Usare Gmail come strumento gestionale multi-funzione

Come usare Gmail per la gestione di attività e l'organizzazione di cose da fare, raccoglietore di appunti e appuntamenti

Gmail è, principalmente, un servizio e-mail per inviare e ricevere posta, ma è anche un grande strumento gestionale gratuito che può fare da centro operativo per organizzare lavori, appuntamenti, promemoria, per prendere note e tanto altro.
Diversamente rispetto altri programmi da installare, Gmail, funzionando come web app e quindi disponibile su ogni pc tramite browser, risulta molto comodo come strumento multifunzione unico.

1) Prendere appunti e note
si può usare Gmail come strumento di appunti e blocco notes creando email senza inviarle a nessuno.
Ogni nuova email viene automaticamente salvata nelle bozze e possono essere ritrovate usando il campo di ricerca.
Per creare categorie di questi appunti in modo da poterli scorrere a seconda dell'esigenza, si può creare un'etichetta.
Per aggiungere un'etichetta a un nuovo messaggio basta premere il tasto con la freccia in giù nell'angolo in basso a destra della finestra di composizione.
In alternativa, per non riempirsi di etichette, si può, semplicemente, inserire nell'oggetto un hashtag o parola chiave.
L'hashtag è quello che si usa su Twitter e su Facebook, la parola preceduta dal simbolo #.
Per esempio, si possono organizzare certi appunti con la tag #appunti o l'etichetta appunti.
Tutto il lavoro poi viene fatto dal motore di ricerca che in Gmail è potente e preciso.
Abbiamo visto, in un altro articolo, i migliori operatori di ricerca avanzata di Gmail.

2) Il gadget calendario
Google Calendario è un ottimo strumento di gestione per progetti e appuntamenti, che se usato sullo smartphone è capace di inviare notifiche sul cellulare per non perdersi più un evento o incontro.
Si può integrare il calendario in Gmail, grazie al gadget Calendario che si attiva in Gmail dal menu Impostazioni -> Labs.
Per attivare una funzione labs, ricordarsi di salvare e riavviare Gmail.
Il gadget appare in basso a sinistra in Gmail; se non si vede perchè c'è la chat, premere il tasto con i tre puntini in basso.
È possibile, dal gadget, visualizzare un elenco dei prossimi eventi e aggiungerne di nuovi attraverso la funzione di aggiunta rapida.

3) Gestore attività
Una funzione nascosta di Gmail è il pianificatore di attività che si può utilizzare premendo su Gmail in alto a sinistra.
Come visto in una precedente guida con Google Task si possono creare liste di eventi, appuntamenti e cose da fare.
Una E-mail può essere salvata come attività selezionandola e poi scegliendo la relativa opzione dal menù Altro.
Per fare ancora prima, si possono premere insieme i tasti Maiusc-T
In alternativa, in modo ancora più semplice, si possono usare le stelle.
Ogni volta che si riceve una mail che ha un impegno o un appuntamento, si può accendere una stella.
I messaggi con la stella si possono ritrovare nella sezione dei messaggi speciali, cliccabili dalla colonna di sinistra.

4) Gestire le spese personali con Gmail è possibile, come visto in una guida di qualche anno fa, grazie all'integrazione con Google Docs.

5) Gestire Gmail con i link veloci
Quello dei link rapidi è un altro gadget utile di Gmail Labs.
Con questo gadget è possibile creare segnalibri per le email o le ricerche internet.
Per esempio abbiamo visto come usare i link rapidi per vedere solo i messaggi non letti in Gmail.
Se si usa Gmail come da punto 1, con le ricerche dei messaggi, allora è possibile creare un link rapido per le ricerche più frequenti in modo da poter vedere la lista di appuntamenti o appunti con un click.

Per fare ancora di più, in altri articoli abbiamo visto:
- 10 migliori Google script per automatizzare Gmail
- Migliori estensioni per Gmail su Google Chrome
- 20 trucchi Gmail e opzioni nascoste per la posta Google
- Le 10 funzioni di Gmail più potenti e uniche