10 modi sbagliati di usare Gmail ed errori da evitare

10 modi sbagliati di usare il sito di posta Gmail, nel gestire le email e nell'uso delle funzioni principali del servizio

Qualche tempo fa, un ingegnere Google decise di lavorare autonomamente a un nuovo progetto Email dopo la richiesta di aiuto di un utente che si lamentava di passare troppo tempo a cercare i messaggi nella casella email.
il 1 Aprile 2004, quasi per caso e grazie a un'iniziativa autonoma, esattamente 10 anni fa, nacque Gmail, che oggi è il servizio online di posta elettronica più usato nel mondo. Nonostante siano passati 15 anni dalla nascita di Gmail e molti di più dalla nascita delle Email, sono molte le persone che continuano ad usare la posta elettronica e Gmail in modo sbagliato.
Di seguito 10 tipi di errori che tutti abbiamo fatto ma che, invece, dovrebbero essere evitati o, comunque, minimizzati al massimo.

1) Creare tante bozze
Quando si preme sul pulsante Scrivi in Gmail si apre la finestra di composizione del messaggio.
Se si scrive qualcosa e, poi, si preme il tasto di chiusura si salva quel messaggio nelle bozze.
Questo può essere usato per avere una specie di blocco notes in cui salvare liste di cose da fare, ma più probabilmente si andrà a riempire di spazzatura e messaggi parziali mai inviati.
Tutti coloro che usano Gmail troveranno in Bozze centinaia di messaggi vuoti e inutili da cancellare.

2) Eliminare messaggi per tenere la casella di posta pulita senza messaggi da leggere
Una volta, quando le mail erano limitate con lo spazio a disposizione, aveva senso cancellare i messaggi che non servivano più. Oggi però, siccome c'è tutto lo spazio e siccome arrivano ogni giorno messaggi di ogni tipo, non conviene cancellarli, ma piuttosto organizzarli in cartelle o etichette usando i filtri. Si possono filtrare le mail in modo che non compaiano nella sezione principale oppure si possono archiviare i messaggi per levarli dalla posta in arrivo, senza però cancellarli.
LEGGI ANCHE: Ordinare la posta in arrivo con filtri e alias in Gmail per gestire le E-mail ricevute

3) Segnare tutto come 'letto'
Come per il punto precedente, in Gmail non conviene segnare tutto come letto per fare ordine, li si può lasciare non letti, ma organizzare in varie cartelle.
L'errore è quello di contrassegnare messaggi come letti, pensando che ci si tornerà più tardi a leggero. Tenere presente inoltre che solo i messaggi che vengono ricevuti anche in Posta in Arrivo sono contati come non letti dai programmi di notifica e dalle applicazioni per cellulari, gli altri invece sono ignorati.
Ma lei è completamente dimenticato.

4) Avere troppi messaggi di posta elettronica non letti
Seguendo dal punto precedente, è un errore messaggi non letti nella casella di posta principale.
VEDI ANCHE COME: Vedere solo messaggi non letti in Gmail con link veloce

5) Inviarsi Email da solo per conservare file o appunti.
In passato anche io ho usato Gmail come uno spazio per conservare documenti, file o allegati inviandomi messaggi da solo.
Gmail fu il primo servizio Email a fornire gratuitamente l'enorme spazio di un GB per i file quindi era anche normale sfruttare tutto questo spazio (si parla di 10 anni fa) come fosse un drive cloud.
Negli ultimi anni, con l'accento dei veri servizi cloud, questo metodo di lavorare deve essere evitato.
Conviene dotarsi di un'app come Onenote o Evernote oppure di Dropbox, Google Drive e Onedrive per i file più grossi.
ponon si dovrebbe avere per inviarti messaggi di posta elettronica di documenti, link e allegati che si desidera salvare. Eppure a volte sembra proprio più facile di inviare una e-mail, perché allora sarà nella tua casella di posta per sempre.

6) Esagerare con etichette e cartelle
Gmail supporta le etichette nidificate. Creare etichette è utile per organizzare le mail simili o dagli stessi mittenti. L'importante è che non siano troppe e che compaiano tutte nella lista di destra senza scorrere altrimenti ci potremo dimenticare di molte categorie e di molti messaggi ricevuti.

7) Sbagliare tra Rispondi e Rispondi a tutti
A volte si preme il pulsante "Rispondi" in un messaggio di gruppo per condividere un pensiero che verrà però ricevuto soltanto da chi ha inviato l'ultima risposta. Altre volte si preme su Rispondi a tutti, quando in realtà si voleva scrivere una risposta privata.
Per evitare questo tipo di errori ci sono due funzioni in Gmail molto importanti e da conoscere:
- Usare la funzione di annullamento di un invio mail sbagliato
- Mettere il Rispondi a tutti come comportamento predefinito sul tasto Rispondi per Inviare Email a un gruppo di contatti in modo veloce

8) Rispondere alle email senza cambiare oggetto
Le discussioni di posta elettronica finiscono spesso con l'andare fuori tema.
Se si tratta di mail importanti, quando si risponde a una mail bisogna controllare se sia il caso di cambiare l'oggetto e non mantenere quello vecchio della prima mail.

9) Pensare che Gmail non si possa usare offline
Anche se con funzioni più limitate, è possibile aprire Gmail anche come programma offline quando non si ha connessione internet.

10) Non usare gli operatori di ricerca avanzata
L'obiettivo di Gmail, fin dalla sua nascita, era quello di fornire un servizio di posta elettronica che avesse facilità di ricerca.
Per questo motivo la ricerca in Gmail è molto potente, migliore di qualsiasi altro servizio simile, soltanto che bisogna conoscere gli operatori e i comandi per usarla.
In un altro articolo sono spiegati gli operatori di ricerca avanzata più utili in Gmail.

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