Migliori trucchi e funzioni di Google Drive

10 trucchi per usare Google Drive in modi diversi, per ogni esigenza e per tutti gli usi sul PC e via internet

Google Drive è un servizio veramente ottimo per avere sempre a disposizione i propri file personali, caricandoli nello spazio cloud e accedendovi da qualsiasi altra postazione o dispositivo.
Anche se caricare i file e sincronizzarli è davvero semplice e alla portata di tutti, sono numerose le funzionalità nascoste e i trucchi che possiamo utilizzare per rendere l'esperienza d'uso con Google Drive davvero unica nel suo genere (non a caso è uno dei cloud più utilizzati in ambito lavorativo, nonostante l'agguerrita concorrenza presente).

In questa guida abbiamo raccolto tutti i migliori trucchi e funzioni di Google Drive, così da poter utilizzare questo servizio cloud in tutto il suo potenziale e scoprire anche funzioni che, in altri tempi, avrebbero richiesto l'uso di programmi aggiuntivi da aggiungere al computer.

LEGGI ANCHE: Guida agli abbonamenti Google One e differenze con Google Drive

Lavoro collettivo online

Una delle funzioni più apprezzate di Google Drive è senza ombra di dubbio la condivisione dei file e la scrittura a più mani, che permette di lavorare su un singolo documento con due o più utenti insieme, che possono revisionare i documenti, aggiungere parti ai documenti presenti o apportare correzioni dove necessario.

Per attivare il lavoro collettivo sui documenti da ufficio apriamo il sito Google Drive, accediamo con l'account Google da utilizzare per il lavoro, premiamo sul tasto Nuovo, premiamo su Caricamento di file o su una delle voci riservate ai documenti, carichiamo o creiamo il file d'ufficio su cui vogliamo lavorare con le altre persone e, non appena si aprirà la schermata della suite d'ufficio (integrata in Drive), premiamo in alto a destra sul tasto Condividi.

Dopo aver premuto su questo tasto scegliamo un nome per il file, quindi aggiungiamo l'account Gmail o Google di tutti gli utenti che vogliamo lavorino sul progetto nel campo Aggiungi persone o gruppi.
Per ogni persona aggiunta possiamo regolare i permessi (sola lettura o modifiche), così da scegliere chi può lavorarci o chi deve limitarsi a leggere.
Per condividere il link anche con gli utenti di cui non conosciamo l'account Google o Gmail premiamo su Copia link e incolliamolo nella chat aziendale o nella chat privata di WhatsApp o di Telegram.
Per approfondire vi consigliamo di leggere la nostra guida Come creare un Drive condiviso.

Cloud musicale personale

Se non vogliamo pagare nessun abbonamento per lo streaming della musica online, possiamo caricare in nostri brani MP3 preferiti e gli album che abbiamo raccolto in digitale nel corso degli anni direttamente su Google Drive, così da poterli leggere in seguito ovunque siamo tramite app dedicate, che funzionano come veri e propri servizi di streaming gratuiti.

Per sfruttare questa opportunità apriamo nuovamente il sito Google Drive, accediamo con l'account Google, premiamo in alto a sinistra su nuovo e sfruttiamo le voci Caricamento di file e Caricamento di cartella per caricare tutta la musica.
Dopo aver terminato il caricamento portiamoci sul nostro smartphone o tablet e scarichiamo l'app musicale con supporto al cloud Drive come CloudBeats, disponibile gratuitamente per Android e per iPhone/iPad.

Dopo aver installato l'app apriamola, pigiamo sul menu Google Drive, effettuiamo l'accesso con l'account Google che abbiamo utilizzato in precedenza e selezioniamo le cartelle o i file musicali da riprodurre ovunque siamo, gratis e senza limiti (fermo restando i costi delle connessioni di rete mobile).
Per approfondire vi invitiamo a leggere la nostra guida Come ascoltare la musica salvata su Drive.

Creare documenti Office velocemente

Drive è fortemente integrato con la suite d'ufficio offerta da Google e, per velocizzare la creazione dei documenti, il famoso motore di ricerca ha acquistato dei domini molto semplici da utilizzare ma efficaci per poter iniziare subito a lavorare, senza dover per forza aprire prima Google Drive o Google Docs.
Qui in basso abbiamo raccolto i link ai siti "scorciatoia" per poter iniziare subito a lavorare:

• Documenti di tipo Word: doc.new, docs.new o document.new
• Documenti di tipo Excel: sheet.new, sheets.new o spreadsheet.new
• Documenti di tipo PowerPoint: slide.new, slides.new, presentation.new o deck.new.

Premendo su uno dei link in alto o digitandoli in qualsiasi browser potremo aprire subito il documento necessario e iniziare subito a lavorare.

Altri trucchi per Google Drive

Quelli che vi abbiamo mostrato in alto sono tra i migliori trucchi che possiamo utilizzare su Drive, ma non sono gli unici che abbiamo già trattato! Qui in basso abbiamo raccolto una lista di altri interessanti trucchi per Drive, così da poterlo sfruttare davvero al 100%:

• Caricare allegati in Google Drive da spedire con Gmail: Una delle cose migliori di Google Drive è la sua integrazione con altri prodotti Google. Dalla finestra di composizione di un messaggio in Gmail è possibile allegare anche file grossi fino a 10GB sfruttando Google Drive. Il destinatario può semplicemente scaricare il file dal link ricevuto.
• Aggiungere al menu contestuale di Windows: per chi usa molto Drive su Windows è possibile integrare una voce nel menu contestuale (premendo il tasto destro del mouse su un file o una cartella), così da caricare il file in modo veloce su internet. Per ottenere questa opzione è sufficiente copiare il collegamento alla cartella Google Drive, aprire Esplora risorse ed incollare questo collegamento nella cartella: %appdata% > Microsoft > Windows > SendTo. Per ogni file si può quindi premere il tasto destro, andare su Invia a e poi cliccare su Google Drive. In un altro articolo la guida per Inviare file su OneDrive o Google Drive col tasto destro.
• Recuperare i file cancellati: quando cancelliamo dei file su Drive non li perdiamo subito, possiamo infatti si può sempre recuperarlo dal cestino integrato. I file eliminati da Google Drive sono recuperabili da una cartella cestino che è presente nell'interfaccia web del sito drive.google.com/, espandendo l'albero di cartelle sulla sinistra e premendo su Altro per trovare il cestino e tutti i file eliminati in precedenza.
• Revisione File: in Google Drive è possibile visualizzare la cronologia delle revisioni di un file premendo la combinazione di tasti Ctrl + Alt + G. È possibile ripristinare le versioni precedenti di un file modificato tramite Google Documenti. Selezionare un file, andare in Altro e cliccare su Gestisci revisioni da dove è possibile ripristinare le versioni precedenti memorizzate.
• Installare applicazioni esterne: su Google Drive possiamo aggiungere delle estensioni che permetteno di visualizzare i video di Google Drive online, per farne modifiche, tagli, montaggi e mix. Per conoscere i plugin che possiamo utilizzare sono stati già elencati nella nostra guida migliori applicazioni per Google Drive su Chrome.
• Hosting e download per siti: come già scritto in un recente post, si può usare Google Drive come hosting gratuito dove caricare per pagine web e html oppure come Scaricare file e pagine web in Google Drive su Chrome.
• Accesso ai file e documenti offline: possiamo lavorare su Drive anche senza connessione Internet, come visto nella nostra guida Aprire documenti e file di Google Drive anche senza connessione internet.
• Assegnare Tag o etichette ai file: con Google Drive è possibile contrassegnare un file con una tag o più in modo da creare delle cartelle di file separate in cui organizzare i dati.

Tasti di scelta rapida

Come ogni applicazione Google, anche Google Drive ha le sue scorciatoie da tastiera, che possiamo utilizzare su qualsiasi browser per velocizzare alcune operazioni. Vediamo qui in basso un elenco delle scorciatoie più utili che possiamo utilizzare su Google Drive:

• Maiusc + A = Seleziona tutto
• Maiusc + N = Deseleziona tutto
• Maiusc + S = Nuovo foglio di calcolo
• Maiusc + D = nuovo disegno
• Maiusc + F = Nuova cartella
• Maiusc + T = Nuovo documento
• Maiusc + P = Nuova presentazione
• Ctrl + Alt + G = Cronologia delle modifiche di un file
• Freccia giù / su = Seleziona voce precedente / successiva nella lista
• Maiusc + Freccia su / giù = selezionare elemento precedente / successivo nella lista
• J o K = Vai alla voce precedente o successiva nella lista senza selezionarlo
• X = Seleziona / deseleziona una voce evidenziata
• S = Contrassegna l'elemento evidenziato come speciale (con la stella)

Queste scorciatoie sovrascriveranno quelle presenti nel browser (se sono assegnate altre funzioni); se invece volessimo apprendere le scorciatoie di Google Chrome, vi consigliamo di leggere la nostra guida Trucchi Chrome, strumenti e comandi da usare.

Conclusioni

Google Drive può diventare in poco tempo una delle migliori piattaforme di lavoro in cui conservare i propri file, documenti e lavorare in maniera collaborativa, anche senza dover pianificare l'acquisto di un abbonamento o di un servizio dedicato al lavoro di squadra da remoto.
Se invece vogliamo sfruttare Drive per divertimento possiamo trasformarlo nel nostro servizio di streaming musicale personale, così da ascoltare i nostri MP3 e le nostre raccolte di album senza scaricarli.

Se vogliamo approfondire la nostra conoscenza di uno strumento così potente come Google Drive, vi consigliamo di leggere le nostre guide Migliori estensioni per Google Drive / Docs (su Chrome) e Guida per usare Google Drive / Docs da esperto.