Organizzare le Email della posta elettronica

Tutti i modi per organizzare la posta in arrivo quando si ricevono troppe Email, per evitare spam e per organizzare la posta elettronica

Chi usa il computer o lo smartphone per lavoro riceve moltissime email ogni giorno, perdendo un sacco di tempo per leggerle e rispondere. La maggior parte delle mail ricevute nella posta in arrivo sono poco importanti se non addirittura spam, di solito sotto forma di messaggi pubblicitari inutili e fastidiosi.

Per evitare che la lettura delle email si trasformi un calvario stressante, nella guida che segue vi mostreremo come organizzare la posta se si ricevono troppe email, così da dare la giusta priorità alle email importanti (da leggere subito) alle email non importanti, bloccando del tutto le notifiche per le email di spam o le email secondarie (magari da leggere dopo il lavoro).

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Migliori servizi di posta da utilizzare

Non tutti i servizi email sono uguali: Gmail, Yahoo! Mail e Microsoft Outlook sono i migliori dal punto di vista dell'organizzazione, visto che è possibile utilizzare i loro sistemi di filtraggio per bloccare lo spam o per organizzare automaticamente la posta in arrivo.

Se non abbiamo ancora uno dei servizi di posta elencati in alto conviene convertirci subito, leggendo le guide associate. Oltre ai siti di web mail possiamo configurare la posta anche su client di Outlook, ottimo per tenere sotto controllo tutti gli indirizzi di posta elettronica quando utilizziamo il PC.

Come organizzare la posta

Per liberarsi dal peso delle troppe e-mail ricevute bisogna ottimizzare la casella di posta. Come detto più volte, lo spam non per forza è costituito da messaggi pubblicitari non autorizzati; molto spesso si tratta di newsletter inviate da siti a cui ci si è registrati prestando il consenso.

Se usiamo Gmail, sappiamo già tutto riguardo la posta prioritaria di Gmail. Gmail contrassegna in modo più o meno intelligente i messaggi ricevuti considerati importanti con una divisione della posta in arrivo in schede e categorie, come aggiornamenti, promozioni e social.
Questo stile di visualizzazione può anche essere cambiata con una forse più efficiente, avendo i messaggi non letti in testa, quelli considerati prioritari subito sotto e poi quelli delle altre categorie che si può fare nelle impostazioni.

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Cancellare le newsletter inutili

Se riceviamo molte newsletter sulla casella di posta, bisogna selezionare quali di queste si vogliono veramente ricevere e quali no. Ogni mail di questo tipo, scorrendola in basso ha un link, spesso scritto con un carattere piccolo e nascosto, per rimuoversi dalla mailing list e non ricevere più questi messaggi.

A volte è un link al tasto Unsubscribe (disiscriviti), a volte è "Remove Subscription" mentre in alcuni casi bisogna scrivere un messaggio nuovo richiedendo la rimozione dalla mailing list. Dopo aver premuto su Unsubscribe, i siti più seri automatizzano la cancellazione mentre altri costringono l'utente a collegarsi al proprio account e modificare le opzioni di notifica email.

Gmail permette anche di cancellare l'iscrizione senza premere sui link (spesso truffa), utilizzando la funzione specifica creata per cancellarsi dalle email pubblicitarie senza aprirle (Annulla iscrizione, presente sul titolo della posta ricevuta o nelle opzioni dell'email). Il problema è talmente grave che sono nati alcuni servizi per eliminare le iscrizioni alle newsletter automaticamente, come Unroll.me che funziona con i client di posta dei cellulari e dei pc (Outlook e Thunderbird).

Combattere lo spam

Per contrastare lo spam i servizi Yahoo, Google Mail e Outlook.com forniscono ottimi filtri ma, per aumentare questa protezione ci sono alcuni programmi gratuiti per bloccare le email di spam. Dopo aver fatto un po' di pulizia, bisogna organizzare i messaggi di posta in arrivo cercando di aggregarli.

Se riceviamo troppi messaggi da Facebook possiamo regolare le notifiche Email dei messaggi Facebook, portandoci nelle impostazioni account -> notifiche; in questo modo possiamo ricevere solo aggiornamenti importanti ed e-mail riassuntive anziché e-mail di notifica individuali.

Impostare filtri per email importanti ed email secondarie

Riguardo l'organizzazione dei messaggi di posta in arrivo nelle cartelle, in tutti i servizi Email è possibile creare regole automatiche per filtrare le mail. Diventare bravi nell'impostare le regole di filtraggio permette di smistare la posta o fornire risposte automatiche.

Ad esempio, se vi siete iscritti alla newsletter di Navigaweb.net, potete creare un filtro per tutte le mail giornaliere con i nuovi articoli, scegliendo di applicare i filtri Applica a categoria (Aggiornamenti), Non inviare mai a spam e Applica etichetta (Navigaweb): e diventa quindi facile andare a rileggerle quando si vuole senza ricevere una notifica costante.

Per le email più importanti conviene invece impostare un filtro specifici su Gmail: selezioniamo l'email da cui creare il filtro, premiamo in alto sui tre puntini, premiamo su Filtra messaggi di questo tipo, premiamo su Crea filtro, quindi impostiamo attiviamo le voci Contrassegna sempre come importante e Applica categoria (Principale). Con questo filtro attivo tutti i messaggi importanti verranno visualizzati in alto e la notifica arriverà subito, senza dover nemmeno aprire l'app o il client.

Gmail ha un eccellente filtro antispam per filtrare le mail in base all'indirizzo di chi la invia e per mettere nella categoria promozioni o aggiornamenti le mail ricevute da mailing lists.
Si può però fare in modo che il messaggio proveniente da uno specifico indirizzo venga cancellato automaticamente usando i filtri.
Selezionare quindi la mail che non si vuol più ricevere, cliccare sul pulsante "Altro" in alto, selezionare "Filtra messaggi come questo". Dal box, premere su "Crea filtro con questa ricerca" e poi selezionare "elimina".

Comodo è anche l'uso delle stelline.
Normalmente, quando si aggiunge una stella accanto ai messaggi per distinguerli dagli altri, si usa la stella gialla. Nelle impostazioni è possibile scegliere anche di usare un set di stelle con diversi colori o simboli in modo da distinguere meglio i messaggi. Il profilo più efficiente è quello a 4 stelle e non quello con tutte le stelle che diventano poco pratiche. Per usare le stelle, premere sul segno di stella a fianco alla email. e cliccarci varie volte per scegliere il simbolo adatto.

Risposte predefinite

Su Gmail possiamo impostare anche le risposte predefinite con modelli preconfigurati, indispensabili per rispondere velocemente ai messaggi ripetitivi. L'invio non sarà automatico ma, in questo modo, ci vogliono solo due click per inviare la risposta, senza dover riscrivere sempre le stesse cose. In combinazione con i filtri, è anche possibile impostare risposte automatiche per determinate parole chiave.

Un altro ottimo plugin per Gmail è Boomerang che permette di ritardare l'invio di email e quindi mandare messaggi post datati: lo scrivo adesso, lo mando tra due ore, per strategia o organizzazione personale. Boomerang è solo uno tra i più utili plugin per Gmail su Google Chrome browser.
Utilissimo poi, su Gmail, il tasto "postponi" per rinviare la lettura delle Email.

Estensioni per Gmail

Chi usa Gmail ha a disposizione un sacco di estensioni e plugin che ottimizzano Gmail e riordinano la casella di posta. Ad esempio, tra questi, ci tengo a segnalare il plugin Simplify Gmail, che si integra con Gmail e organizza automaticamente i messaggi dividendoli in varie colonne.

Notifiche desktop per i messaggi da leggere

È possibile ricevere le notifiche sul desktop ogni volta che si riceve un nuovo messaggio in Gmail come succederebbe usando un client installato sul computer.
Nelle Impostazioni, scorrere verso il basso per trovare l'opzione delle notifiche desktop e selezionare se si preferisce ricevere notifiche solo per i messaggi importanti o per tutta la posta in arrivo. Da ora in poi ogni nuovo messaggio mostrerà un avviso in basso a destra.

Nota: Se si utilizza Chrome, si può anche installare l'estensione Checker Plus per Gmail per sapere sempre quanti sono i messaggi non letti su un'icona in alto a destra.

Conclusioni

Tutti i metodi visti in alto sono utilissimi per fare ordine nella casella di posta elettronica, facendo le dovute distinzioni tra le email aziendali, le email di lavoro e le email secondarie, da leggere in un secondo momento. I metodi sono ottimi anche per filtrare con precisione le email di spam o per cancellare le iscrizioni alle newsletter troppo invasive o che offrono sconti e coupon finti.

Per concludere la guida vi segnaliamo anche le nostre guide su ricevere avvisi sul computer per i messaggi in arrivo con tool come EmailTray o, meglio ancora, Pop Peeper che funziona con qualsiasi programma o servizio mail.

In un'altra guida abbiamo segnalato anche i migliori tool per ricevere sul desktop notifica di nuove Email su PC, così da non perdere nessun nuovo messaggio.

Chi invece non vuole installare nulla può anche configurare semplicemente l'app Posta di Windows, disponibile gratuitamente per Windows 11 e Windows 10.