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Scrivere email per bene e in sicurezza

Ultimo aggiornamento:
Regole principali da seguire per scrivere una mail per bene, in modo sintetico, chiaro, preciso e tenere la casella di posta in sicurezza
come scrivere email Per scrivere bene un'email non basta solo aprire il sito (come Gmail o Libero Mail) o il programma di gestione (come Outlook), mettere l'indirizzo del destinatario e poi comporre il messaggio come se si scrivesse su Whatsapp, ma è necessario seguire un certo tipo di regole non solo per essere educati e per rendere le email più facili da leggere, ma anche per favorirne la lettura, per evitare che i destinatari le ignorino, per evitare di fare brutta figura quando le comunicazioni sono formali, per non farsi mettere nello spam.
Bisogna sempre essere precisi, sintetici e chiari ed importantissimo è tenere la mail in sicurezza in modo da non diffondere virus ai contatti e per evitare fughe di informazioni.
Si possono, inoltre, usare strumenti particolari con Gmail per prevenire ogni errore di composizione di un messaggio e rendere più semplice la scrittura di un'email a regola d'arte.

LEGGI ANCHE: Creare un indirizzo Email: migliori siti gratuiti di posta elettronica

Le regole per scrivere mail per bene, in modo che sia chiara ed efficace, sono le seguenti:

1) Rispondere prima possibile sarebbe necessario per essere considerati interlocutori affidabili, anche se non sempre può essere possibile.

2) Essere sintetici, evitando frasi o parole banali, per non far perdere tempo a chi riceve la mail.

3) Usare un italiano semplice, senza inutili paroloni o termini di cui il destinatario potrebbe ignorare il significato.

4) Evitare di dare cattive notizie via mail.

5) Fare buon uso dell'oggetto
L'oggetto è il titolo della mail che ha due funzioni: cattura l'attenzione del destinatario e riassume il messaggio in modo da poter decidere se leggerlo o no, un po' come avviene per i titoli di giornale.
Non si deve mai scrivere un'email con oggetto in bianco perchè questa sarà facilmente ignorata dal destinatario.
Un oggetto ben scritto dovrebbe riuscire a fornire le informazioni più importanti, anche senza che il destinatario debba aprire l'e-mail.

6) A volte, quando si spedisce un'email a uffici o aziende, conviene usare un'intestazione come prima riga del corpo dell'email per definire subito a chi è indirizzata visto che quell'email potrebbe essere letta da più persone.

7) Tenere pulita la casella di posta in modo da raggruppare le mail più importanti che meritano una risposta veloce, mettendo le altre in secondo piano.
A questo proposito si può usare in modo molto efficace la funzione per archiviare email per azzerare la posta in arrivo senza cancellare nulla.
Inoltre sono utili i filtri, (con Gmail che usa categorie di messaggi automatici) e l'applicazione Google InBox per Gmail che serve proprio a far vedere le mail considerate prioritarie per prime, senza considerare la data di ricezione.

8) Coinvolgere altre persone nella mail quando si pensa che l'informazione inviata nel messaggio possa essere utile anche ad altri.

9) Riflettere prima di usare la copia nascosta ed evitare di usarla per ingannare i destinatari inviando quel messaggio a terzi.

10) Evitare di scrivere in maiuscolo.

11) Mettere se stessi in copia può essere fatto senza problemi quando si invia un messaggio importante, in modo da poterlo seguire e controllare.

12) Usare le categorie o etichette per ogni mail ricevuta, per poterla facilmente ritrovare in futuro.

13) Controllare due volte l'elenco dei destinatari, per evitare di spedire messaggi a chi non si vorrebbe.
Per fortuna, in alcuni casi si può annullare l'invio di una mail.

Per aiutarci a scrivere email per bene e senza errori possiamo usare alcune estensioni speciali per Gmail (su Chrome), tra cui Email Text Formatter è un'estensione molto comoda per rimuovere o uniformare la formattazione di un messaggio Email nel caso si faccia copia e incolla da un sito web o da un'altra email.
In pratica ci permette, con pochi click, di non avere problemi col carattere di scrittura, i colori e gli stili se sono diversi nello stesso messaggio.
Carina è anche l'estensione Brief che costringe ad essere sintetici e brevi nei messaggi, per non scrivere più di 120 caratteri (ovviamente si può ignorare questo limite).

Anche se ne ho già parlato, vediamo qui le più importanti raccomandazioni per inviare email in sicurezza e proteggere la casella di posta elettronica e l'account email.

1) Usare sempre una buona password, difficile da intuire per gli amici, impossibile da scoprire con programmi hacker.
Di regola non bisogna mai usare nomi, date di nascita e in generale, parole di senso compiuto.
In un altro articolo, guida a come generare una password forte e sicura.

2) Usare l'autenticazione a due fattori, quando possibile
Anche se la password fosse difficilissima da scoprire, rimane sempre una protezione fragile per gli account dei siti internet.
Per questo motivo è stato progettato un sistema di protezione più netto, dove oltre alla password viene richiesto un codice auto-generato da un'applicazione, che cambia ogni momento.
In un altro articolo, la lista di siti dove si può usare l'autenticazione a due fattori, tra cui Gmail e Outlook.com

3) Imparare a riconoscere e-mail false, con truffa, non autentiche
Se si riceve una mail da un indirizzo sconosciuto, scritta male o con messaggi poco credibili, meglio ignorarla, non aprirla e contrassegnarla come spam.
Non si sa mai infatti che non contenga un link o un'immagine capace di infettare il computer.

LEGGI ANCHE: Come riconoscere Email con virus

5) Non aprire allegati sospetti
Questo è legato al punto precedente, quindi se anche si ricevesse una mail del tutto legittima, ma come allegato ci fosse un file dal nome strano o che sembra non giusto, allora è meglio non aprirlo.

6) Evitare di inviare informazioni sensibili come, ad esempio, il numero di carta di credito, password o altri codici riservati.
Nessuna azienda stimabile e tanto meno una banca chiederà di inviare dati sensibili via email., quindi, ogni richiesta di questo tipo è sicuramente un attacco di phishing.
Questo perchè non si sa mai chi leggerà la mail inviata e perchè non si può escludere che il messaggio possa essere intercettato dall'esterno.

LEGGI ANCHE: Inviare Email protette da password criptate

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