10 migliori Google script per automatizzare Gmail

Usare gli script più utili di Google per automatizzare Gmail ed eseguire azioni automatiche

Gmail non è soltanto l'interfaccia online per inviare e ricevere posta elettronica da un account Google Mail ma è anche un fantastico client per qualsiasi indirizzo o account, come un'applicazione web molto potente e completa.
Abbiamo infatti già visto come sia possibile Importare e gestire altri account Email in Gmail senza problemi.
Le opzioni e gli strumenti interni di Gmail sono moltissimi e sono accessibili, quasi tutti, dal menu a ingranaggio in alto a destra.
In questo articolo andiamo un po' oltre e vediamo i migliori script che è possibile applicare a Gmail per automatizzare la casella di posta e fare un po' di più rispetto quello che, in maniera predefinita, già offre.
Qui vediamo i 10 migliori Google script che è possibile utilizzare per automatizzare Gmail.

Prima di tutto, vediamo come funzionano questi script.
Ogni script è composto da diverse righe di codice da scrivere in un foglio di Google Script che andrà poi salvato ed autorizzato per il proprio account ed eseguito con il relativo pulsante.
Per ogni script si deve specificare ogni quanto o quando deve essere eseguito lo script sul proprio account Gmail.
Per farlo bisogna andare nel Menu Risorse -> trigger progetto corrente ed aggiungere un nuovo Trigger basato sul tempo o su un'azione specifica.
I Google script migliori e più utili per Gmail sono:

1) Cancellare le email automaticamente dopo un X numero di giorni
Molto spesso, dopo aver letto l'email, essa rimane nella casella di posta, a prescindere se sia utile o meno.
Google offre molto spazio per salvare ogni messaggio quindi, in teoria, cancellarli non sarebbe necessario, ma se si vuole fare ordine non sarebbe sbagliato eliminare i messaggi vecchi contrassegnati in un certo modo.
Il seguente script può controllare la posta elettronica con l'etichetta "Da Cancellare" ed eliminarli dopo un numero "x" di giorni.
Andare quindi sul sito Google script, creare un progetto vuoto (assicurarsi di essere connessi al proprio account Google) e metterci dentro le seguenti righe:

function auto_delete_mails() {
var label = GmailApp.getUserLabelByName("Da Cancellare");
if(label == null){
GmailApp.createLabel('Da Cancellare');
}
else{
var delayDays = 2 // Inserire # giorni prima che il messaggio viene cancellato
var maxDate = new Date();
maxDate.setDate(maxDate.getDate()-delayDays);
var threads = label.getThreads();
for (var i = 0; i < threads.length; i++) {
if (threads[i].getLastMessageDate()<maxDate){
threads[i].moveToTrash();
}
}
}
}

È possibile modificare il numero di giorni (delayDays) prima che le mail vengano cancellate e impostare un trigger per decidere quando eseguirlo, se tutti i giorni, a che ora.
Una volta attivato, si creerà una etichetta "Da Cancellare" nell'account Gmail.
Da questo momento tutte le mail a cui viene assegnata questa etichetta, saranno eliminate dopo X numero di giorni scelto.
Una variante di questo script e altri dettagli sono nel post su come impostare Auto-cancellazione o archiviazione di Email in Gmail per messaggi più vecchi di X giorni

2) Mettere in pausa la ricezione delle Email in Gmail
Questo script è diventato inutile visto che la funzione è ora inclusa in Gmail.

3) Ricevere via SMS le mail Gmail
Questo è uno degli script migliori di Gmail, tra quelli più gettonati e utilizzati che si basa sulla capacità di Google Calendario si inviare SMS
Una variabile di quello script è questo che segue, da usare per ricevere via SMS solo i messaggi importanti.
Creare un nuovo script di Google con il seguente codice:

function Gmail_send_sms(){
var label = GmailApp.getUserLabelByName("Invia SMS");
if(label == null){
GmailApp.createLabel('Invia SMS');
}
else{
var threads = label.getThreads();
var now = new Date().getTime();
for (var i = 0; i < threads.length; i++) {
var message = threads[i].getMessages()[0];
var from = message.getFrom();
var subject = message.getSubject();
CalendarApp.createEvent(subject, new Date(now+60000), new Date(now+60000), {location: from}).addSmsReminder(0);
}
label.removeFromThreads(threads);
}
}

Salvare e impostare un trigger per l'esecuzione ogni 5 minuti.
In Gmail, impostare un filtro per aggiungere l'etichetta "Invia SMS" ai messaggi considerati importanti o prioritari in modo automatico da Gmail e lo script li invierà via SMS.

4) Pianificare l'invio programmato di Email Gmail
In questo caso non serve creare un nuovo script, basta solo installarlo già fatto e pronto da questa pagina di Gmail delay Send.
Una volta autorizzato lo script per accedere a Gmail, si viene reindirizzati a un'altra pagina in cui è possibile configurare lo script tramite vari menu di opzioni scritte in inglese ma abbastanza intuibili. Una volta configurato, si può quindi procedere rinviare l'invio di una Email includendo data e ora e salvandola come bozza con etichetta "GmailDelaySend/ToSend".

5) Salva messaggi arrivati in Gmail come PDF in Google Drive
Se si vogliono archiviare i messaggi Email in Google Drive come file PDF si può usare il seguente script. Lo script salva tutti i messaggi di una conversazione in un unico file PDF in Google Drive e salva anche gli eventuali allegati in una cartella.
Creare un nuovo script Google con il codice di questa pagina, Salvare e impostare un trigger per l'esecuzione a intervalli regolari. Quando si vuol salvare un messaggio in PDF su Google Drive, basta assegnargli come etichetta "Save to PDF".

6) Stampa unione in Gmail per inviare mail personalizzate a più contatti è uno script già spiegato in un altro articolo, per inviare messaggi personalizzati uguali ma con alcune variabili diverse a più contatti, chiamandoli quindi per nome e sembrando tutti scritti a mano e non automatici.

7) Inviare messaggi che si autodistruggono
In questo caso il trucco si fa tramite questo foglio di lavoro già configurato che potrà essere letto solo entro 10 secondi dall'apertura, dopodiche il suo contenuto viene cancellato. Lo script è spiegato in questo post.

8) Trovare i messaggi più grandi
Anche in questo caso c'è uno script che, per fare prima, si può applicare rapidamente autorizzando l'applicazione FindBigMails

9) Statistiche personalizzate sull'uso di Gmail
Grazie allo script Gmail Meter, già spiegato in un altro articolo, si possono estrarre tante statistiche e report personalizzati sulla propria attività in Gmail.

10) Tracciare i messaggi Gmail con Google Analytics per la conferma di lettura
Avendo un account gratuiti su Google Analytics, è possibile tracciare la ricezione e la lettura dei messaggi inviati tramite un semplice script.
Questo script è già attivo in questo foglio di lavoro da copiare sul proprio account Google Docs e da eseguire tramite il pulsante in alto Email Tracker.
Una volta che lo script è autorizzato, premere Email Tracker -> Send Mail, scegliere la bozza da tracciare (il messaggio deve essere già preparato), indicare il numero di account Analytics che inizia con UA-xxxx ed inviarla. Quando quel messaggio viene aperto e quindi letto, in Analytics comparirà, in tempo reale, la traccia di quella visita.

Con Google Script, ci sono tantissime cose che si possono fare su Gmail e se pensiamo anche alle estensioni per Gmail su Google Chrome, solo la fantasia può limitare le possibilità di questa applicazione web multifunzione.

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