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Classificare le Email con Sortd per Gmail

Pubblicato il: 3 febbraio 2016 Aggiornato il:
Prova Sortd per classificare e raggruppare le email ricevute come attività in Gmail, in modo professionale
classificare email e raggrupparle in attività Quando la posta in arrivo inizia ad essere numerosa, per distinguere le email importanti da quelle di pubblicità, commerciali, da newsletter o notifiche Facebook, è necessario impostare una certa organizzazione.
Qualsiasi servizio di posta elettronica si utilizzi, uno dei passi fondamentali è quello di assegnare etichette a tutti i messaggi in modo da raccoglierli per categorie d'importanza.
Abbiamo quindi visto come Ordinare le Email in Gmail creando filtri, etichette e alias in modo da poter classificare i messaggi automaticamente e poterli leggere in base al mittente, in base all'oggetto o al tipo di messaggio.
Oltre a questo lavoro base, si può ancora migliorare la gestione delle Email grazie a numerose estensioni per Gmail che ne modificano l'aspetto ed il funzionamento.
Tra queste, ce n'è una che vale davvero la pena provare per utilizzare un sistema di classificazione delle Email professionale e gratuito (almeno per ora): Sortd

Sortd si può installare come estensione per il browser Google Chrome richiedendo l'invito sul sito dell'applicazione.
L'invito arriva subito quindi basta indicare il proprio indirizzo Email per ricevere il codice di attivazione.
Dopo aver attivato l'estensione si può seguire il tour guidato ed iniziare a classificare le email in base a criteri personalizzati.
L'interfaccia d Gmail con Sortd viene divisa in due sezioni: di lato i messaggi, al centro invece ci sono 4 colonne inizialmente vuote in cui è possibile spostare i messaggi col mouse.
Le colonne predefinite sono: cose da fare, da seguire, lista 1 e lista 2.
Ciascuno di questi nomi può essere modificato per un più facile riconoscimento premendo sulla freccetta verso il basso accanto a ciascuna intestazione.
Sotto ogni colonna è possibile aggiungere attività o spostare le email classificandole come attività o Task.
Ogni messaggio aggiunto sotto una delle colonne può essere segnato come attività finita o come attività da svolgere, può essere evidenziato con un colore per un facile riconoscimento, può essere modificato nel titolo o cancellato.
Si possono quindi riordinare e riorganizzare le email, aggiungere nuovi elementi manualmente, raggruppare le email in una singola attività ed aggiungere nuovi elenchi.

Cliccando su un'email dal suo titolo nel lato sinistro dello schermo, si apre al centro il messaggio a tutta pagina.
In alto a destra si noteranno diversi pulsanti aggiunti da Sortd, tra cui quelli per creare un'attività da fare e da ricordare e quello per lo snooze, ossia per ricevere quell'email di nuovo come tra qualche ora o giorno.

Cliccando invece un'email aggiunta sotto una delle colonne di Sortd, il messaggio si apre con diverse altre opzioni tra cui la possibilità di aggiungere note e reminders con notifica.

Dall'interfaccia di Sortd, tutte le cartelle di Gmail sono visibili premendo sulla freccia verso il basso accanto al titolo della Inbox in alto a sinistra.
I filtri automatici di Gmail si possono selezionare premendo i pulsanti immediatamente sotto la casella di ricerca.
Se si vuol tornare rapidamente all'interfaccia di Gmail classica, basta premere il tasto Gmail che si trova sul lato destro, colorato di rosso.
In modalità di visualizzazione Gmail classica, Sortd va ad occupare solo la colonna sulla destra e permette di classificare i messaggi allo stesso modo, col trascinamento.

Per usare Sortd in modo efficiente e classificare le Email ricevute si può seguire questo specchietto di riferimento:
- Creare un Task col titolo "oggi" e, ogni mattina, spostare al suo interno le email importanti.
- Allo stesso modo, creare un task col titolo "Più tardi" e spostare al suo interno le email che possono aspettare, scrivendo anche la data in cui quel compito deve essere affrontato.
Il Task con titolo "To-Do" è utile per classificare le email con delle attività da svolgere, senza però una scadenza.
- Il Task "Finiti" per raggruppare le email e le attività aggiunte che possiamo ritenere concluse.

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