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Impostazioni Word da modificare per risparmiare tempo

Pubblicato il: 28 settembre 2015 Aggiornato il:
10 impostazioni che si dovrebbero modificare in Word per migliorare il lavoro con i documenti e risparmiare tempo e fatica
lavorare più veloce con Word Come ogni software, anche Microsoft Word richiede ottimizzazione, ottenibile modificando in modo produttivo alcune impostazioni e opzioni predefinite.
Grazie a queste modifiche, il programma più usato al mondo per scrivere al computer dovrebbe diventare più leggero, più veloce e dare un rapido accesso alle funzioni più utili e più frequenti, in modo da non perdere tempo in attività di gestione dei documenti che dovrebbero essere automatizzate.
Di seguito, vediamo 10 delle impostazioni che si dovrebbero modificare per migliorare il lavoro con Word e risparmiare tempo e fatica.

LEGGI ANCHE: Funzioni speciali di Word da usare sempre quando si scrive un documento

1) Impostare la posizione preferita dove salvare i file
Andare nel menu File -> Opzioni e poi sulla scheda Salvataggio per configurare la cartella preferita in cui salvare i documenti.
I vantaggi sono che in questo modo si può usare il pulsante del dischetto per salvare subito un nuovo documento e di poterlo riaprire velocemente.
È anche possibile, dalla stessa scheda di impostazioni, scegliere il formato di file predefinito e cambiarlo in docx o doc o odt o rtf a seconda delle esigenze.

2) Spostare "Salva con nome" sulla barra di accesso rapido
Il pulsante Salva con nome dovrebbe essere sempre a portata di mano in modo che ogni nuovo documento possa essere salvato immediatamente con un nome riconoscibile.
Si può quindi sfruttare la barra di accesso rapido, quella più in alto di tutte dove sono presenti anche i pulsanti Salva e ripristina modifica.
Dalla barra, premere sulla freccia verso il basso e premere su Altri comandi.
Dalle opzioni di Word, trovare il comando Salva con Nome e aggiungerlo alla colonna di destra.
Ricordo comunque che il Salva con nome si può fare velocemente premendo il tasto F12 sulla tastiera del PC.

3) Disattivare il box Opzioni Incolla per rendere più veloce le operazioni copia taglia e incolla
Quando si preme col tasto destro su un documento Word, sotto Copia e taglia ci sono le opzioni incolla che possono far predere un po' di tempo.
Se si preferisce disabilitarlo e si usa incollare testo sempre in modalità non formattata, per far apparire il classico pulsante Incolla, Andare sul menu File -> Opzioni -> Avanzate e deselezionare il pulsante Mostra Opzioni Incolla.
Rimane il fatto che il copia e incolla si può fare più rapidamente usando le combinazioni di tasti CTRL+C, CTRL+X e CTRL+V .

4) Impostare un carattere predefinito
Microsoft Word 2013 usa come font predefinito il Calibri ad una dimensione di 11.
Proprio perchè è predefinito e lo utilizzano tutti, può essere consigliabile cambiarlo, magari impostando il buon vecchio Times New Roman o Helvetica (o Arial) eletto miglior font per scrivere un curriculum e, di conseguenza, anche ottimo per i documenti di lavoro.
Per cambiare il font in un documento basta tenere aperta la scheda Home nella barra multifunzione e scegliere il carattere dal menu a tendina.
Per cambiare il font predefinito di tutti i documenti che si scriveranno in futuro invece cliccare sull'angolo a destra del box carattere dalla scheda Home.
Scegliere Arial, premere sul tasto Imposta come predefinito e poi cambiare l'opzione mettendo "Per tutti i documenti" prima di cliccare OK.

5) Disattivare i consigli quando si mette il cursore sopra un pulsante
Chi ha abbastanza esperienza con Word può rendere il programma più veloce disabilitando i consigli e le mini guide che compaiono automaticamente quando si seleziona un pulsante.
Se non li leggiamo mai, li si può disattivare nel menu File -> Opzioni -> Generale, cambiando lo stile descrizione comando, in non mostrare descrizioni comandi oppure non mostrare descrizione caratteristica... per lasciare comunque la possibilità di leggere il nome di un pulsante quando ci si mette il cursore sopra.
Quest'ultima modalità è preferibile perchè mostra il nome dei comandi senza descrizioni.

6) Modificare il modello Normale con uno a proprio piacimento
Per risparmiare tempo nell'impostazione della pagina e le opzioni ripetitive di formattazione, si può creare un modello predefinito per ogni nuovo documento che si apre.
Cliccare quindi col tasto destro sullo stile Normale, al centro-destra nella barra multifunzione, e premere su Modifica.
Cambiare quindi il tipo di carattere come visto al punto 4 e poi anche la dimensione del font e lo stile del carattere.
I pulsanti sopra l'anteprima permettono di scegliere anche i margini laterali e l'altezza dell'interlinea.
In basso a sinistra si può entrare in altre sezioni di modifica come la tabulazione, paragrafo, bordi e altri.
Prima di cliccare su OK e uscire, selezionare l'opzione in basso "Nei nuovi documenti basati su questo modello".
Nota: lo stile Normale viene salvato in un file chiamato Normal.dotm.
Se questo viene rinominato, danneggiato o spostato, Word crea automaticamente una nuova versione che utilizza le impostazioni predefinite originali e si perderanno quindi le personalizzazioni apportate.

7) Modificare le informazioni personali dei documenti
Questa è una cosa che molti dimenticano e che rischia di far fare brutte figure.
Se infatti scriviamo un nuovo documento partendo da uno già esistente e scritto da un altro, chi lo legge potrebbe beccare il fatto che quel documento non è nostro, perchè le informazioni al suo interno mostrano un altro autore.
Tutti i metadati e le informazioni personali sono visibili dal menu File > Informazioni
La modifica delle informazioni personali in Word si fa una volta sola e vale per tutti i documenti salvati successivamente.
Le informazioni sull'autore si possono modificare dal menu File -> Informazioni oppure anche in File -> Opzioni -> Generale e mettere il proprio nome sotto "Personalizzazione della copia Office in uso".
Se si vuol cambiare l'autore di un documento specifico si potrà usare il menu Revisione oppure, nel box che appare quando si Salva con nome, si può aggiungere e modificare l'autore.

8) Rimuovere proprietà del documento e informazioni personali
Se si vuol mantenere assoluta privacy su chi ha scritto e modificato un file Word, è importante cancellare i metadati nascosti che contengono i nomi di chi ci ha lavorato sopra, la data di creazione, le versioni precedenti, il tempo di lavoro e altre cose.
Le informazioni memorizzate da Microsoft Office è visibile da File -> Informazioni.
Per eliminare tutte queste informazioni andare nel menu File -> Opzioni, premere su Centro Protezione e poi su Impostazioni Centro Protezione.
Andare in Opzioni Privacy e premere il tasto Controllo documento per poi scegliere di eliminare tutti i metadati.
Nota: Questa è un'impostazione legata al file in uso e non permanente.

9) Disattivare la visualizzazione protetta in Word
La visualizzazione protetta è una modalità di sola lettura che - come indica il nome - ha lo scopo di proteggere il computer da un documento ricevuto in caso sia infetto.
Se si ricevono file da fonti affidabili, si può disattivare la visualizzazione protetta.
Andare quindi in File -> Opzioni -> Centro Protezione -> Impostazioni Centro protezione e togliere la spunta a tutte o solo alcune delle opzioni nella sezione Visualizzazione protetta.

10) Scorrimento automatico
Per leggere a mani libere i documenti lunghi si può attivare con un unico pulsante lo scorrimento automatico.
Questo pulsante si può aggiungere sulla barra di accesso rapido in alto premendo il tasto con la freccia verso il basso, andando su Altri comandi -> Scegli comandi da -> Tutti i comandi-
Il pulsante di scorrimento automatico appare come un cerchio bianco.
Quando viene premuto, il puntatore del mouse si trasforma in una doppia freccia e si potrà scorrere su e giù il documento col mouse, senza cliccare nulla.
Per uscire dalla modalità di scorrimento automatico, premere con un pulsante del mouse o premere Esc.

LEGGI ANCHE: Ottimizzare Word disattivando le opzioni non necessarie

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