiene al suo interno un buon editor di testi chiamato Writer. Prima di tutto scarichiamo LibreOffice sul nostro computer (è disponibile per Windows, Mac e Linux), quindi avviamo il programma Writer e iniziamo la stesura del nostro testo o del manoscritto che intendiamo realizzare. Quando la stesura è terminata, portiamoci nel menu Inserisci e facciamo clic su Indice generale e indice analitico -> Voce di Indice.


Si aprirà una nuova finestra, in cui scegliere tutti i dettagli della voce di indice che andremo a creare, come già visto su Word (i passaggi e le voci sono molto simili).


Al termine facciamo clic su Inserisci e su Chiudi per completare l'aggiunta; ripetiamo i passaggi per tutti le altri voci di indice che desideriamo inserire.
Ora dovremo creare l'indice vero e proprio: portiamoci nel punto del documento dove aggiungere l'indice del manoscritto, quindi raggiungiamo nuovamente nel menu Inserisci e facciamo clic su Indice generale e indice analitico -> Indice generale, indice analitico e bibliografico.
Si aprirà una nuova finestra dove potremo personalizzare tutte le opzioni relative all'indice.


Esploriamo tutte le voci e, quando pronti, facciamo clic su OK per aggiungere l'indice al nostro documento.
Se necessitiamo di un riferimento grafico per tutti i paragrafi e per le varie voci di indice, possiamo utilizzare il tasto Mostra tutto, presente nella barra superiore del programma.


Con questo attivo sarà decisamente più semplice notare dove sono presenti le voci di indice e come sistemarle.
Per cancellare l'indice o una voce d'indice è sufficiente fare clic destro su di esso e confermare facendo clic su Cancella o Elimina indice.

Conclusioni

Utilizzando gli indici sui nostri documenti più lunghi permetteremo a chi lo leggerà in futuro di poter passare subito al capitolo che ci interessa, senza dover scorrere tutto il documento. Oltre ai documenti lunghi possiamo utilizzare gli indici anche su documenti più brevi, per dare un senso di ordine e di disciplina nella stesura del documento (cosa che i nostri superiori apprezzeranno sicuramente).

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